Законодательство Саратовской области Саратовская область Законы Постановления Распоряжения Определения Решения Положения Приказы Все документы Указы Уставы Протесты Представления ПОСТАНОВЛЕНИЕ главы администрации г. Саратова от 26.12.2006 № 471А (ред. от 30.07.2008) "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО РАБОТЕ С ДОКУМЕНТАМИ В АДМИНИСТРАЦИИ Г. САРАТОВА" Официальная публикация в СМИ: В данном виде документ не опубликован. Первоначальный текст документа также не опубликован. АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА САРАТОВА ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 26 декабря 2006 г. № 471А ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО РАБОТЕ С ДОКУМЕНТАМИ В АДМИНИСТРАЦИИ Г. САРАТОВА (в ред. постановлений главы администрации г. Саратова от 18.10.2007 № 925, от 04.06.2008 № 650, от 30.07.2008 № 1052) В целях совершенствования работы с документами в администрации г. Саратова постановляю: 1. Утвердить Инструкцию по работе с документами в администрации г. Саратова (прилагается). 2. Заместителям главы, руководителям структурных подразделений администрации города с целью единого документационного обеспечения деятельности исполнительных органов местного самоуправления обеспечить строгое выполнение требований данной Инструкции. 3. Признать утратившими силу постановление мэра города от 25 октября 2005 г. № 555 "Об утверждении Инструкции по работе с документами в администрации г. Саратова", п. 1 постановления администрации города от 13 октября 2006 г. № 329А "О внесении изменений и дополнений в постановление администрации города от 25 октября 2005 г. № 555 "Об утверждении Инструкции по работе с документами в администрации г. Саратова". 4. Контроль за исполнением настоящего Постановления возложить на заместителя главы администрации города, руководителя аппарата администрации Королеву И.А. Глава администрации города Н.С.РОМАНОВ Приложение к постановлению главы администрации города от 26 декабря 2006 г. № 471А ИНСТРУКЦИЯ ПО РАБОТЕ С ДОКУМЕНТАМИ В АДМИНИСТРАЦИИ Г. САРАТОВА (в ред. постановлений главы администрации г. Саратова от 18.10.2007 № 925, от 04.06.2008 № 650, от 30.07.2008 № 1052) Основные термины, употребляемые в делопроизводстве Делопроизводство; документационное обеспечение управления - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами; документ; документированная информация - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать; внешние признаки документа - признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления; текстовой документ - документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи; письменный документ - текстовой документ, информация которого зафиксирована любым типом письма; автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ; официальный документ - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке; служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности организации; подлинный документ - документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения; подлинник (официального) документа - первый или единичный экземпляр официального документа; дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу; копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы; заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу; документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам; правила документирования - требования и нормы, устанавливающие порядок документирования; унифицированная система документации (УСД) - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности; организационно-распорядительный документ - вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов государственной власти и органов местного самоуправления, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц; реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа; бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа; оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования; организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения; документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления; объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период; входящий документ - документ, поступивший в учреждение; исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения; внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации; регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения; регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации; контроль за исполнением документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов; срок исполнения документа - срок, установленный нормативным правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией; дело - совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку; формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела; номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке; номер дела - цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку; архив - организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования. 1. Общие положения 1.1. Настоящая Инструкция по работе с документами в администрации г. Саратова (далее - Инструкция) регламентирует организацию делопроизводства и рационального документооборота, порядок создания и оформления документов, порядок работы с документами в аппарате администрации города Саратова (далее - администрация), в приемных заместителей главы администрации города, структурных подразделениях администрации города. Инструкция определяет основные правила приема, учета, подготовки, оформления, размножения, хранения, рассылки документов, контроля за их прохождением и списания "В дело". В развитие отдельных положений настоящей Инструкции управление по организации работы с документами аппарата администрации города может разрабатывать конкретизирующие их требования и рекомендации. Контроль за исполнением документов осуществляется в соответствии с нормативным правовым актом. 1.2. Инструкция разработана в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, Саратовской области, основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), действующими государственными и национальными стандартами, Уставом города Саратова и иными муниципальными правовыми актами. 1.3. Документы администрации города Саратова являются ее собственностью. 1.4. Правила работы с секретными документами, аудио-, видеозаписями и машинописными текстами, а также документационного и технического обеспечения закрытых и суженных заседаний при главе администрации города регламентируются специальными инструкциями. Прием и отправка корреспонденции с грифом "Секретно" или "Для служебного пользования" осуществляется в секторе по секретному делопроизводству и защите информации. 1.5. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения администрации города на основе единой технической политики и применение современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляются управлением по организации работы с документами аппарата администрации города. 1.6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение правил и порядка работы со служебными документами и обращениями граждан возлагается на заместителей главы администрации города. В комитетах, управлениях, отделах администрации города ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами и обращениями граждан возлагается на их руководителей, которые определяют службу или своим приказом назначают должностных лиц, отвечающих за делопроизводство. Эта служба (лицо) обеспечивает организацию делопроизводства в соответствии с настоящей Инструкцией. 1.7. Выполнение требований настоящей Инструкции обязательно для всех работников администрации города, ее органов и структурных подразделений. Вновь принятые работники должны быть ознакомлены в своих структурных подразделениях с настоящей Инструкцией. Разделы и отдельные пункты Инструкции, касающиеся общих принципов организации делопроизводства, имеют характер прямого действия и подлежат обязательному исполнению должностными лицами. Работники аппарата администрации города, приемных заместителей главы администрации города, комитетов, управлений и отделов несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов и содержащейся в них информации. 1.8. Изменения и дополнения в Инструкцию могут быть внесены только по согласованию с управлением по организации работы с документами администрации города и утверждены постановлением главы администрации города. 1.9. Об утрате служебных документов, проектов постановлений и распоряжений главы администрации города, корреспонденции, находящихся на контроле, сообщается в управление по организации работы с документами аппарата администрации города, которое организует проведение служебного расследования. О результатах расследования и принятых мерах информируется заместитель главы администрации города, руководитель аппарата, а также руководитель соответствующего подразделения. В целях сохранности и своевременного исполнения документов при увольнении работника или уходе его в отпуск, на учебу и т.д. все находящиеся в его ведении служебные документы по указанию соответствующего руководителя передаются по акту другому лицу. 1.10. Передача служебных документов и материалов в средства массовой информации осуществляется через комитет по общественным отношениям, анализу и информации администрации города при условии согласования с заместителем главы администрации города, курирующим данное направление. Передача информации другим путем запрещается. Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения руководства администрации города, в структурных подразделениях - их руководителей. 1.11. Проекты писем, постановлений, распоряжений, поручений главы администрации города, его заместителей, наградных листов на стадии их подготовки являются конфиденциальными. 1.12. Требования настоящей Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство на бумажных носителях, так и на электронное. 2. Прием поступающей корреспонденции 2.1. Служебная корреспонденция, поступающая в администрацию города, принимается, проходит первичную обработку и регистрацию в секторе служебной корреспонденции управления по организации работы с документами аппарата администрации города (далее - сектор служебной корреспонденции). Обращения граждан, адресованные в администрацию города, принимаются, проходят первичную обработку и регистрацию в отделе по организации личного приема и работы с обращениями граждан. 2.2. Корреспонденция, поступившая в администрацию города в нерабочее время, в выходные и праздничные дни, принимается диспетчером администрации города, о чем делается запись в специальном журнале. При приеме корреспонденции от нарочных в разносной книге (реестре) отправителя или на втором экземпляре (копии) документа ставится дата и подпись работника, принявшего документ. Данная корреспонденция передается ими для регистрации в сектор служебной корреспонденции или отдел по организации личного приема и работы с обращениями граждан до 9 часов следующего дня или в первый рабочий день после праздничных дней. Документы с грифом "срочно" регистрируются незамедлительно. 2.3. Входящая корреспонденция сортируется на регистрируемые и нерегистрируемые документы. Нерегистрируемая корреспонденция передается по принадлежности в структурные подразделения. Перечень корреспонденции, не подлежащей регистрации в секторе служебной корреспонденции, указан в приложении № 1. Перечень может периодически пересматриваться и утверждаться заместителем главы администрации города, руководителем аппарата администрации. 2.4. При приеме корреспонденции проверяется правильность ее адресования, оформления и доставки, целостность упаковки и, после вскрытия, наличие вложенных в них документов. Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документов, отдельных их листов и приложений, повреждение документов, несоответствие номеров на конверте номерам вложенных в него документов или другие нарушения, то в таких случаях составляется акт, один экземпляр которого направляется отправителю, другой - приобщается к поступившему документу. Ошибочно доставленная или неправильно оформленная корреспонденция возвращается отправителю. Если нарушение возможно устранить в течение 1 - 3 дней путем оперативной доставки недостающих (испорченных) документов, заполнения реквизитов исполнителем или другим способом оперативного реагирования, документ регистрируется после устранения нарушений. При приеме документов от структурных подразделений администрации города особое внимание обращается на правильность их оформления, используемый бланк, наличие подписи должностного лица, виз и других реквизитов. Служебные документы на иностранном языке направляются в соответствующее подразделение для перевода на русский язык или составления аннотации, а затем в сектор служебной корреспонденции для регистрации и передачи документа на рассмотрение адресату. 2.5. Пакеты с надписью "Лично" не вскрываются и регистрируются по данным, имеющимся на конверте, с последующей передачей адресатам лично в течение суток с момента регистрации. 2.6. Конверты сохраняются и прилагаются к документам в том случае, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов по почтовому штемпелю. Во всех остальных случаях конверты уничтожаются. 2.7. Все приложения в развернутом виде скрепляются вместе с основным документом. Конверт, в случае его сохранения, скрепляется с документом с левой стороны. 3. Регистрация входящих документов 3.1. Регистрация служебных документов - это фиксация факта поступления документа от корреспондента адресату. 3.2. Поступившие в администрацию города документы подлежат регистрации в день их получения, а при поступлении их после 18 часов и в нерабочие дни - в первый рабочий день. В пятницу корреспонденция от нарочных принимается до 14 часов. Документы, поступившие в адрес структурных подразделений, регистрируются в приемных этих подразделений. Регистрации подлежат документы, имеющие установленные реквизиты (обязательно: наименование или бланк организации/должностного лица, дата документа, регистрационный номер документа, адресат, заголовок к тексту, текст документа, подпись или заменяющий ее оттиск печати) и другие реквизиты. Служебные документы, не зарегистрированные в секторе служебной корреспонденции, за исключением указанных в приложении № 1, к рассмотрению в подразделениях администрации города не принимаются. Сектор служебной корреспонденции не регистрирует и возвращает авторам (подразделение или организацию) документ, оформленный с нарушением установленных правил. 3.3. При регистрации документа ему присваивается регистрационный номер (согласно номенклатуре дел и порядковый номер поступления в течение года), заполняется электронная регистрационная карточка в двух экземплярах (приложение № 2), информация о документе вводится в электронную базу данных, а затем в правом нижнем углу первого листа документа проставляется регистрационный штамп (приложение № 3). На уведомлениях о собраниях, митингах, демонстрациях, шествиях и пикетированиях указывается время их получения. Регистрационный штамп проставляется на первом листе всех экземпляров документа. Приложения к документам отдельно не регистрируются. 3.4. При получении повторных документов по одному и тому же вопросу заполняется новая электронная регистрационная карточка со ссылкой на регистрационный номер и дату предыдущего обращения. В первичной электронной регистрационной карточке делается ссылка на регистрационный номер и дату вторичного обращения. Информация о зарегистрированных и переадресованных документах, переданная в электронную базу данных, хранится в ней не менее трех лет. 3.5. После регистрации карточка вместе с документом передается работниками сектора служебной корреспонденции руководящим работникам администрации города в соответствии с распределением обязанностей. Доставка документов адресатам в рабочее время осуществляется в течение 3 часов после их регистрации. Документы с грифом "срочно" доставляются незамедлительно. Если документ направлен в подведомственную структуру, контроль за исполнением, отметка об исполнении и списание документа "в дело" осуществляется приемной данной структуры. Регистрационная карточка со всеми реквизитами передается в сектор служебной корреспонденции для снятия с контроля. Наиболее важные документы вышестоящих органов, документы по принципиальным вопросам деятельности администрации города, исполнение которых требует решения руководства, а также документы, находящиеся в компетенции нескольких руководителей, представляются непосредственно главе администрации города, а в его отсутствие - заместителю главы администрации города, исполняющему обязанности главы администрации. 3.6. Зарегистрированная надлежащим образом корреспонденция распределяется по рабочим папкам главы администрации и его заместителей для резолюции и последующей передачи в соответствующие структурные подразделения. При этом учитывается тематика изложенных проблем, ссылки на предыдущие обращения, если они имели место, содержание предыдущих резолюций. 3.7. В период отсутствия кого-либо из заместителей главы администрации, ежедневная корреспонденция передается в соответствии с распределением обязанностей, утвержденным постановлением главы администрации города. Если необходимо личное ознакомление главы администрации города с некоторыми документами и принятие по ним соответствующих решений (при условии соблюдения сроков рассмотрения), то документ возвращается в сектор служебной корреспонденции с пометкой "Ознакомить главу администрации" с указанием даты и подписи должностного лица, исполняющего обязанности главы администрации города. В день, когда глава администрации города приступит к исполнению своих обязанностей, эти документы передаются ему вместе с текущей корреспонденцией в отдельной папке. Если документ требует незамедлительного исполнения и в то же время должностное лицо, исполняющее в данный момент обязанности главы администрации города считает целесообразным личное ознакомление главы администрации города с этим документом, после его рассмотрения исполнителю направляется копия документа, а подлинник остается у должностного лица, исполняющего обязанности главы администрации города, для личного доклада главе администрации города. В период отсутствия заместителей главы администрации города и исполнения их обязанностей другими должностными лицами в соответствии с распределением обязанностей ежедневная корреспонденция систематизируется в секторе служебной корреспонденции в установленном порядке и передается на рассмотрение в приемные, в том числе и в приемную отсутствующего должностного лица. Предложения о дальнейшем прохождении документов готовятся ответственным за делопроизводство в приемной заместителя главы администрации города по согласованию с заинтересованными должностными лицами. Контроль за исполнением документов остается за должностным лицом, в приемную которого направлен документ непосредственно из сектора служебной корреспонденции. 3.8. При передаче контрольного документа из сектора служебной корреспонденции в структурные подразделения получатель расписывается в правом нижнем углу контрольной карточки. 3.9. После рассмотрения корреспонденции главой администрации города и его заместителями она возвращается в сектор служебной корреспонденции, где вносится резолюция руководителя в электронную регистрационную карточку документа. Сектор служебной корреспонденции передает документы исполнителю. 3.10. Документы предприятий, организаций, учреждений, поступившие лично к руководителям администрации города, после их рассмотрения передаются в сектор служебной корреспонденции для регистрации. 3.11. Регистрация федеральных законов, правовых актов и поручений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, правовых актов Федерального Собрания Российской Федерации осуществляется в секторе служебной корреспонденции администрации (приложение № 4). 3.12. Договоры и соглашения, подписываемые главой администрации города, его заместителями или по их письменному поручению другими должностными лицами, заверяются печатью и регистрируются у заместителя главы администрации города, руководителя аппарата администрации путем присвоения порядкового регистрационного номера, который располагается под подписью должностного лица, заключившего договор или соглашение. Один экземпляр договора (соглашения) или, в исключительных случаях, его копия хранится у заместителя главы администрации города, руководителя аппарата администрации. 4. Порядок и сроки рассмотрения и исполнения документов 4.1. Зарегистрированные документы представляются на рассмотрение главе администрации города, его заместителям согласно функциональным обязанностям. Срочная корреспонденция доставляется по назначению немедленно. Корреспонденция, поступившая в администрацию города, должна рассматриваться, как правило, в день ее получения. 4.2. В ежедневных планах работы руководитель обязан предусмотреть время, необходимое для работы с документами. Срок рассмотрения документа не должен превышать, как правило, одни сутки. 4.3. Указания по исполнению документов даются руководящими работниками администрации города в форме резолюции. После рассмотрения и вынесения резолюции документы возвращаются в сектор служебной корреспонденции, откуда передаются на исполнение или для ознакомления. Документы, рассмотренные главой администрации города, его заместителями, направляются в соответствии с резолюцией на исполнение в координируемые и контролируемые ими структурные подразделения через сектор служебной корреспонденции администрации города. При этом прохождение документов фиксируется в секторе служебной корреспонденции и структурных подразделениях. Если резолюция предусматривает несколько исполнителей, то ответственным за исполнение считается исполнитель, указанный первым, ему же передается оригинал документа. В случаях, когда поручение дается исполнителям и требует дополнительной проработки или контроля, с документа снимается необходимое количество копий для направления исполнителям. 4.4. Документы по вопросам, относящимся к компетенции администрации города, не должны пересылаться на исполнение в подведомственные организации. 4.5. На документе, подлежащем возврату, в правом верхнем углу первой страницы ставится штамп "подлежит возврату". 4.6. Запрещается направлять в подведомственные организации подлинники документов, поступившие из вышестоящих органов и подлежащие возврату. 4.7. Распорядительные документы должны исполняться в сроки, указанные в этих документах, служебные документы - в течение срока, указанного в резолюции руководства. В тех случаях, когда в документе и резолюции не указан срок исполнения, документ должен быть исполнен не более чем в тридцатидневный срок со дня поступления его в администрацию. Более длительные сроки устанавливаются главой администрации города для документов, сложных по характеру исполнения. После завершения работы над документом исполнитель должен кратко изложить на самом документе или на отдельном листе бумаги результаты выполнения, например: "Направлен ответ, исх. № и дата", "Учтено при формировании программы, мероприятий и др.", "Дан устный ответ" и т.п. Отметка об исполнении и списании документа "в дело" помещается на нижнем поле первого листа этого документа и содержит следующие данные: краткую справку об исполнении (если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении), слова "в дело", дату, подпись руководящего работника. Отметка "в дело" свидетельствует о том, что работа над документом завершена. Отметка об исполнении и списании документов переносится в регистрационную карточку и на ПЭВМ. 4.8. Если имеется письменный ответ на исполненный документ, подписанный соответствующим руководителем, исполнитель передает его в сектор служебной корреспонденции для отправки адресатам и копию (не на бланке) для помещения в дело. Вместе с ответом исполнитель возвращает входящий документ для помещения его в дело. Лица, ознакомившиеся с документом, проставляют свою подпись и дату ознакомления на оборотной стороне документа внизу либо на специальном листе ознакомления. Ответственный работник за делопроизводство или служба делопроизводства подразделения не реже одного раза в месяц сверяет наличие документов, находящихся на исполнении у работников, с учетными данными, составляет сводку о ходе исполнения документов и докладывает ее руководителю подразделения. 4.9. Порядок работы с документами в структурных подразделениях администрации города: 4.9.1. Ответственность за учет, сохранность и своевременное прохождение документов возлагается на руководителя структурного подразделения, который назначает ответственного работника за ведение делопроизводства. 4.9.2. Поступившие в структурные подразделения документы учитываются в соответствии с порядком регистрации учета и прохождения документов в администрации города (приложение № 5). 4.9.3. Документы, поступившие в структурные подразделения с поручением подготовить проект ответа или дать ответ главе администрации города, его заместителю или заявителю, должны исполняться в срок, указанный в поручении. Юридическая экспертиза проектов договоров проводится в десятидневный срок. К проектам договоров прилагаются письменные заключения юридической службы структурного подразделения, заинтересованного в заключении договора. Срок исполнения этих документов исчисляется от даты регистрации документа в администрации города. При указании срока исполнения в днях отчет ведется от даты подписания поручения. 4.9.4. В случае, когда исполнение поручения руководителя по данному документу в указанные сроки не представляется возможным, необходимо решить вопрос о продлении срока исполнения. При этом исполнитель должен обосновать необходимость переноса срока исполнения с указанием причин. 4.9.5. Документы, изготовленные на бланках комитетов и управлений, регистрируются, отправляются и контролируются в приемных структурных подразделений. 4.9.6. При работе с документами в подразделениях администрации города необходимо руководствоваться следующими требованиями: - лица, работающие с документами, несут ответственность за сохранность находящихся у них документов и конфиденциальность содержащейся в них информации. При утрате служебных документов специалист сектора служебной корреспонденции или начальник отдела делопроизводства и лицо, за которым числится утраченный документ, составляют акт. Акт утверждает начальник управления по организации работы с документами. При необходимости назначается служебное расследование, о результатах которого информируется заместитель главы администрации города, руководитель аппарата администрации; - сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных целях и в пределах полномочий, имеющихся у работника; - не разрешается вносить в поступившие и зарегистрированные документы какие-либо правки, делать пометки, кроме предусмотренных настоящей Инструкцией; - документ, помещенный в дело, может быть с разрешения заместителя главы администрации города, руководителя аппарата администрации временно изъят с обязательным вложением в дело листа-заместителя, в котором указывается, по чьему разрешению, когда и кем документ изъят (приложение № 6); - при уходе в отпуск или выезде в командировку (кроме краткосрочных) лицо, получившее служебные документы, должно отчитаться по всем находящимся у него документам, а при переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности обязано сдать все числящиеся за ним документы руководителю структурного подразделения. 4.10. Организация контроля за исполнением документов. Необходимость контроля за исполнением документа определяется Главой администрации города и его заместителями. Организация контроля за исполнением документов, поставленных на контроль, возложена на отдел контроля аппарата администрации и осуществляется в соответствии с Положением об организации контроля за исполнением документов в администрации города 5. Прием и передача служебной информации по официальным каналам факсимильной связи 5.1. При приеме и передаче служебной информации по официальным каналам факсимильной связи работники аппарата администрации города руководствуются следующим порядком: 5.1.1. Служебная информация, передаваемая и принимаемая по каналам факсимильной связи, принимается к исполнению наравне с печатным документом. 5.1.2. Запрещается передавать секретные сведения, тексты документов с грифом "Для служебного пользования", а также рукописные материалы. 5.1.3. Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму. 5.2. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче, и руководителя соответствующего подразделения. Разрешение на передачу материала по факсу с помощью междугородной связи дает заместитель главы администрации города, руководитель аппарата администрации. 5.3. Материал, подлежащий передаче, регистрируется в журнале установленной формы (приложение № 7) без проставления штампа регистрации. Подлинники материалов после передачи информации остаются у исполнителя с отметкой о времени отправки, а копии - в секторе служебной корреспонденции. Поступившие факсограммы передаются в сектор служебной корреспонденции для регистрации с проставлением регистрационного штампа и заполнением регистрационной карточки, доставляются по назначению под расписку в день их приема, срочные - немедленно. Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату, как правило, без перевода, при докладе главе администрации, а в его отсутствие - исполняющему обязанности главы администрации города, они предварительно переводятся на русский язык. 6. Общие требования к составлению и оформлению документов 6.1. Нормативные, организационно-распорядительные, и иные документы (постановления, распоряжения, поручения, приказы, протоколы, акты, письма и др.) (далее - документы), которые готовятся в администрации города и регламентируют административные и организационные вопросы, а также вопросы управления, взаимодействия, обеспечения регулирования деятельности структурных подразделений администрации города, должны иметь необходимые реквизиты и быть оформлены в соответствии с действующими государственными и национальными стандартами по оформлению организационно-распорядительных документов и настоящей Инструкцией. 6.2. При подготовке и оформлении служебных документов в соответствии с Государственным стандартом Российской Федерации Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации" могут использоваться следующие реквизиты: - герб города Саратова; - код органа исполнительной власти области или правительства области, подготовившего документ; - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; - идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП); - код формы документа; - наименование организации, подготовившей документ; - справочные данные об организации, подготовившей документ; - наименование вида документа; - дата документа; - регистрационный номер документа; - ссылка на регистрационный номер и дату документа; - место составления или издания документа; - адресат; - гриф утверждения документа; - резолюция; - заголовок к тексту; - отметка о контроле; - текст документа; - отметка о наличии приложения; - подпись; - гриф согласования документа; - визы согласования документа; - оттиск печати; - отметка о заверении копии; - отметка об исполнителе; - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; - отметка о поступлении документа в организацию; - идентификатор электронной копии документа. 6.3. Требования к оформлению реквизитов документов (приложение № 8): 6.3.1. Для изготовления документов главы администрации города, его заместителей используются номерные бланки с гербом города Саратова. Структурные подразделения администрации города имеют собственные бланки. Проекты документов изготавливаются на обычных листах. 6.3.2. Воспроизведение Государственного Герба Российской Федерации осуществляется в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" и на бланках структурных подразделений администрации города и должностных лиц не допускается, за исключением случаев, предусмотренных законодательством. 6.3.3. Наименование структурного подразделения, подготовившего документ, должно соответствовать наименованию, закрепленному в Уставе города Саратова или в Положении о соответствующем структурном подразделении. Сокращенное наименование структурного подразделения приводится на бланке документа (в скобках, после указания полного наименования данного подразделения) только в тех случаях, когда оно закреплено в Положении о данной организации. Над наименованием структурных подразделений администрации указывают наименование вышестоящей организации - администрация города Саратова и название структурного подразделения. 6.3.4. Справочные данные о структурном подразделении - авторе документа включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения (номера факсов, адрес электронной почты, адрес (WWW-сервер) в сети Интернет и др.). Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. 6.3.5. Наименование вида документа указывается на всех, кроме писем, документах: постановлениях, распоряжениях, приказах, протоколах, справках, заключениях и т.д. и печатается прописными буквами. 6.3.6. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько структурных подразделений, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания. Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 15 мая 2006 года следует оформлять 15.05.2006 (в конце точка не ставится). Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 15 мая 2006 года, а также оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2005.05.16 (приложение № 9). 6.3.7. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению структурного подразделения индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях, номером журнала регистрации исходящих документов и др. (приложение № 10). Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. 6.3.8. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. 6.3.9. Место составления или издания документа указывают, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование автора документа" и "Справочные данные об авторе документа". В таком случае указывают, как правило, город Саратов. В случае, если документ составлен в ином населенном пункте, находящемся вне границ города Саратова, в документе указывают наименование соответствующего населенного пункта. 6.3.10. Гриф ограничения доступа к документу ("Секретно", "Конфиденциально" и др.) свидетельствует об особом характере информации, ограничивает круг пользователей. Определяется исполнителем, проставляется без кавычек на первом листе документа и при необходимости дополняется данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне или конфиденциальной информации. 6.3.11. Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу документа. В качестве адресата могут быть органы государственной власти (Российской Федерации, Саратовской области, иных субъектов Российской Федерации), их структурные подразделения; органы местного самоуправления, их структурные подразделения; предприятия, учреждения, организации, их структурные подразделения; должностные лица; граждане. Адресат, как правило, выделяется жирным шрифтом или курсивом. При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией, физическому лицу - после фамилии. Допускается центрирование каждой строки реквизита "Адресат" по отношению к его самой длинной строке. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Если документ направляется нескольким разным адресатам, то адресаты указываются в документе один под другим и основной адресат подчеркивается чертой. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа. Если документ является ответным, первым (основным) адресатом указывается автор инициативного документа, на который дается ответ, вне значимости остальных адресатов. Документ печатается в количестве экземпляров, соответствующем количеству адресатов, плюс один (последний экземпляр документа). Последний экземпляр документа, подписанный исполнителем, содержит все его реквизиты (за исключением реквизитов бланка документа, если документ оформляется на бланке) и остается в деле отправителя. Наименование органа государственной власти, органа местного самоуправления, предприятия, учреждения, организации, соответствующего структурного подразделения указывают в именительном падеже, например: Минюст России Управление систематизации законодательства Должность и фамилию лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например: ЗАО "Торговый мир Главному бухгалтеру Л.П. Николаевой или Генеральному директору ОАО "Энергия" А.А. Галкину Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например: Руководителям структурных подразделений В состав реквизита "Адресат" при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи. Если документ адресуется органу государственной власти, органу местного самоуправления, предприятию, учреждению, организации, соответствующему структурному подразделению, указывают его (ее) наименование, а затем почтовый адрес. При адресации документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, а затем почтовый адрес, например: Борисовой В.А. ул. Московская, д. 45, кв. 4, г. Саратов, 410031 6.3.12. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу документа. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например: УТВЕРЖДАЮ Глава администрации г. Саратова _________________ Н.С. Романов (личная подпись) 13 ноября 2006 года При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа постановлением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН ((УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например: УТВЕРЖДЕНО постановлением главы администрации города Саратова от 10 октября 2006 года № 321А Допускается в реквизите "Гриф утверждения" центрирование элементов относительно его самой длинной строки. 6.3.13. Резолюция является организующим началом рассматриваемого документа. Резолюция пишется соответствующим должностным лицом на документе в верхней его части на свободном поле между реквизитами "Адресат" и "Текст" и содержит принятое им решение. При отсутствии свободного поля на документе резолюция оформляется на отдельном листе (специальном бланке формата А6), скрепляемом с документом. Резолюция обязательно включает фамилию исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения (при необходимости), подпись и дату, например: А.В. Сидорову Прошу подготовить к 24.10.2006 проект распоряжения главы администрации города по данному вопросу Личная подпись 20.10.2006 Если резолюция оформляется на специальном бланке, то в левом верхнем углу бланка резолюции указываются реквизиты (регистрационный номер и дата либо заголовок) документа, к которому относится данная резолюция. При наличии в резолюции нескольких исполнителей ответственным исполнителем является должностное лицо, названное в резолюции первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы. На документах, не требующих указаний по исполнению, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата. 6.3.14. Заголовок составляется исполнителем документа. Все документы, оформленные на бланках формата А4, должны иметь заголовок к тексту. На документах формата А5, телефонограммах, извещениях заголовок к тексту не составляется. Заголовок к тексту должен кратко, в нескольких словах раскрывать содержание документа и предназначен для эффективного поиска, проведения регистрации документа без предварительного прочтения всего текста. Заголовок начинается с указания управленческого действия, затем указывается объект, на который оно направлено. Используется конструкция с предлогом "о" или "об" и отглагольным существительным, например: "О направлении договора", "Об изменении штатного расписания". Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа, например: приказ (о чем?) "О создании комиссии", распоряжение (о чем?) "О назначении Петрова Н.И.". Заголовок, начиная с заглавной, печатается строчными буквами от границы левого поля. Объем заголовка не должен превышать 5 строк машинописного текста по 28 печатных знаков. Допускается продлевать заголовок при большом его объеме до границы правого поля. Расстояние между заголовком и текстом при выполнении документа машинописным способом должно быть равно 2 - 3 интервалам, при выполнении рукописным способом - 15 мм. В заголовке допускаются сокращения слов и словосочетаний, соответствующие правилам орфографии и пунктуации, требованиям государственных стандартов. Рекомендуется избегать переносов слов. В конце заголовка точка не ставится. Заголовок может печататься полужирным шрифтом через один межстрочный интервал. 6.3.15. Отметка о контроле - это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой "К" или штампом "КОНТРОЛЬ". 6.3.16. составляется на русском языке (с учетом особенностей составления документов, отправляемых за рубеж) и, как правило, оформляется в виде связного текста. Содержание и структура текста документа определяется функциональным назначением документа. Общими требованиями к тексту документа являются лаконичность, ясность и точность его изложения, недопустимость двоякого толкования. должен быть изложен грамотно в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации, в официально-деловом стиле. При подготовке документов в электронном виде применяется текстовый редактор Word for Windows версии 6.0 и выше с использованием шрифта Times New Roman размером 14 через 1 интервал. При оформлении текста документа (приложения к документу) на двух и более страницах первая страница документа (имеющегося приложения) не нумеруется, а вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами по центру верхнего (нижнего) поля или в правом верхнем (нижнем) углу документа без знака точки. Многостраничное приложение к документу нумеруется как самостоятельный документ. Терминология, употребляемая в документах, должна соответствовать терминологии, установленной действующим законодательством. К терминам, которые могут быть непонятны адресату и применение которых необходимо в тексте документа, должны быть даны разъяснения в скобках. Следует избегать неоправданного употребления иностранных слов. В тексте документа допускается использование общепринятых сокращений, установленных действующими правилами орфографии, стандартами. Также допускается использование сокращений и аббревиатуры наименований федеральных органов государственной власти, органов государственной власти Саратовской области и иных субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления области, предусмотренных в соответствующих правовых актах (положениях). Инициалы располагаются перед фамилией в реквизитах "Адрес" (юридическому лицу), "Подпись". В протоколах при перечислении фамилий в порядке алфавита инициалы следует располагать после фамилий. состоит, как правило, из двух частей. В первой (вводной, констатирующей) части указывают причины, основания и цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть. Например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы. В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации, подготовившей документ, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами, цифрами со скобкой, буквами, буквами со скобкой. В положениях, программах, инструкциях и других подобных документах подразделы нумеруют в пределах раздела парой чисел, разделенных точкой, первая из которых - номер соответствующего раздела, вторая - номер подраздела. Перечисление внутри пунктов, подпунктов (например, действия однородного характера) не нумеруются. В распорядительных документах (постановление, распоряжение, приказ и т.д.), а также документах, адресованных руководству структурных подразделений администрации города, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу" и т.п.). В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил" и т.п.). В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("решили", "постановили" и т.п.). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили" и т.п.). В документах, устанавливающих права и обязанности органов местного самоуправления, их структурных подразделений (положения, инструкции), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (справки, акты, заключения), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("комитет осуществляет функции", "в состав отдела входят", "комиссия установила", "управление полагает"). В письмах используют следующие формы изложения: - от первого лица множественного лица ("просим направить", "направляем на рассмотрение"); - от первого лица единственного числа ("прошу подготовить", "прошу предоставить"); - от третьего лица единственного числа ("комитет не возражает", "администрация города Саратова). Документ с ограниченным сроком действия должен иметь соответствующую ссылку в тексте. Сведения о сроке исполнения каких-либо действий (мероприятий) помещаются, как правило, в конце текста и могут быть выделены самостоятельным предложением (без абзаца). 6.3.17. Отметка о наличии приложения, названного в тексте, печатается от левого поля через 2 интервала после основного текста и включает в себя указание количества листов и количества экземпляров, например: Приложение на 4 л. в 2 экз. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например: Приложения: 1. Положение о комитете по управлению имуществом города Саратова на 12 л. в 1 экз. 2. Структура и штатная численность комитета по управлению имуществом города Саратова на 3 л. в 1 экз. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: Инструкция по пожарной безопасности в управлении защиты населения и территорий от чрезвычайных ситуаций города Саратова и приложения к ней, всего на 3 л. в 1 экз. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 2 экз. в первый адрес. В приложении к постановлениям, распоряжениям главы администрации города, к распоряжениям и приказам руководителей структурных подразделений администрации города на первом его листе в правом верхнем углу пишут Приложение (без кавычек) с указанием наименования вида документа, его даты и регистрационного номера, например: Приложение № 2 к Распоряжению главы администрации города от 14 июля 2006 года № 105-р При наличии нескольких приложений к распорядительным документам на них проставляются порядковые номера: Приложение № 1, Приложение № 2 и т.д. Приложения нумеруются арабскими цифрами. 6.3.18. Подпись является обязательным реквизитом документа и располагается с интервалом не менее двух сантиметров под текстом документа. Подпись, как правило, выделяется жирным шрифтом или курсивом. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи. Наименование должности печатается от левого поля. Проекты документов представляются на подпись соответствующим должностным лицам полностью оформленными, проверенными, согласованными, вместе с приложениями и материалами, на основании которых документ готовился. Документы информационно-справочного или аналитического характера могут быть подписаны непосредственным составителем документа, если решаемые вопросы не выходят за пределы его компетенции. Подписывается только экземпляр документа, отсылаемый адресату, а экземпляр документа, который остается в деле отправителя, визируется исполнителем. При оформлении документа, направляемого нескольким адресатам, подписываются все экземпляры документа. При массовой рассылке копий документа подписывается только экземпляр документа, оставляемый в деле отправителя, а адресатам рассылаются размноженные и заверенные его копии. При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в реквизите "Подпись" не указывается, а если документ оформлен не на бланке, приводится полное наименование должности. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например: Председатель комитета Личная подпись В.А. Казаков Заместитель председателя комитета Личная подпись Е.И. Кравцова При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например: Председатель комитета Председатель комитета по образованию здравоохранения администрации города Саратова администрации города Личная подпись Личная подпись А.В. Сидоров В.М. Петров В документе, составленном комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например: Председатель комиссии Личная подпись Б.Д. Никольский Заместитель председателя комиссии Личная подпись Т.Н. Кожевникова Секретарь комиссии Личная подпись И.Е. Миронова Члены комиссии Личная подпись А.И. Алексеев Личная подпись Б.Б. Бочкарев Личная подпись В.В. Комарова Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом перед наименованием должности не допускается ставить предлог "За" или косую черту. В подписанные документы не допускается вносить какие-либо изменения или дополнения. 6.3.19. Подготовленный проект документа (с имеющимися приложениями) подлежит при необходимости согласованию. Согласование (предварительное рассмотрение и оценка проекта документа) проводится до подписания (утверждения) проекта. Цель согласования - подготовить качественный документ, соответствующий действующему законодательству, имеющий организационное, финансовое и материально-техническое обеспечение. Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа. Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование). Обязательному согласованию подлежат проекты постановлений и распоряжений главы администрации города, договоров и соглашений, заключаемых от имени администрации города и ее структурных подразделений. Проект документа должен быть согласован с подведомственными структурными подразделениями (должностными лицами) организации - автора документа, а также с другими органами и структурными подразделениями администрации города или организациями по вопросам, входящим в компетенцию или затрагивающим интересы соответствующих подразделений, организаций. Согласование проекта документа оформляется грифом согласования. Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО без кавычек, визы, которая включает наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например: СОГЛАСОВАНО Заместитель главы администрации города Саратова Личная подпись И.И. Иванов 26.10.2006 Для согласования проектов документов может оформляться лист согласования. Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. 6.3.20. Виза включает должность и подпись визирующего документ, расшифровку подписи и дату подписания. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны проекта (копии) отправляемого документа. В необходимых случаях осуществляется полистное визирование документа и его приложения. 6.3.21. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами. Документы заверяются печатью организации. 6.3.22. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют: заверительную надпись "Верно:" должность лица, заверившего копию; личную подпись этого должностного лица; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например: Подпись Верно: Инспектор отдела кадров Личная подпись О.В. Волкова 26.10.2006 Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации. Администрация города и ее структурные подразделения, как правило, могут выдавать копии только издаваемых ими документов. 6.3.23. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер телефона, по которому с ним можно связаться. Отметка об исполнителе располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. 6.3.24. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер исходящего документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело N..." (указывается номер дела, в котором будет храниться документ). Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. 6.3.25. Отметка о поступлении документа содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Отметку о поступлении документа располагают в правом нижнем углу первого листа документа. Допускается проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа. 6.3.26. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла, дату и другие необходимые поисковые данные. 6.4. Бланки документов. 6.4.1. Документы оформляются на бланках установленного образца формата А4. 6.4.2. Устанавливаются следующие виды бланков: - постановление главы администрации города Саратова; - распоряжение главы администрации города Саратова; - письмо администрации города Саратова; - письма структурных подразделений администрации города Саратова; - бланк резолюции (формат А6). Допускается изготовление номерных бланков. Бланки писем администрации города Саратова могут быть в цветном и черно-белом исполнении. 6.4.3. Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью компьютера непосредственно при изготовлении конкретного документа. 6.4.4. Макеты бланков документов проектируют в соответствии с формами (образцами) бланков. Макеты бланков документов разрабатываются в управлении по организации работы с документами и представляются на утверждение заместителю главы администрации города, руководителю аппарата администрации. При разработке макетов бланков должны быть соблюдены требования действующих государственных и национальных стандартов. 6.4.5. При оформлении многостраничных документов на бланке печатается первый лист документа, последующие - на обычной бумаге одинакового с бланком формата, цвета и качества. 6.4.6. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее (мм): левое - 30; правое - 10; верхнее - 20; нижнее - 20. 6.4.7. На бланках постановлений и распоряжений применяется продольный вариант расположения реквизитов, на бланках писем и бланках резолюций допускается два варианта расположения реквизитов - угловой и продольный. 6.4.8. Контроль за использованием и хранением бланков в управлении по организации работы с документами администрации города осуществляет заместитель руководителя аппарата, начальник управления по организации работы с документами администрации города. Учет, хранение и выдачу в структурные подразделения администрации города номерных бланков осуществляет отдел делопроизводства. 6.5. Особенности оформления документов по исполнению поручений, данных главой администрации города на постоянно действующих, выездных и других совещаниях. 6.5.1. Заголовок к тексту должен содержать номер поручения, вид совещания, дату его проведения, номер протокола. Например, "О ходе исполнения п. 1.2 протокола постоянно действующего совещания при главе администрации города от 16 октября 2006 года № 45". 6.5.2. В первой части документа необходимо указать содержание поручения. Например, "Во исполнение поручения "Подготовить предложения о...., "сообщаю". 6.5.3. Заключительная часть текста документа должна содержать ходатайство о снятии поручения с контроля или о продлении срока исполнения поручения. Например, "Прошу снять поручение с контроля" или "Прошу продлить срок исполнения поручения до 1 ноября 2006 года". Исключением является документ по исполнению поручения о периодическом представлении информации (еженедельно, ежеквартально и т.п.). 6.6. Особенности оформления документов, направляемых за рубеж. 6.6.1. Служебные письма. В переписке с иностранными адресатами (в том числе с посольствами и представительствами иностранных государств) оформление служебных и личных писем имеет одинаковый характер. Служебные письма оформляются на бланках установленной формы либо на стандартных листах бумаги. Служебное письмо состоит из следующих частей: реквизитов бланка (при оформлении на бланке) или названия города и даты отправления (при оформлении на стандартных листах бумаги), наименования и адреса получателя письма, вступительного обращения, основного текста, заключительной формы вежливости, указания на приложение, если оно имеется. При переписке без применения бланков оформление писем осуществляется следующим образом. В правом верхнем углу письма печатаются название города и дата отправления, например: Москва, 8 августа 2006 года; Варшава, 23 августа 2006 года. Длина максимальной строки не должна превышать 9 - 10 см и ограничивается правым полем. Регистрационный номер проставляется на подлиннике и копии письма, остающейся в деле. Текст письма начинается с обращения. Если оно адресовано министру, то в зависимости от конкретного случая и местной практики следует писать - Господин Министр, Ваше Превосходительство. В обращении иногда принято добавление слова "Уважаемый" (особенно в порядке взаимности, например: Уважаемый господин Министр). В зависимости от местной практики и в порядке взаимности слово "господин" на иностранных языках может писаться полностью или сокращенно. После обращения идет текст, в большинстве случаев начинающийся словами: "Имею честь...". Письмо заканчивается комплиментом, т.е. выражением уважения. Могут использоваться следующие комплименты: Президенту, Послу или Министру иностранных дел - Прошу Вас, господин Президент (господин Посол, господин Министр), принять уверения в моем весьма (самом) высоком уважении. Генеральному директору Германского фонда международного развития - Прошу Вас, господин Хайнц Бюлер, принять уверения в моем высоком (или глубоком) уважении (или почтении). Если пишется ответное письмо, то комплимент формулируется в порядке взаимности. Например, если в полученном письме обращаются с уверениями "... в весьма высоком уважении", то и отвечать рекомендуется аналогичным комплиментом. Письма могут заканчиваться другими видами комплиментов, а именно: "С искренним уважением", "С глубоким уважением", "Искренне Ваш", "С уважением". В ответном письме в порядке взаимности целесообразно употребить такой же комплимент. Под текстом письма следуют личная подпись лица, от имени которого посылается письмо, его должность, инициал имени и фамилия. Если в тексте письма дается ссылка на прилагаемые документы (программа, мероприятия и т.д.), то в конце текста указывается приложение. В соответствии с принятыми в большинстве зарубежных стран стандартами адрес зарубежного корреспондента располагается, как правило, в левом нижнем углу первой страницы, независимо от количества страниц письма. Адрес включает инициал (инициалы) имени, фамилию, полное наименование официальной должности лица, которому направляется письмо, и название города, например: Господину К. Брауну Председателю Правления фонда "Призыв совести" г. Вашингтон В ряде случаев, в зависимости от местной практики и на основе взаимности, перед фамилией лица, которому посылается письмо, указывается его титул, например: Его Превосходительству господину М. Андерсу Чрезвычайному и Полномочному Послу (официальное название страны) г. Москва На конверте указывается адрес, напечатанный на письме. При переписке с использованием бланков оформление писем осуществляется следующим образом. Адрес зарубежного корреспондента располагается в правом верхнем углу первой страницы письма. Длина максимальной строки реквизита не должна превышать 9 - 10 см и ограничивается правым полем. Реквизит "Адресат" должен включать в себя следующие составные части: слова "Господину" ("Госпоже") или титул (например, "Его (Ее) Превосходительству"), имя и фамилию адресата, наименование организации, фирмы, должность адресата, название города и страны. Титул или имя и фамилия в адресате пишутся через 2 интервала от должности. Другие составные части печатаются через 1 интервал. Составные части реквизита "Адресат" допускается печатать как строчными, так и прописными буквами. Обращение и первая строка текста письма начинаются с красной строки. 6.6.2. Частные письма полуофициального характера. Такого рода письма посылаются знакомым официальным лицам в случаях, связанных с оказанием какого-либо личного одолжения (благодарность за приглашение, просьба о содействии), либо по вопросам, являющимся предметом официальной переписки или переговоров, с целью подчеркнуть заинтересованность автора в данном деле или для ускорения решения какого-либо вопроса путем использования влияния лица, которому направляется письмо. Переписка может осуществляться и по другим вопросам, постановка которых в официальном порядке нежелательна по тем или иным причинам. Частные письма полуофициального характера пишутся на обычной почтовой бумаге (в пол-листа), иногда на бланке. Оборотная сторона листа не используется. Обращение в таком письме обычно бывает следующим: Уважаемый господин Министр, Уважаемый господин Директор, Уважаемый господин Сенатор и т.п. Заключительный комплимент в письме обязателен, и он зависит от служебного или общественного положения адресата и характера отношений автора с адресатом. Наименование должности и полная фамилия адресата пишутся только на конверте. К каждому письму зарубежного адресата прилагается сопроводительное письмо в Исполнительный секретариат Министерства иностранных дел Российской Федерации. Упомянутые виды писем являются официальными документами. Необходимо выбрать подходящий для конкретного случая вид письма, исходя при этом из содержания. Не допускаются исправления и подчистки в тексте подлинника. Документы требуют к себе надлежащего внимания и предполагают ответ со стороны того, кому они направлены. 6.6.3. Оформление документов, направляемых по линиям факсимильной связи, производится на чистом листе бумаги без использования бланка. Текст печатается прописными буквами на русском языке либо языке адресата. Название страны может быть полным (Соединенные Штаты Америки) или кратким (США), но обязательно должно быть официально принятым. 6.6.4. Заголовок к тексту не составляется. 6.6.5. При ответе на документ, поступивший от зарубежного партнера, целесообразно в тексте сделать ссылку на этот документ, например: "На Ваше письмо от... числа". 6.6.6. При регистрации документа, отправляемого за рубеж, регистрационный номер проставляется на втором экземпляре, остающемся в деле. Первый экземпляр документа имеет только дату подписания. 6.6.7. Одновременно с документом исполнитель готовит конверт для отправки данного документа с указанием адресных данных адресата и адреса отправителя. При этом адрес может быть написан как на английском языке, так и на языке страны-адресата. 7. Подготовка и оформление распорядительных документов 7.1. Правовые акты администрации города издаются на основе и во исполнение федерального законодательства, законов Саратовской области, решений Саратовский городской Думы, а также иных нормативных правовых актов в соответствии с действующим законодательством. Официальными документами администрации города являются распорядительные документы: постановления, распоряжения. Постановление - правовой акт, издаваемый главой администрации города в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач развития и жизнедеятельности города. Распоряжение - правовой акт, издаваемый главой администрации города для решения оперативных и текущих задач. Глава администрации города, руководители структурных подразделений издают распорядительные документы по вопросам, относящимся к их компетенции согласно функциональным обязанностям и статусу структурного подразделения. 7.2. Проекты постановлений и распоряжений готовятся в соответствии с перспективными и текущими планами, решениями вышестоящих органов, по указанию Главы администрации города, по инициативе заместителей Главы администрации города, руководителей структурных подразделений администрации города и администраций районов. Ответственность за качество проектов, их обоснованность, согласование с заинтересованными сторонами несут руководители, которые их вносят. 7.3. Не допускается принятие повторных постановлений, распоряжений, если не выполнены ранее принятые. (Кроме случаев, когда необходимость принятия нового постановления, распоряжения продиктована существенными изменениями обстоятельств, или по заключению заместителя главы администрации города, руководителя аппарата администрации и комитета правового обеспечения с изложением доводов о целесообразности принятия данного постановления, распоряжения). 7.4. Представление проектов распорядительных документов осуществляется через управление по организации работы с документами аппарата администрации города. 7.5. При составлении проектов документов (постановлений, распоряжений), справок к ним необходимо соблюдать следующие требования. Тексты правовых актов администрации города (постановлений, распоряжений) в распорядительной части должны содержать пункты, предусматривающие: - конкретные задания исполнителям с указанием реальных сроков их исполнения (при длительных сроках исполнения необходимо указывать промежуточные (контрольные сроки). При указании срока используется словесно-цифровой способ оформления даты; - точное наименование организаций - исполнителей задания; - порядок обеспечения выполнения заданий материально-технической базой и финансированием (в случае необходимости); - поручения о контроле за исполнением правового акта или его отдельных пунктов с указанием, на кого возложен контроль; - указания о снятии с контроля ранее принятого правового акта в случае его выполнения или принятия нового правового акта взамен ранее принятого; - указание о сроке вступления в силу правового акта, если оно необходимо; - указание об отмене, изменении или дополнении действующих правовых актов, если издаваемый правовой акт отменяет действующий или принимается в дополнение (изменение) действующего акта. 7.6. Пункт об отмене действующих правовых актов начинается со слов: "Признать утратившим (утратившими) силу..." или "Отменить". 7.7. Перечень отменяемых правовых актов приводится с указанием даты, номера и заголовка каждого правового акта в хронологической последовательности. Перечень, содержащий более 4 отменяемых правовых актов, может быть оформлен как приложение к основному правовому акту. В этом случае пункт об отмене правовых актов формулируется следующим образом: "Признать утратившими силу постановления (распоряжения) администрации согласно приложению". 7.8. Пункт об изменении отдельного положения действующего правового акта строится по схеме: "Пункт 3 распоряжения администрации города от... N... "О..." изложить в новой редакции: "3 (текст новой редакции пункта)". 7.9. Пункт о дополнении отдельного положения действующего правового акта строится по схеме: "Пункт 4 распоряжения администрации города от... N... "О..." после слов "..." дополнить словами "....". 7.10. При существенных и многочисленных изменениях (дополнениях) действующий правовой акт администрации города, как правило, подлежит отмене и издается новый правовой акт, в который включаются все необходимые положения из ранее действовавшего. 7.11. Размер постановления, распоряжения не должен превышать 3 страниц машинописного текста, отпечатанного через интервал, справок и записок - 4 страниц. 7.12. Проекты постановлений, распоряжений должны иметь заголовки, раскрывающие основное содержание вопроса. 7.13. Во вступительной части кратко излагаются мотивы издания постановления, распоряжения. Ясно сформулированные и обоснованные цели и задачи должны излагаться кратко и последовательно, исключая возможность двоякого толкования. Распоряжение может не иметь вступительной части. 7.14. В постановляющей, распорядительной части с последовательной нумерацией пунктов арабскими цифрами даются конкретные указания исполнителям о характере и содержании их действий, указываются реальные сроки исполнения. Задания должны быть реальными, конкретными, обеспечены необходимой материально-технической базой и финансированием. 7.15. Текст пунктов распорядительной части излагается в повелительной форме: обязать, поручить и т.п., должен быть написан ясно, доходчиво, с соблюдением всех грамматических правил. Следует избегать сложных придаточных предложений и большого числа причастных и деепричастных оборотов. Специальные (технические) термины нужно употреблять в пределах необходимости и только общепринятые. В тексте нельзя употреблять произвольные сокращения и сокращенные наименования организаций, структурных подразделений, должностей, Неуместно употреблять всякого рода пожелания и выражения типа: "поднять уровень", "обратить внимание", "усилить контроль" и т.п. 7.16. В случаях, когда исполнителем поручений являются предприятия, учреждения и организации, не находящиеся в муниципальной собственности, применяется рекомендательная форма: предложить, рекомендовать и т.п. 7.17. При упоминании в документах правовых актов указываются даты изданий и точные наименования акта и органа его издавшего. Если правовые акты принимаются на основе (в развитие, во исполнение) правовых актов федеральных органов государственной власти, законов Саратовской области, правовых актов губернатора области, постановлений правительства области, то вводная часть правового акта должна содержать ссылку на соответствующий правовой акт с указанием даты, номера и наименования. При проведении согласования проекта такого правового акта к нему необходимо прилагать копию правового акта, на который делается ссылка. Если объем правового акта превышает 5 страниц, то к проекту правового акта прилагается копия части (главы, статьи) правового акта, имеющая отношение к проекту с указанием вида акта, даты, номера и заголовка. 7.18. В тех случаях, когда проект распорядительного документа предусматривает обращения с ходатайством в вышестоящие органы, к нему прилагается проект письма по данному вопросу. Письмо после подписи вместе с постановлением направляется соответствующему адресату. 7.19. Проекты постановлений во исполнение документов вышестоящих органов подготавливаются в срок не свыше десяти дней. Более длительные сроки для документов сложных по характеру исполнения определяются главой администрации города. 7.20. При подготовке проекта документа во изменение или в дополнение к ранее принятому в заголовке полностью указывается дата, номер и полное название документа. 7.21. Когда постановлением, распоряжением утверждаются самостоятельные документы (положения, инструкции, планы и т.д.) - к ним приобщаются другие документы и указываются в тексте как приложения. Приложения к распорядительным документам содержат в правом верхнем углу первого листа документа отметку по форме: Приложение к постановлению главы администрации города от 2 октября 2006 года № 305А При наличии нескольких приложений к распорядительным документам на них проставляются порядковые номера: приложение № 1, приложение № 2 и т.д. Приложения нумеруются арабскими цифрами. 7.22. При подготовке первоначальных вариантов распорядительных документов специальные бланки не применяются. 7.23. Согласование проекта распорядительного документа оформляется визами, которые включают личную подпись, должность визирующего и дату визирования. Расшифровка подписи (инициалы и фамилия) обязательна. 7.24. Фамилия исполнителя, подготовившего документ, и номер его служебного телефона располагаются в левом нижнем углу листа согласований. 7.25. Подготовленный проект распорядительного документа должен пройти предварительное согласование. Визы проставляются на листе согласований, который оформляется на оборотной стороне первого листа проекта (приложение № 11). Перед согласованием делается запись с указанием фамилии и инициалов руководителя структурного подразделения, которое вносит проект на рассмотрение. Например: Проект внесен: Суетовым А.Н. - председателем комитета по управлению имуществом г. Саратова. 7.26. Проекты документов визируются в следующей последовательности: - руководителями структурных подразделений или лицами, их замещающими, которые вносят проект; - заместителем главы администрации города в соответствии с распределением обязанностей; - председателем комитета правового обеспечения; - заместителем главы администрации города, руководителем аппарата. Проекты правовых актов, поступившие в структурные подразделения для согласования, подлежат обязательному учету и сопровождаются реестром (приложение № 12). (п. 7.26 в ред. постановления главы администрации г. Саратова от 04.06.2008 № 650) 7.27. Проекты постановлений главы администрации города по вопросам архитектуры и землепользования соответственно готовятся в комитете по архитектуре и градостроительству и в комитете по земельным ресурсам. 7.28. Проекты распоряжений главы администрации города о командировании, предоставлении отпусков заместителям главы администрации города согласовываются заместителем главы администрации города, руководителем аппарата администрации и председателем комитета правового обеспечения, начальником отдела муниципальной службы и кадров, начальником финансово-экономического отдела. В случае командирования или предоставления отпуска руководителю структурного подразделения администрации города проект согласовывается и с заместителем главы администрации города, курирующим данное структурное подразделение. Проекты распоряжений главы администрации города о назначении на должность и об освобождении от должности муниципальных служащих администрации, а также о наложении и снятии дисциплинарных взысканий согласовываются в нижеприведенной последовательности: а) заместителем главы администрации города, курирующим данную службу; б) заместителем главы администрации города, руководителем аппарата администрации; в) начальником отдела муниципальной службы и кадров; г) заведующим сектором по секретному делопроизводству и защите информации администрации города д) председателем комитета правового обеспечения администрации города. 7.29. Проект постановления (распоряжения) с листом предварительных согласований поступает в отдел делопроизводства управления по организации работы с документами аппарата администрации города (далее - отдел делопроизводства) на бумажном и электронном носителях, где он регистрируется, редактируется и подготавливается к печати на ПЭВМ, затем переносится на гербовый бланк. Тексты распорядительных документов и приложений к ним должны быть набраны в текстовом редакторе Word, за исключением штатных расписаний, и собраны в один файл. 7.30. Проект постановления (распоряжения), оформленный на гербовом бланке, в обязательном порядке визируется заместителем руководителя аппарата администрации, начальником управления по организации работы с документами. Обязательное согласование осуществляется отделом делопроизводства. Все постановления и распоряжения передаются на подпись главе администрации города или должностному лицу, имеющему право подписи. Заместитель руководителя аппарата администрации, начальник управления по организации работы с документами осуществляет контроль за правильным оформлением данных документов в соответствии с настоящей Инструкцией. 7.31. Постановления и распоряжения подписываются главой администрации города, а в его отсутствие заместителем главы администрации города, исполняющим обязанности главы администрации. Глава администрации города вправе делегировать право подписания правовых документов своим заместителям. Данная процедура оформляется отдельным документом. 7.32. Проекты постановлений нормативного характера в обязательном порядке проходят экспертизу в комитете правового обеспечения, письменное заключение прилагается к проекту документа. По вопросам, связанным с финансированием, должно быть представлено финансово-экономическое обоснование и заключение комитета по финансам в письменном виде. 7.33. Приложения готовятся в структурных подразделениях и подписываются заместителем Главы администрации города или руководителем структурного подразделения в соответствии с распределением обязанностей. 7.34. К проекту документа прилагаются исходные материалы, в том числе справка с изложением мотивов принятия проекта распорядительного документа, письменные заключения юридической службы структурного подразделения, которое вносит проект на рассмотрение, реестр на рассылку, составленный и завизированный исполнителем, с указанием адресов рассылки и количества экземпляров. 7.35. В приемных заместителей главы администрации города, руководителей структурных подразделений администрации города поступающие на согласование проекты постановлений и распоряжений администрации записываются в специальный регистрационный журнал по форме: ----T----T-----------T----------------------T---------------T-------------¬ ¦ № ¦Дата¦ Название ¦ Наименование органа, ¦ Результат ¦ Подпись ¦ ¦п/п¦ ¦ документа ¦ внесшего ¦ рассмотрения ¦ исполнителя ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ проект, Ф.И.О., ¦ (подписано - ¦ в получении ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ телефон исполнителя ¦ не подписано) ¦ и дата ¦ L---+----+-----------+----------------------+---------------+-------------- Проекты постановлений, распоряжений формируются в отдельную от других документов папку и представляются на рассмотрение руководителю не реже 1 раза в день. 7.36. Если в процессе согласования в материалах подготовки проекта имеются заключения, содержащие противоречивые замечания и позиции, то должностное лицо, вносящее проект, должно принять меры по устранению таких противоречий до представления проекта на юридическую экспертизу в комитет правового обеспечения администрации города. Если замечания не принимаются, составитель проекта документа готовит заключение (отзыв) на замечания и прилагает его к этому проекту. 7.37. Должностные лица, указанные в настоящей Инструкции, вправе в письменной форме отказать в принятии проекта на рассмотрение при наличии в проекте противоречий действующему законодательству. В этом случае проект подлежит переработке. 7.38. Не оформленные в соответствии с настоящей Инструкцией проекты постановлений и распоряжений главы администрации города управлением по организации работы с документами к переносу на номерной гербовый бланк не принимаются. При наличии дополнительных вопросов и замечаний по проекту, перенесенному на гербовый бланк, начальник управления по организации работы с документами вправе возвратить материалы исполнителю для разрешения вопросов. При передаче материалов исполнителю гербовый бланк с текстом возвращается в отдел делопроизводства. 7.39. Срок согласования или заключения по проектам постановлений (распоряжений) у должностного лица не должен превышать двух дней (для комитета правового обеспечения - трех дней, а по вопросам землепользования - до пяти дней). Проекты постановлений и распоряжений о финансировании за счет средств федерального и областного бюджета, о результатах ревизии финансово-хозяйственной деятельности структурных подразделений администрации города, муниципальных предприятий и учреждений, а также о наложении дисциплинарного взыскания визируются должностными лицами незамедлительно. Ответственность за соблюдение сроков согласования несут руководители администрации города и ее структурных подразделений. Имеющиеся у должностного лица возражения по тексту излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту документа. При этом виза на проекте не ставится до согласования текста. Если в процессе доработки в проект вносятся изменения принципиального характера, то он после решения заместителя главы администрации города, руководителя аппарата подлежит повторному визированию должностными лицами и руководителями заинтересованных организаций. Внесение изменений и дополнений в действующие распорядительные документы, внесение проектов распорядительных документов об отмене или признании утратившими силу действующих распорядительных документов осуществляется структурным подразделением, которое вносило на рассмотрение первоначальный проект. Ответственность за своевременное внесение изменений и дополнений в действующие распорядительные документы, внесение проектов распорядительных документов об отмене или признании утратившими силу действующих распорядительных документов в связи с изменением действующего законодательства несет структурное подразделение, которое вносило на рассмотрение первоначальный проект. 7.40. Постановления, распоряжения по основной деятельности и по личному составу после их подписания регистрируются в отделе делопроизводства. Постановлениям, распоряжениям главы администрации города присваиваются порядковые регистрационные номера. Распоряжениям по основной деятельности - порядковые регистрационные номера, с буквой "р" (например: 236-р), по личному составу с буквами "лс" (например: 132-лс). Нумерация ведется с начала и до конца года раздельно для постановлений, распоряжений главы администрации города по основной деятельности и по личному составу. 7.41. Все зарегистрированные постановления, распоряжения тиражируются отделом делопроизводства в соответствии с реестром рассылки, который определяется ответственным исполнителем при подготовке проекта этого нормативного акта. Допускается корректировка реестра рассылки работниками отдела делопроизводства. Затем отделом делопроизводства в трехдневный срок рассылаются согласно реестру на рассылку. 7.42. Размноженные экземпляры постановлений, распоряжений главы администрации города удостоверяются печатью протокольной части отдела делопроизводства управления по организации работы с документами администрации города (в исключительных случаях - гербовой печатью). 7.43. Постановления и распоряжения главы администрации города систематизируются работниками отдела делопроизводства с ежемесячным составлением оглавлений. 7.44. Один экземпляр градостроительного плана земельного участка на бумажном носителе, утвержденного заместителем главы администрации города по градостроительству, председателем комитета по капитальному строительству и зарегистрированного комитетом по архитектуре и градостроительству администрации города, передается в отдел делопроизводства управления по организации работы с документами администрации города с отметкой в отдельной графе журнала регистрации (журнал регистрации ведется по форме согласно приложению № 17). На первом листе градостроительного плана в правом нижнем углу проставляется регистрационный штамп (приложение № 18). По окончании календарного года указанные документы передаются на хранение в архивный отдел администрации города. (п. 7.44 введен постановлением главы администрации г. Саратова от 30.07.2008 № 1052) 8. Подготовка и оформление проектов решений Саратовской городской Думы, иных вопросов (информации, отчетов, планов), вносимых на рассмотрение в Саратовскую городскую Думу (введен постановлением главы администрации г. Саратова от 18.10.2007 № 925) 8.1. Проекты решений Саратовской городской Думы разрабатываются на основании федерального законодательства, законов Саратовской области, решений Саратовской городской Думы, а также иных нормативных правовых актов. Проекты решений разрабатываются структурными подразделениями администрации города в соответствии с их компетенцией, согласно функциональным обязанностям. 8.2. Проекты решений вносятся на рассмотрение в Саратовскую городскую Думу в порядке, определенном Регламентом Саратовской городской Думы, утвержденным решением Саратовской городской Думы от 27.03.2006 № 1-4. 8.3. Ответственность за качество проектов решений, формирование пакета документов, определенных Регламентом Саратовской городской Думы, за нарушение порядка и сроков подготовки и предоставления на подпись главе администрации города Саратова несут руководители структурных подразделений, которые являются разработчиками проектов. 8.4. Предоставление проектов решений, иных материалов главе администрации города осуществляется через управление по организации работы с документами аппарата администрации города. 8.5. Формирование пакета документов, представляемых одновременно с проектом решения, осуществляется в следующем порядке: 8.5.1. Разработчик проекта решения составляет пояснительную записку, финансово-экономическое обоснование, перечень правовых актов, отмены, изменения, дополнения или принятия которых потребует принятие проекта. В целях получения квалифицированной помощи при составлении финансово-экономического обоснования структурные подразделения администрации города без прав юридического лица вправе обращаться в комитет по экономике администрации города и комитет по финансам администрации города. 8.5.2. Проекты решений Думы направляются разработчиками на заключения в следующей последовательности: - профильному, а также другому задействованному структурному подразделению администрации города по вопросам, входящим в их компетенцию; - комитету по финансам администрации города для выводов по вопросам, входящим в его компетенцию; - комитету по экономике администрации города для выводов по вопросам, входящим в его компетенцию; - комитету правового обеспечения администрации города для выводов по вопросам, входящим в его компетенцию. 8.5.3. Срок подготовки заключений комитетом по экономике, комитетом по финансам, комитетом правового обеспечения администрации города по представленным проектам решений - десять дней, для остальных структурных подразделений администрации города - три дня. 8.5.4. Руководители структурных подразделений, являющиеся ответственными за подготовку и внесение вопросов (информации, отчетов, проектов решений, планов) на рассмотрение в городскую Думу, представляют подготовленные материалы главе администрации города не позднее чем за две недели до даты, определенной Планом работы или иным документом городской Думы. 9. Подписание документов и снятие копий 9.1. Отпечатанные и согласованные с заинтересованными лицами документы передаются на подпись. При передаче документа на подпись исполнитель обязан проверить правильность его составления и оформления, наличие виз и приложений. Подготовленный документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился. 9.2. Подпись ставится на первом экземпляре документа. В состав подписи входит: наименование должности, инициалы и фамилия руководителя, подписавшего документ. Подпись может выделяться жирным шрифтом или курсивом. Подписание документа, на котором обозначена подпись одного должностного лица, другим должностным лицом (путем проставления предлога "за" или косой чертой перед наименованием должности подписывающего) не разрешается. В этом случае необходимо указывать фактическую должность лица, подписавшего документ, и его фамилию. Факсимиле ставится на документах только по личному указанию руководителя, которому оно принадлежит. 9.3. На документах, требующих особого удостоверения их подлинности: удостоверениях, договорах, доверенностях, уставах, титульных списках, финансовых и в других предусмотренных нормативными актами случаях ставится гербовая печать. 9.4. Копия соответствующего документа администрации воспроизводится на бланке, заверяется подписью начальника соответствующего отдела и печатью. Архивные копии выдаются в соответствии с Положением об архивном отделе. 10. Машинописные и копировально-множительные работы. Звукозапись мероприятий 10.1. Печатание служебных документов за подписью главы администрации города, его заместителей выполняется в соответствующих структурных подразделениях. Выдачу бланков постановлений, распоряжений, писем и их учет осуществляет отдел делопроизводства. 10.2. Для печатания принимаются только служебные материалы. Печатание под диктовку не допускается. Расшифровка и печатание служебных документов и материалов с магнитных носителей осуществляется в соответствующих структурных подразделениях. 10.3. Все документы для печатания должны быть тщательно отредактированы, исполнитель обязан проверить рукопись документа. Особое внимание должно быть обращено на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов, географических названий, наименований организаций, цифр, дат. Сокращения слов применяются только общепринятые. Рукописи, написанные неразборчиво, карандашом или красными чернилами, к печатанию не принимаются. 10.4. Письма за подписью руководителей структурных подразделений администрации города, которым предоставлено право самостоятельно вести переписку, печатаются на бланках структурных подразделений. 10.5. Служебные документы, подлежащие размножению на множительных аппаратах, должны быть тщательно подготовлены, оригиналы печатаются на белой бумаге. 10.6. Копировально-множительные работы (размножение служебных документов) в аппарате администрации города выполняет копировально-множительное бюро. Объемные материалы (свыше 100 печатных листов формата А4) размножаются в типографии. 10.7. Размножение документов производится по заявке, подписанной руководителем структурного подразделения (приложение № 13). Заявки выполняются в порядке очередности их поступления. В отдельных случаях при необходимости срочного размножения документов очередность определяется заместителем руководителя аппарата администрации города, начальником управления по организации работы с документами. Учет копируемых документов ведется по заявкам и по показаниям счетчиков копировальных машин. Размножение постановлений и распоряжений главы администрации города производится в соответствии с реестром на рассылку. Не допускается необоснованное размножение документов, неэкономное расходование бумаги и расходных материалов. 10.8. Размножение бланков не допускается. 10.9. Звукозапись мероприятий, проводимых главой администрации города и его заместителями, осуществляется отделом автоматизированных систем управления и связи. Расшифровка и распечатка звукозаписи мероприятий ведутся как непосредственно в процессе проведения мероприятий, так и после их завершения по согласованию организаторов с начальником отдела организационной работы. 10.10. Стенограмма при расшифровке звукозаписи печатается в соответствии с требованиями настоящей Инструкции по выполнению машинописных работ. На лицевой стороне последнего листа каждого экземпляра стенограммы пишется слово "диктозапись", указывается фамилия работника, ответственного за расшифровку диктофонной записи, проставляется дата. 11. Подготовка и оформление документов заседаний и совещаний 11.1. Организационно-техническое и документационное обеспечение заседаний и совещаний, проводимых главой администрации города, его заместителями осуществляется отделом организационной работы. 11.2. Подготовку иных заседаний и совещаний, документов к ним и оформление протоколов осуществляют соответствующие структурные подразделения. 11.3. В протоколе указываются дата, время и место проведения заседаний и совещаний, состав участников, обсуждаемые вопросы, инициалы, фамилия и должность председательствующего. 11.4. По каждому рассмотренному вопросу в протоколе указываются выступающие, содержание принятого решения, ответственные за исполнение, срок исполнения. 11.5. Общие требования к оформлению протокола совещания (заседания). 11.5.1. В заголовок текста протокола следует включать наименование совещательного органа, которым проводится совещание 11.5.2. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. 11.5.3. Вводная часть текста располагается под реквизитом "Заголовок", состоит из разделов: "Председатель", "Присутствовали", "Повестка дня", а в тексте протокола заседаний коллегии администрации могут быть также разделы "Постоянные участники заседаний" и "Приглашенные". В разделе протокола "Председатель" указываются должность, инициалы и фамилия председателя совещания. В разделе протокола совещания "Присутствовали" при количестве участников свыше 15 человек указывается, как правило, общее количество присутствующих. К протоколу прилагается список (регистрационный лист) участников совещания. При количестве участников до 15 человек в протоколе совещания в разделе "Присутствовали" перечисляются фамилии всех участников совещания в последовательности, соответствующей занимаемой должности, и с разбивкой по вопросам повестки дня. В разделе "Повестка дня" перечисляются вопросы, подлежащие рассмотрению на совещании (заседании). Вопросы располагаются в порядке их важности или сложности и установленного времени рассмотрения. Формулируется вопрос, как правило, в именительном падеже или с использованием обобщающей фразы, отвечающей на вопрос о чем?, например: "Об итогах...", "О деятельности...". 11.5.4. Основная часть текста протокола делится на разделы, нумерация которых должна соответствовать нумерации пунктов повестки дня совещания (заседания). Разделы строятся по единой схеме: 1. СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ; 2. СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ и т.д. Содержание разделов зависит от формы изложения протокола - краткой или полной. Протокол краткой формы изложения составляется в случае ведения стенограммы совещания (заседания). В протоколе краткой формы изложения в разделе "СЛУШАЛИ" указываются только фамилии докладчиков, а в разделах "ВЫСТУПИЛИ" фамилии выступавших в прениях по каждому вопросу повестки дня. При этом тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу, в котором делают ссылку "Текст доклада прилагается". Раздел "ВЫСТУПИЛИ" может отсутствовать, если протокольное решение принимается без обсуждения. В протоколе полной формы изложения в разделах "СЛУШАЛИ" излагается краткое содержание докладов по вопросам повестки дня, в том числе вопросов к докладчику и ответов на них (слова "вопрос" и "ответ" указывать не следует, вместо них проставляются инициалы и фамилии спрашивающего и отвечающего). В разделе "РЕШИЛИ" излагается текст принятых на совещании (заседании) решений с указанием конкретных исполнителей и сроков исполнения. 11.6. Протоколы заседаний и совещаний при необходимости тиражируются и рассылаются исполнителем для организации работы по выполнению решения. 11.7. При необходимости делаются выписки из протоколов совещаний и заседаний. В правом верхнем углу указывается слово "ВЫПИСКА". Выписка заверяется секретарем совещания. 12. Регистрация и отправка документов 12.1. Корреспонденция, отправляемая из администрации, подлежит регистрации. Номером ответного документа является индекс структурного подразделения администрации, номер дела по номенклатуре и входящий номер документа. В регистрационной карточке делается соответствующая отметка. Исходящим номером ответа на обращение граждан или направления его в другие организации является регистрационный номер жалобы, индекс структурного подразделения и первая буква фамилии заявителя. 12.2. Вторые экземпляры (копии документов) адресованных Президенту Российской Федерации, Председателю Правительства Российской Федерации, Председателю Совета Федерации и Председателю Государственной Думы, Федерального Собрания Российской Федерации, губернатору области должны быть завизированы должностным лицом не ниже заместителя главы администрации города или лицом, его замещающим, в другие адреса - исполнителем. 12.3. Исходящие инициативные письма и письма, адресованные в вышестоящие органы, регистрируются в секторе служебной корреспонденции на ПЭВМ и заполняются карточки. Исходящие номера этих документов состоят из индекса структурного подразделения и порядкового регистрационного номера. 12.4. Перед отправкой документов исполнитель обязан проверить наличие всех страниц документа и правильность их расположения, оформления и адресования, наличие подписей, виз, приложений, ссылки на номер и дату запроса (если дается ответ на запрос), сделать соответствующие отметки в карточке после этого передать отправление в сектор служебной корреспонденции. При отправлении документа, подлежащего возврату, в правом верхнем углу первой страницы ставится штамп "подлежит возврату". 12.5. Исходящая корреспонденция отправляется в день ее получения, кроме бандеролей и посылок, требующих времени для упаковки. Телеграммы и срочная корреспонденция отправляются немедленно. При получении документов для отправки работники сектора служебной корреспонденции проверяют наличие подписей, исходящих номеров, а также приложений, о которых указано в основном или сопроводительном документе. 12.6. Исходящая корреспонденция для отправки почтой должна быть исполнителем запечатана в конверты с указанием адресата и номера отправляемого документа, составлен реестр по форме, утвержденной органами связи. 12.7. Доставка корреспонденции в здании администрации осуществляется работниками сектора служебной корреспонденции, которые вручают документы под роспись в реестре. В исключительных случаях допускается вызов в администрацию работников подведомственных организаций для вручения срочной корреспонденции. 13. Основные положения работы с письмами граждан 13.1. Письменные заявления, жалобы и предложения граждан (далее письменные обращения), поступившие в администрацию города, регистрируются в отделе по организации личного приема и работы с обращениями граждан (далее отдел) в автоматизированном режиме ПЭВМ по специальной программе. Реквизиты регистрации вносятся в учетную карточку: фамилия, имя, отчество заявителя, дата поступления, подробный адрес заявителя, регистрационный номер обращения, состоящий из индекса структурных подразделений администрации города и порядкового номера, краткое содержание вопроса, фамилия руководителя администрации города в соответствии с распределением обязанностей между руководителями администрации города, кому направляется обращение для рассмотрения. 13.2. Все обращения граждан подлежат обязательной регистрации в день их поступления и проверяются на: - определение правильности адресования. Письменные обращения, содержащие вопросы, решение которых не входит в компетенцию органа местного самоуправления или должностного лица, направляются в течение 7 дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения, за исключением обращений не поддающихся прочтению; - наличие указанных приложений, документов и других материалов. 13.3. Все зарегистрированные обращения граждан проверяются на повторность поступления. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный срок его рассмотрения, или заявитель не согласен с ответом на его обращение. Повторное обращение, а также обращение одного и того же гражданина (коллектива граждан) по одному и тому же вопросу, направленное им в различные адреса, а затем поступившие в отдел, учитывается под регистрационным номером первого обращения. 13.4. Конверты с надписью "Лично" не вскрываются и регистрируются по данным, имеющимся на конверте, с последующей передачей адресатам лично в течение суток с момента регистрации. 13.5. Данные о зарегистрированных документах хранятся не менее 5 лет. По истечении пяти лет документы по обращениям граждан подлежат уничтожению в установленном порядке. 13.6. Зарегистрированные обращения, в зависимости от их содержания, направляются главе администрации города, его заместителям согласно распределению обязанностей и другим должностным лицам. Копии поручений с письмами граждан и материалами по результатам исполнения поручений и с копиями ответов заявителям возвращаются в обработанном состоянии в отдел для учета и хранения. 13.7. Если поручение по обращению дано нескольким руководителям, то работу по его рассмотрению координирует руководитель, указанный в резолюции первым. 13.8. Передача обращений от одного руководителя органа местного самоуправления другому или в другое структурное подразделение осуществляется по их согласованию с отметкой о движении документов в реестре поступающих обращений и только через отдел. 13.9. Ежедневно специалисты отдела готовят реестр на зарегистрированные обращения граждан и направляют их в структурные подразделения администрации города. Работники структурных подразделений администрации города, ответственные за делопроизводство, получают зарегистрированные обращения граждан под роспись. 13.10. Письменные обращения граждан, поступившие с поручением руководителей органов государственной власти, регистрируются в отделе и контролируются в приемных заместителей главы администрации города. 13.11. Письменные обращения рассматриваются в структурных подразделениях администрации города в сроки установленные в сопроводительном письме или резолюции. При необходимости допустимо продление сроков в соответствии с ч. 2 ст. 12 Федерального закона "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" с уведомлением заявителя и отдела. 13.12. Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры, дан ответ заявителю в письменной форме и, если требуется, организации, из которой поступило заявление. Ответ на обращение должен быть полным, обоснованным, содержать, при необходимости, ссылки на нормативные правовые акты, разъяснять дальнейший порядок действий гражданина. При этом в ответах на обращения должны употребляться только официально принятые сокращения, обозначения и термины. Ответ на обращение подписывается руководителем органа местного самоуправления, должностным лицом либо уполномоченным на то лицом. Представляемые на подпись ответы на обращения граждан должны быть завизированы исполнителем, ответственным за их подготовку, с указанием его фамилии, имени, отчества, номера служебного телефона и даты. 13.13. Ответы заявителям оформляются и печатаются на бланках формата А4, А5, шрифтом Times New Roman, размер № 14 через один интервал. При направлении ответа заявителю реквизиты адресата должны включать полный почтовый адрес и быть оформлены в следующей последовательности: - имя, отчество, фамилия заявителя (в дательном падеже); - индекс; - полный адрес (название населенного пункта, улица, номер дома, номер квартиры). 13.14. Обращения граждан снимаются с контроля, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, заявителю дан ответ в письменной или устной форме, при необходимости результаты рассмотрения сообщены заинтересованным организациям или должностным лицам, а также, если документально подтверждено их исполнение. 13.15. Обращения граждан после их рассмотрения должны быть возвращены со всеми относящимися к ним материалами в отдел для централизованного формирования дел. Формирование и хранение дел у исполнителя запрещается. 13.16. Прием граждан главой администрации города, его заместителями, а также другими должностными лицами проводится в установленные и доведенные до сведения граждан дни и часы согласно графику, утверждаемому главой администрации города. На личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий личность. 13.17. Контроль за исполнением поручений по результатам приема граждан осуществляется в отделе. 13.18. В целях обеспечения своевременного рассмотрения обращений граждан и устранения недостатков отдел проводит анализ работы с обращениями граждан и ежемесячно представляет отчет руководящим работникам администрации города. 14. Обеспечение сохранности документов, печатей, бланков 14.1. Лица, ответственные за ведение делопроизводства, обязаны обеспечить сохранность находящихся у них документов. Дела, с момента заведения их в делопроизводстве и до сдачи в архив или уничтожения, должны храниться в рабочих комнатах или в специально приспособленных закрывающихся помещениях, шкафах, располагаться вертикально корешками наружу, предохраняться от пыли и воздействия солнечного света. На корешке каждого дела указывается его индекс в соответствии с номенклатурой. Перечень индексов прикрепляется на внутренней дверце шкафа. Последовательность расположения дел на полке должна соответствовать последовательности заголовков по номенклатуре. 14.2. Администрацией города используются следующие печати: - круглая печать с изображением герба города Саратова ставится на подпись главы администрации и его заместителей в договорах, свидетельствах, актах, при оформлении финансовых документов на получение денежных средств; - малая круглая печать с изображением герба города Саратова ставится на удостоверения работников администрации, назначенных главой администрации города; - круглая печать "Отдел муниципальной службы и кадров" ставится на документы по личному составу; - круглая печать "Управление по организации работы с документами" ставится на копиях постановлений, распоряжений главы администрации города; - круглая печать "Для документов № I" ставится на подпись руководителя структурного подразделения, подпись которого необходимо удостоверить печатью; - круглая печать "Для документов № 2" ставится на пакетах и реестрах при получении и отправлении корреспонденции через фельдъегерскую и спецсвязь, при оформлении телеграмм; 14.3. Оттиск печати ставится на документах в указанных местах. При этом оттиск должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. На факсимильную подпись гербовые печати не ставятся. 14.4. Изготовление печатей производится по указанию заместителя главы администрации города, руководителя аппарата с обязательным согласованием с комитетом правового обеспечения администрации города. Заявки на их изготовление направляются в административно-хозяйственный отдел для размещения и исполнения заказов. 14.5. Ответственность за хранение, правильное использование печатей, штампов и бланков документов администрации города возлагается: - круглых печатей: с гербом города Саратова, "Управление по организации работы с документами", "Для документов № 1", - на заместителя руководителя аппарата, начальника управления по организации работы с документами администрации города; - малой круглой печати с гербом города Саратова, круглой печати "Отдел муниципальной службы и кадров" - на начальника отдела муниципальной службы и кадров администрации города; - круглой печати "Для документов № 2" - на заведующего сектором служебной корреспонденции управления по организации работы с документами администрации города; - круглых печатей структурных подразделений администрации города соответственно на их руководителей; - бланков писем, постановлений, распоряжений - на начальника отдела делопроизводства. Печати, штампы и бланки подлежат хранению только в сейфах или металлических шкафах. 14.6. В случае утери печатей и штампов незамедлительно ставится в известность заместитель главы администрации города, руководитель аппарата администрации. 14.7. Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы сдаются заместителю руководителя аппарата администрации, руководителю начальнику управления по организации работы с документами администрации города. 14.8. Гербовые бланки являются полиграфической продукцией, подлежащей учету. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в учетно-регистрационных журналах гербовых бланков. На гербовых бланках типографским способом проставляются порядковые номера, а в необходимых случаях - серии этих номеров. Гербовые бланки изготавливаются в полиграфических и штемпельно-граверных предприятиях, имеющих лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне. Заказ исполняется административно-хозяйственным отделом аппарата администрации города в установленном порядке. 15. Составление номенклатуры дел. Формирование дел, последующее хранение и использование документов 15.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в администрации города и ее структурных подразделениях, с указанием сроков их хранения, оформления в установленном порядке. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и индексации дел, определения сроков их хранения. Качество номенклатуры дел определяется тем, насколько она способствует единой системе формирования дел, обеспечения их учета, быстрому поиску документов, ориентации исполнителей при направлении документов в дела. Номенклатура дел в администрации города и ее структурных подразделениях составляется по структурному признаку. 15.2. Исполненные и оформленные надлежащим образом документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел (приложение № 14). 15.3. Номенклатура дел ежегодно разрабатывается начальником архивного отдела и ответственными за делопроизводство структурных подразделений администрации города. Не позднее 1 декабря соответствующие разделы сводной номенклатуры утверждаются руководителями структурных подразделений. 15.4. Номенклатура дел включает в себя все виды документов, образующихся в процессе деятельности администрации города и ее структурных подразделений. Систематизация дел, включаемых в номенклатуру, проводится по вопросам и темам, определяющим содержание документов, с указанием их разновидности. В конце каждого раздела оставляется несколько резервных номеров для внесения вновь образовавшихся дел. 15.5. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления, распоряжения и приказы вышестоящих органов власти и органов местного самоуправления, располагаются перед заголовками дел с организационно-распорядительной документацией структурного подразделения. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы. Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов. 15.6. Индексом дела в номенклатуре является его порядковый номер. Дела по вопросам, которые решаются в течение двух или более лет (переходящие), вносятся в номенклатуру каждого года с одним и тем же номером. 15.7. Номенклатура дел предусматривает формирование документов постоянного хранения отдельно от документов временного хранения. 15.8. На основании номенклатуры дел структурных подразделений администрации города, не имеющих статуса юридического лица, составляется сводная номенклатура дел. В ней учитываются все документы, образующиеся в процессе деятельности администрации города. 15.9. Сводная номенклатура дел на следующий год утверждается заместителем главы администрации города, руководителем аппарата не позднее 15 декабря. Архивным отделом администрации города в структурные подразделения направляются выписки из соответствующих разделов утвержденной сводной номенклатуры дел. В течение года при соответствующих согласованиях с заместителем Главы администрации города, руководителем аппарата администрации в утвержденную номенклатуру дел могут вноситься изменения и дополнения. 15.10. Структурные подразделения администрации города, имеющие статус юридического лица, при помощи архивного отдела разрабатывают собственную номенклатуру дел по аналогии со сводной номенклатурой дел администрации города, учитывая специфику структурного подразделения. 15.11. Номенклатура дел на следующий год в структурных подразделениях администрации города, имеющих статус юридического лица, согласованная с начальником архивного отдела, утверждается руководителем структурного подразделения не позднее 15 декабря текущего года. 15.12. При оформлении дел необходимо: - раздельно группировать дела постоянного и временного сроков хранения; - проверять соответствие документов заголовку дела по номенклатуре, группировать в деле документы одного года; - проверять правильность оформления документов, т.е. наличие необходимых подписей, дат и номеров, отметок об исполнении, подписей должностных лиц, заверяющих копии; - включать в дела по одному экземпляру каждого документа, изымать лишние экземпляры и черновики документов, удалять скрепки и булавки; - документы в делах располагать в хронологическом порядке. В необходимых случаях соблюдать логическую последовательность, т.е. документ-ответ помещать после документа-запроса. Приложения присоединять к документам, к которым они относятся (приложения большого объема выделять в отдельные тома). 15.13. В каждый том (дело) рекомендуется подшивать не более 250 листов. При большем количестве документов, относящихся к данному делу, формируется несколько томов под одним номером. В конце каждого дела оформляется заверительная надпись. 15.14. Неисполненные и подлежащие возврату документы подшивать в дела запрещается. 15.15. Для структурных подразделений администрации города предельные сроки временного хранения архивных документов - пять лет. Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2005 году, начинается с 1 января 2006 года. 15.16. Во всех структурных подразделениях со статусом юридического лица должна быть создана приказом или распоряжением руководителя структурного подразделения постоянно действующая экспертная комиссия. Экспертная комиссия создается для организации и подготовки документов к передаче в архив, либо уничтожению, а также в случае необходимости продления сроков временного хранения документов. 15.17. Документы пятилетнего и менее сроков хранения в архив не сдаются, а уничтожаются в структурных подразделениях администрации города по акту, согласованному с экспертной комиссией и утвержденному руководителем структурного подразделения (приложение № 15) 15.18. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемно-сдаточной накладной, в которой указывается дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляется под контролем работника ответственного за делопроизводство. 15.19. Документы со сроком хранения более пяти лет передаются на хранение в архивный отдел администрации города на основании акта. Акт составляется в двух экземплярах. Один экземпляр, заверенный печатью и подписью начальника архивного отдела, возвращается в структурное подразделение. (Приложение № 16) Дела, оформленные с нарушением установленных правил, возвращаются исполнителю для дооформления. 15.20. Дела и копии документов, хранящиеся в архиве, предоставляются работникам администрации города для работы в помещении архива или под расписку во временное пользование (не более одного дня) вне архива. Подлинники постановлений и распоряжений для работы вне архивохранилища не выдаются. Приложение № 1 к Инструкции по работе с документами в администрации г. Саратова ПЕРЕЧЕНЬ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ, НЕ ПОДЛЕЖАЩЕЙ РЕГИСТРАЦИИ В КАНЦЕЛЯРИИ 1. Книги, газеты, журналы, бюллетени и другие периодические издания. 2. Рекламные извещения, проспекты с научно-технической информацией, плакаты, прейскуранты, программы и повестки дня конференций, совещаний и заседаний, другие справочно-информационные материалы, присланные для сведения. 3. Поздравительные открытки, телеграммы и пригласительные билеты. 4. Копии писем, сводки к информации, присланные для сведения. 5. Статистические сборники, документы и формы статистической отчетности. 6. Счета, квитанции, договоры, накладные, сметы, заявки, графики, учебные программы, планы, нормы расходов материалов, бухгалтерские документы. 7. Анонимная корреспонденция и корреспонденция без обратного адреса. 8. Переписка внутри администрации города. Приложение № 2 к Инструкции по работе с документами в администрации г. Саратова Форма электронной регистрационной карточки --------------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------------- Вх. № ______ от _________ Вид корреспонденции _____________ Ответ № _______ от ____________ Исх. № ____ от _________ Характер Поступило -------------------------------Корреспондент------------------------------- Имя ____________________________________ Адрес ___________________________________ ___________________________________ Организация _____________________________ ---------Краткое содержание----------------------------Исполнение---------- Код: ___________________________ Адресовано: ____________________ Кол. листов: ___________________ Кол. экз.: _____________________ Предыдущее Исполнители: ___________________ обращение: Дата ___________ ___________________ Номер __________ Переотметки: ___________________ ___________________ Приложение № 3 к Инструкции по работе с документами в администрации г. Саратова Форма регистрационного штампа -----------------------------------------¬ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Администрация г. Саратова ¦ ¦ ¦ ¦ Дата: ________ Время: _________ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L----------------------------------------- Приложение № 4 к Инструкции по работе с документами в администрации г. Саратова -----------------------------------------------------------------¬ ¦ Регистрационная карточка ¦ ¦ ¦ +----------------------------------------------------------------+ ¦Корреспондент ¦ ¦Ф.И.О. ¦ ¦Адрес ¦ ¦Организация ¦ ¦ ¦ +----------------------------------------------------------------+ ¦Дата исх. № документа ¦ Входящий № и дата ¦ ¦ ¦ регистрации документа ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +----------------------------------------------------------------+ ¦Краткое содержание: ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +----------------------------------------------------------------+ ¦Резолюция: ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Планируемая ¦ ¦Автор: Дата резолюции: Дата исполнения: ¦ +----------------------------------------------------------------+ ¦Ознакомлены: ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +----------------------------------------------------------------+ ¦Отметка об исполнении: ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Дата: Дело № ¦ L----------------------------------------------------------------- Приложение № 5 к Инструкции по работе с документами в администрации г. Саратова Форма учета входящей корреспонденции ----------T-------------T----------T--------------T----------T------------¬ ¦ Вх. № ¦Корреспондент¦ Краткое ¦Резолюция или ¦Отметка оᦹ дела, где ¦ ¦/индекс/ ¦ дата и № ¦содержание¦кому направлен¦исполнении¦ находится ¦ ¦ и дата ¦ /индекс/ ¦ ¦ документ ¦ ¦документ или¦ ¦документа¦поступившего ¦ ¦ ¦ ¦ копия ¦ ¦ ¦ документа ¦ ¦ ¦ ¦ документа ¦ L---------+-------------+----------+--------------+----------+------------- Приложение № 6 к Инструкции по работе с документами в администрации г. Саратова Лист-заместитель документа в деле -----------T------------------------T-----------------T-------------------¬ ¦ N, дата ¦Дата выдачи и кем выдан ¦ Дата возврата ¦ Ф.И.О., должность ¦ ¦документа ¦ документ (подпись, ¦(до какого числа ¦ работника, ¦ ¦ ¦ расшифровка подписи) ¦ выдан документ) ¦выдавшего документ ¦ +----------+------------------------+-----------------+-------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L----------+------------------------+-----------------+-------------------- (Формат А5) Приложение № 7 к Инструкции по работе с документами в администрации г. Саратова Форма регистрации приема и передачи служебной информации по факсимильной связи -----------T-----------------------------------------T--------------------¬ ¦Дата/время¦ Адресат ¦ Исполнитель ¦ ¦ +-------------T-------------T-------------+ ¦ ¦ ¦ город ¦телефон, факс¦ кому ¦ ¦ +----------+-------------+-------------+-------------+--------------------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ +----------+-------------+-------------+-------------+--------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +----------+-------------+-------------+-------------+--------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L----------+-------------+-------------+-------------+--------------------- Приложение № 8 к Инструкции по работе с документами в администрации г. Саратова СХЕМЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка 2. Состав реквизитов документов При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты: 01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации;. 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации; 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КГШ); 07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации; 10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа; 15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа; 21 - отметка о наличии приложения; 22 - подпись; 23 - гриф согласования документа; 24 - визы согласования документа; 25 - оттиск печати; 26 - отметка о заверении копии; 27 - отметка об исполнителе; 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 - отметка о поступлении документа в организацию; 30 - идентификатор электронной копии документа. Приложение № 9 к Инструкции по работе с документами в администрации г. Саратова ОСОБЕННОСТИ НАПИСАНИЯ ДАТ, ЧИСЕЛ И УПОТРЕБЛЯЕМЫХ СОКРАЩЕНИЙ СЛОВ I. Написание дат и чисел 1. Способы датирования документов. Для подписания, утверждения и согласования документов используются словесно-цифровой и цифровой способы датирования. Словесно-цифровой способ датирования применяется при написании дат в текстах правовых актов, протоколов, поручений, финансовых документов, писем, служебных записок, телеграмм (например: 13 октября 1996 года). Цифровой способ датирования используется при визировании, написании резолюций, проставлении отметок о прохождении и исполнении документа, передаче телефонограмм, оформлении заказов на размножение документов и в иных случаях. При этом дата оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 15 мая 2001 года следует оформлять 15.05.2001 (в конце точка не ставится). Допускается оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2001.05.15. 2. Оформление дат в текстах документов. Даты и календарные сроки в тексте проектов документов рекомендуется писать следующим образом: 3 ноября 1996 года, в ноябре 1996 года, в первом полугодии 1996 года, в I квартале 1996 года, за 11 месяцев 1996 года, в 1996 году, бюджет на 1996 год, с 1988 по 1996 год, в 1993-1996 годах. В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные: Восьмое марта, Новый год, День российской печати, но: День Победы, Рождество Христово. Если начальное порядковое числительное в таком названии написано цифрой, то с прописной буквы пишется следующее за ним слово. Порядковое числительное при этом не имеет наращения: 8 Марта. Порядковое числительное пишется словами и со строчной буквы в словосочетаниях типа: представители Российской Федерации на восемьдесят пятом заседании Генеральной Ассамблеи ООН. Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с наращением: 8-й ряд, 80-е годы. Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, пишутся без наращения: II очередь строительства. Если подряд идут два порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами и разделенных запятой или соединенных союзом, падежное окончание наращивается у каждого, например: 5-й, 6-й класс; 9-е и 10-е классы; в 8-й или 9-й класс; советники государственной службы 2-го и 3-го классов. Если несколько (более двух) порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, идут подряд, падежное окончание наращивается только у последнего, например: ученики 5, 7, 9-х классов; референты государственной службы 1, 2 и 3-го классов. Если два порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, написаны через тире, то падежное окончание наращивается только у второго, например: 8 - 10-е классы, 50 - 60-е годы, в 20 - 30-х годах. Не требуют наращения падежных окончаний такие порядковые числительные, обозначенные арабскими цифрами, как номера томов, глав, страниц, иллюстраций, приложений и т.п., если родовое слово предшествует числительным, например: в томе 6, в главе 5, на странице 85, на рисунке 15, в таблице № 8, из приложения № 6. Знак номера ставится перед порядковыми номерами приложений и таблиц, но не ставится перед порядковыми номерами иллюстраций, глав, страниц, например: приложение № 2, таблица № 1, глава 4, страница 5. Римскими цифрами (без наращения падежного окончания) по традиции принято обозначать века, кварталы, порядковые номера конференций, конгрессов, международных объединений, ассамблей, годовщин, спортивных состязаний, например: XX век, XIX-ХХ века, XX столетие I квартал, II квартал, III квартал, IV квартал X Международный астрономический съезд XII Олимпийские игры XXV Всемирная ассамблея здравоохранения. 3. Написание чисел. Для написания чисел используется буквенная (четыре пишущие машины), цифровая (20 печатных листов) и буквенно-цифровая (130-тысячный) формы чисел. Буквенно-цифровая форма чисел рекомендуется для обозначения крупных круглых чисел в виде сочетания цифр с сокращениями тыс., млн., млрд.: 5 тыс. рублей, 12 млн. рублей, 20 млрд. рублей. Составные количественные числительные пишутся раздельно в полной или сокращенной форме: один миллион девятьсот сорок пять тысяч шестьсот сорок один рубль (1945641 рубль). В тексте составные количественные числительные рекомендуется писать цифрами, а в начале абзаца - словами. Если при числе дано сокращенное обозначение единицы измерения, число (даже однозначное) должно быть дано цифрами, например: 3 л, 12 г, 580 кг. Если в предложении наряду с однозначными часто встречаются и многозначные количественные числительные, в целях унификации следует и однозначные количественные числительные писать цифрами, за исключением числительных в косвенных падежах, например: в библиотеку поступило 5 компьютеров, а в архив - 3 или: в библиотеке не хватает трех машин, в архиве - двух. Названия единиц измерения в тексте постановлений, распоряжений рекомендуется писать: 5 тыс. метров, 16 тонн, 120 кв. метров, 60 куб. метров, 20 млн. тонн; в приложениях - сокращенно: 5 тыс. м, 16 т, 120 кв. м, 60 куб. м, 20 млн. т. Существительное после дробного числа согласуется с дробной его частью и ставится в родительном падеже единственного числа: 28,5 метра, 46,2 кв. метра, но 28,5 тыс. метров. При обозначении количества предметов, а также количества людей не употребляются слова "штук", "человек": 10 автомобилей, а не 10 штук автомобилей; 5 программистов, а не 5 человек программистов. Но пишется: 10 листов бумаги. Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся: 150-летие, 3-месячный срок, 25-процентный, 3-дневный, 1-, 2- и 3-секционные шкафы. Если в документе встречаются выражения с числительными типа 1,95 раза, то в том же документе подобные числительные, которые обычно рекомендуется писать словами, также пишутся цифрами, например:... при увеличении скорости в 1,95 раза производительность труда увеличится в 1,5 раза... (но не "в полтора раза"). Числа приблизительные, когда они стоят на втором месте, рекомендуется писать словами, например:... получено пачек двести бумаги...,... человек триста. В номерах телефонов принято отделять дефисом (или пробелом) справа налево по две цифры, например: 45-12, 3-45-12, 29-02-10, 123-45-12 (или 45 12,..., 123 45 12). В номерах автомобилей части двойного номера соединяются дефисом или разделяются пробелом, например: 17-98 ММТ или 15 51 ОЛМ. Между частями двойного номера дома ставится косая черта, например: ул. Ильинка, д. 90/2. Литера пишется слитно с номером дома, например: Пушкинский пер., д. 7а. Знаки номера, параграфа, процентов, градуса, минуты и секунды ставятся только при цифрах, к которым они относятся, и в заголовках граф табличных форм. Когда цифры пишутся словами, знаки номера, параграфа, процентов и т.п. также пишутся словами. Знаки N, §, % и т.д. при нескольких числах (т.е. когда они обозначают соответствующие понятия во множественном числе) не удваиваются и ставятся только один раз, до или после ряда чисел. Математические обозначения =, <, >, +, - и др. допускается применять только в формулах; в тексте документов их необходимо передавать словами равно, меньше, больше, плюс, минус. При оформлении дат, календарных сроков, денежных выражений, а также в названиях праздников и знаменательных дат не рекомендуется отрывать словесные выражения от цифровых, переносить их на другую строку или страницу. Не рекомендуется также отрывать знаки номера, параграфа, процентов, градуса, минуты и секунды от соответствующих цифр. В этих целях между цифровыми и словесными выражениями проставляется жесткий пробел. II. Написание часто употребляемых сокращений слов 1. Требования к употреблению сокращений слов и наименований. В постановлениях и распоряжениях губернатора (правительства) области следует избегать употребления сокращенных слов, наименования упоминаемых органов, учреждений и организаций приводятся в полном соответствии с их официальным наименованием. В официальных документах не допускается употребление сокращения "РФ" вместо слов "Российская Федерация". При необходимости многократного употребления наименования органа, его подразделения, учреждения, организации в рамках одного документа при первом упоминании приводится его полное, а в скобках сокращенное наименование. 2. Написание буквенных аббревиатур. Аббревиатуры, читаемые по названиям букв, не склоняются и пишутся прописными буквами. Например: МВД, МГУ, ООН. Аббревиатуры, читаемые по слогам, склоняются и пишутся: прописными буквами, если образованы от имени собственного, например: МИД, ВАК, (МИДа, ВАКу), а также ГОСТ (ГОСТом); строчными буквами, если образованы от имени нарицательного, например: вуз (вуза). 3. Требования к сокращению часто употребляемых слов и величин. Все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми, а их написание - унифицировано. Например, сокращенно записываются: названия единиц измерения (при цифрах): метр - м тонна - т миллиметр - мм гектар - га килограмм - кг грамм - г секунда - с центнер - ц различные обозначения: область - обл. миллион - млн. район - р-н (при названии) миллиард - млрд. город - г. рубль - руб. поселок - пос. железнодорожный - ж.д. село - с. (при названии) страница - с. (при цифрах) проспект - просп. площадь - пл. таблица - табл. улица - ул. проезд - пр. рисунок - рис. дом - д. другой (другие) - др. корпус - корп. смотри - см. подъезд - под. прочее - пр. этаж - эт. и тому подобное - и т.п. и так далее - и т.д. то есть - т.е. кабинет - каб. пункт - п. комната - к. годы - гг. (при цифрах) тысяча - тыс. лист - л. (при цифрах) Округление числовых значений величин до первого, второго, третьего и последующих десятичных знаков для различных типов, размеров, видов, одного названия, как правило, должно быть одинаковым. Например: 89,775; 16,323. В написании имен, географических названий, терминов, должностей, учреждений и т.д. должно соблюдаться единообразие принципов и форм сокращения. Например, при сокращении после цифр слов год, годы, необходимо сокращать и слова век, века после цифр, обозначающих столетия. Если однажды в тексте фамилия написана с двумя инициалами, например: Иванов В.В. или В.В. Иванов, она и в дальнейшем должна писаться так же. Не рекомендуется отрывать инициалы имени и отчества от фамилии, переносить их на другую строку или страницу. Приложение № 10 к Инструкции по работе с документами в администрации г. Саратова Форма учета исходящей корреспонденции -------------T--------------T----------------------T----------------------¬ ¦ Номер ¦Кому направлен¦ Краткое содержание ¦ Отметка об ¦ ¦ /индекс/ ¦ /адресат/ ¦ ¦исполнении /№ дела в ¦ ¦ и дата ¦ ¦ ¦которое подшита копия/¦ ¦ документа ¦ ¦ ¦ ¦ L------------+--------------+----------------------+----------------------- Приложение № 11 к Инструкции по работе с документами в администрации г. Саратова Лист согласований проектов постановлений и распоряжений главы администрации города Проект внесен: ___________________________________________________________________________ (Ф.И.О., должность) ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ Согласовано: ------------------------------T--------------T----------------------------¬ ¦ Должность, ¦ Дата ¦ Подпись руководителя. ¦ ¦ фамилия, имя, отчество ¦ согласования ¦ Возражения оформляются ¦ ¦ руководителя ¦ документа ¦ отдельным документом ¦ +-----------------------------+--------------+----------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ +-----------------------------+--------------+----------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ +-----------------------------+--------------+----------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ L-----------------------------+--------------+----------------------------- Исполнитель: Телефон Приложение № 12 к Инструкции по работе с документами в администрации г. Саратова Форма реестра согласования первичного проекта постановления (распоряжения) Проект внесен (наименование подразделения) Наименование: (указать вид документа и заголовок) Дата подготовки первичного проекта документа -----------------------------T---------------T----------T-----------------¬ ¦Наименование подразделения и¦ Дата подачи ¦ Подпись ¦ Дата возврата ¦ ¦ Ф.И.О. должностного лица ¦на согласование¦принявшего¦ документа и ¦ ¦ для согласования ¦ ¦ документ ¦ подпись ¦ +----------------------------+---------------+----------+-----------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +----------------------------+---------------+----------+-----------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +----------------------------+---------------+----------+-----------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +----------------------------+---------------+----------+-----------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +----------------------------+---------------+----------+-----------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +----------------------------+---------------+----------+-----------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +----------------------------+---------------+----------+-----------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +----------------------------+---------------+----------+-----------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +----------------------------+---------------+----------+-----------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +----------------------------+---------------+----------+-----------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +----------------------------+---------------+----------+-----------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +----------------------------+---------------+----------+-----------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +----------------------------+---------------+----------+-----------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +----------------------------+---------------+----------+-----------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +----------------------------+---------------+----------+-----------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L----------------------------+---------------+----------+------------------ Приложение № 13 к Инструкции по работе с документами в администрации г. Саратова Заявка на копировально-множительные работы -----T-------------T------------T---------T--------------T----------------¬ ¦Дата¦ Структурное ¦Наименование¦ Кол-во ¦ Цель ¦ Подпись ¦ ¦ ¦подразделение¦ материалов ¦стр./экз.¦ копирования ¦ руководителя ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ (кому ¦ структурного ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦предназначено)¦ подразделения ¦ +----+-------------+------------+---------+--------------+----------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L----+-------------+------------+---------+--------------+----------------- Приложение № 14 к Инструкции по работе с документами в администрации г. Саратова Номенклатура дел Утверждаю __________________________ ____________________________ /наименование структурного /наименование должности/ подразделения/ ____________________________ /личная подпись/ расшифровка ______ № ____________ ____________________________ на 200__ г. /дата/ -------T--------------T---------------T----------------------T------------¬ ¦Индекс¦Заголовок дела¦Количество дел ¦ Срок хранения дела ¦ Примечание ¦ ¦ дела ¦(тома, частей)¦(томов, частей)¦ (тома, части) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦и N№ статей по перечню¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ <*> ¦ ¦ +------+--------------+---------------+----------------------+------------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ L------+--------------+---------------+----------------------+------------- -------------------------------- <*> Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Федеральной архивной службой России 6 октября 2000 г.) Приложение № 15 к Инструкции по работе с документами в администрации г. Саратова _____________________________________ /название структурного подразделения/ АКТ УТВЕРЖДАЮ ___________ N__________ ____________________________________ о выделении к уничтожению /должность руководителя структурного документов, не подлежащих подразделения/ хранению ____________________________________ /подпись/ /расшифровка подписи/ ____________________________________ /дата/ К уничтожению отобраны документы: ----T---------------T--------T--------T---------T-----------T-------------¬ ¦ № ¦Названия групп ¦Дата <*>¦ Срок ¦Основание¦Кол-во ед. ¦ Примечание ¦ ¦п/п¦ документов ¦ ¦хранения¦ <**> ¦ хранения ¦ ¦ +---+---------------+--------+--------+---------+-----------+-------------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ +---+---------------+--------+--------+---------+-----------+-------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L---+---------------+--------+--------+---------+-----------+-------------- -------------------------------- <*> Дата - дата окончания дел делопроизводством. <**> Основание - ссылки на нормативно-методические документы для проведения экспертизы Итого: __________________________ ед. хр. за _______________________ год(ы) Наименование должности Подпись Расшифровка подписи Документы сданы ___________________________________________________________ (название структурного подразделения) На переработку по приемно-сдаточной накладной _________________ № _________ (дата) Наименование должности Подпись Расшифровка подписи УТВЕРЖДЕНО Протокол ЭК (название структурного подразделения) от ___________ № ________ Приложение № 16 к Инструкции по работе с документами в администрации г. Саратова УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ Наименование должности Начальник архивного отдела руководителя структурного администрации города подразделения _______________________________ _______________________________ /подпись/ /расшифровка подписи/ /подпись/ /расшифровка подписи/ _______________________________ _______________________________ /дата печать (если есть)/ /дата печать/ АКТ _____________ № _______ приема-передачи документов на постоянное хранение в архивный отдел администрации города В связи с _____________________________________________________________ (истечением срока хранения документов в структурном ________________________________________________________________ изменением подразделении, структуры и т.д.) ___________________________________________________________________________ (наименование структурного подразделения) передает, а архивный отдел администрации города принимает на хранение документы за ______________________ (годы) ----T---------------------T------------T-----------T---------T------------¬ ¦ № ¦ Вид документа ¦ Кол-во ¦ Кол-во ¦ Срок ¦ Примечание ¦ ¦п/п¦ ¦ документов ¦ ед. хр. ¦хранения ¦ ¦ +---+---------------------+------------+-----------+---------+------------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ L---+---------------------+------------+-----------+---------+------------- Итого принято ________________________________ ед. хр. (цифрами и прописью) В архивном отделе фонд № __________ Передачу произвели: Прием произвели: Наименование должностей лиц, Наименование должностей лиц, производивших передачу производивших прием Подпись Расшифровка Подпись Расшифровка подписи подписи Дата Дата Приложение № 17 к Инструкции по работе с документами в администрации г. Саратова (введена постановление главы администрации г. Саратова от 30.07.2008 № 1052) Форма журнала регистрации градостроительных планов земельных участков ----T-------T----------T-----------T--------T------------------T----------¬ ¦ № ¦Дата ¦ Адресные ¦Ф.И.О. ¦Подпись ¦ Ф.И.О. ¦ Подпись ¦ ¦п/п¦поступ-¦ориентиры ¦специалиста¦ лица, ¦ и должность ¦ лица, ¦ ¦ ¦ления ¦земельного¦комитета по¦сдавшего¦специалиста отдела¦принявшего¦ ¦ ¦ ¦ участка ¦архитектуре¦документ¦делопроизводства, ¦ документ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦и градо- ¦ ¦ принявшего ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦строитель- ¦ ¦ документ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ству, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦сдавшего ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦документ ¦ ¦ ¦ ¦ L---+-------+----------+-----------+--------+------------------+----------- Приложение № 18 к Инструкции по работе с документами в администрации г. Саратова (введена постановление главы администрации г. Саратова от 30.07.2008 № 1052) Форма регистрационного штампа ----------------------------------¬ ¦ Администрация г. Саратова ¦ ¦ Отдел делопроизводства ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Дата:___________ № ________ ¦ ¦ ¦ L---------------------------------- ------------------------------------------------------------------ -------------------- Автор сайта - Сергей Комаров, scomm@mail.ru