|  |
ПОСТАНОВЛЕНИЕ Избиркома Саратовской области от 16.03.2007 № 01-09/25-П
"О ТИПОВЫХ ДОКУМЕНТАХ, РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИХ ОРГАНИЗАЦИЮ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ ИЗБИРАТЕЛЬНЫХ КОМИССИЙ"
(вместе с "ТИПОВОЙ ИНСТРУКЦИЕЙ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ТЕРРИТОРИАЛЬНОЙ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ", "ПЕРЕЧНЕМ ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ", "ТРЕБОВАНИЯМИ К ДОКУМЕНТАМ, ИЗГОТОВЛЯЕМЫМ С ПОМОЩЬЮ ПЕЧАТАЮЩИХ УСТРОЙСТВ, И К ФАЙЛАМ ТЕКСТОВЫХ ДОКУМЕНТОВ", "ПРИМЕРНОЙ НОМЕНКЛАТУРОЙ ДЕЛ ТЕРРИТОРИАЛЬНОЙ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ", "ТИПОВЫМ ПОЛОЖЕНИЕМ О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ ТЕРРИТОРИАЛЬНОЙ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ", "ТИПОВЫМ ПОЛОЖЕНИЕМ О РАБОТЕ С АРХИВНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ В ТЕРРИТОРИАЛЬНОЙ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ")
Официальная публикация в СМИ:
публикаций не найдено.
ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 16 марта 2007 г. № 01-09/25-П
О ТИПОВЫХ ДОКУМЕНТАХ, РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИХ ОРГАНИЗАЦИЮ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ ИЗБИРАТЕЛЬНЫХ КОМИССИЙ
В соответствии со статьей 23 Федерального закона "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации", избирательная комиссия Саратовской области постановляет:
1. Утвердить типовую инструкцию по делопроизводству в территориальной избирательной комиссии (приложение № 1).
2. Утвердить типовую номенклатуру дел территориальной избирательной комиссии (приложение № 2).
3. Утвердить типовое положение о постоянно действующей экспертной комиссии территориальной избирательной комиссии (приложение № 3).
4. Утвердить типовое положение о работе с архивными документами в территориальной избирательной комиссии (приложение № 4).
5. Признать утратившим силу постановление избирательной комиссии Саратовской области от 6 мая 2003 г. № 01-10/29-П "О Примерной инструкции по делопроизводству в территориальной избирательной комиссии".
6. Рекомендовать территориальным избирательным комиссиям принять соответствующие документы территориальных избирательных комиссий в срок до 20 апреля 2007 года.
7. Направить настоящее постановление в территориальные избирательные комиссии Саратовской области.
8. Опубликовать настоящее постановление в журнале "Вестник избирательной комиссии Саратовской области".
9. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на секретаря избирательной комиссии Саратовской области Точилкина П.Г.
Председатель избирательной
комиссии Саратовской области
В.Я.МУСТАФИН
Приложение № 1
к постановлению
избирательной комиссии Саратовской области
от 16 марта 2007 г. № 01-09/25-П
ТИПОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ТЕРРИТОРИАЛЬНОЙ
ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ
1. Общие положения
1.1. Типовая инструкция по делопроизводству в территориальной избирательной комиссии (далее - Инструкция) разработана в соответствии с Федеральным законом "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации", другими федеральными законами, законодательством об Архивном деле Российской Федерации, постановлениями и другими нормативными актами Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, избирательной комиссии Саратовской области, а также Основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления.
1.2. Делопроизводство в территориальной избирательной комиссии (далее - Комиссии) ведется в журналах, также может осуществляться на карточках, с использованием автоматизированной системы делопроизводства (далее - регистрационно-учетные формы).
1.3. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные Инструкцией, обязательны для членов Комиссии и работников ее аппарата.
1.4. Ответственность за организационно-техническое и документационное обеспечение заседаний Комиссии, оформление принятых решений и протоколов заседаний, за организацию делопроизводства, обеспечение сохранности документов Комиссии и передачу их в вышестоящую избирательную комиссию или в архив, а также контроль за соблюдением требований Инструкции возлагается на председателя Комиссии.
2. Прием, регистрация и прохождение поступающей
корреспонденции
2.1. Доставка документов в Комиссию осуществляется почтовой, специальной (фельдъегерской) связью, по телеграфу, по электронной почте, факсимильной связью, нарочным.
2.2. Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей в Комиссию корреспонденции производятся председателем (заместителем, секретарем) Комиссии, или специально назначенным работником аппарата (если территориальная избирательная комиссия является юридическим лицом).
2.3. При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, наличие приложений, сверяется соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах. Неправильно адресованные и ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.
2.4. Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документов или их отдельных листов, приложений, повреждение документов или несоответствие номеров документов номерам, указанным на конверте, составляется акт в двух экземплярах, один их которых посылается отправителю, а второй приобщается к принятым документам.
На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа в правом нижнем углу делается отметка "Документ получен в поврежденном виде":
2.5. Упаковка и конверты от поступивших документов не уничтожаются, если в документах не указан обратный адрес отправителя, не проставлена дата отправки, если документ личный, но на упаковке или конверте это не указано, если получена доплатная корреспонденция.
2.6. Пакеты с пометкой "Лично" учитываются по журналу и передаются адресатам в закрытом виде под расписку.
2.7. Поступившие документы подразделяются на регистрируемые и не подлежащие регистрации (приложение 1).
2.8. Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления в Комиссию документов путем проставления на них регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документах в регистрационно-учетных формах (приложение 2).
2.9. Регистрации подлежат все требующие учета, исполнения и использования в справочных целях документы, как создаваемые в Комиссии, так и поступающие из других организаций и от граждан.
2.10. При регистрации поступившего документа в регистрационно-учетные формы вводятся следующие обязательные данные: наименование организации (фамилия, имя, отчество гражданина), справочные данные об организации (гражданине), наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер (нумерация осуществляется в пределах календарного года), ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа, краткое содержание, резолюция, срок исполнения, отметка об исполнении и списании документа в дело.
Регистрационный штамп с указанием входящего номера, даты регистрации проставляется, как правило, в правом нижнем углу первого листа зарегистрированного документа.
2.11. Зарегистрированные документы рассматриваются председателем Комиссии, затем после перенесения резолюции в регистрационные формы передаются исполнителям под подпись.
2.12. Исполненные документы с визой исполнителя списываются в дело председателем Комиссии и помещаются в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел Комиссии.
3. Отправка исходящих документов
3.1. Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.
Исходящие письма подписываются председателем Комиссии. Отправляемые документы регистрируются в регистрационно-учетных формах (приложение 3).
3.2. Документы, подлежащие отправке, должны быть полностью оформленными. Если исходящее письмо является ответом на входящий документ, необходимо приобщить подлинник входящего документа к копии отправляемого письма. При оформлении ответных документов следует ссылаться на номер и дату документа, на который дается ответ.
Документам присваивается исходящий номер, который состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа, разделенных косой чертой. Исходящий номер указывается также на копии документа, остающейся в деле. Нумерация исходящих документов осуществляется в пределах календарного года.
3.3. При оформлении документов указывается полный почтовый или телеграфный адрес.
3.4. В зависимости от характера и срочности доставки документы отправляются адресату специальной (фельдъегерской) связью, почтовой связью, по телеграфу, по электронной почте, по каналам факсимильной связи или нарочным.
3.5. Если письмо или телеграмма отправляется более чем в четыре адреса, необходимо оформить подлинник, сделать копию и подготовить два экземпляра списка рассылки, подписанные исполнителем, с указанием почтовых или телеграфных адресов. На телеграф передаются подлинник с одним экземпляром списка рассылки и копия письма или телеграммы, которые с отметкой о передаче возвращается в Комиссию и вместе со вторым экземпляром списка рассылки подшиваются в дело.
3.6. Если письмо направляется по списку рассылки (более четырех адресов), то подписывается и регистрируется только один экземпляр, который тиражируется в количестве, необходимом для рассылки. Если письмо или телеграмма направляется не более чем в четыре адреса, то подписывается каждый экземпляр.
3.7. Исходящие документы с отметками, характеризующими степень срочности их доставки ("Срочно", "Срочно. Выборное.", "Вручить немедленно"), обрабатываются незамедлительно. Степень срочности доставки документа определяется подписавшим его лицом.
3.8. Документы, передаваемые по каналам факсимильной связи или электронной почте, регистрируются в порядке, установленном для исходящих документов.
3.9. Обработка исходящих документов включает сортировку и вложение в конверты, определение и проставление стоимости отправления, составление в двух экземплярах реестра на заказную корреспонденцию и передачу в почтовое отделение связи.
3.10. Копия исходящего документа помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел Комиссии.
4. Работа с обращениями граждан
4.1. Письменные обращения граждан, в том числе и переадресованные в территориальную избирательную комиссию другими организациями, регистрируются отдельно от других видов документов, поступающих в территориальную избирательную комиссию, в журнале регистрации обращений, не позднее трех дней с момента поступления (приложение 4). Обращения, касающиеся нарушений избирательных прав граждан в период подготовки и проведения выборов, регистрируются в день поступления.
4.2. Регистрационный штамп, состоящий из порядкового номера письма или телеграммы и даты регистрации (при необходимости времени суток), буквенного символа соответствующего первой букве фамилии гражданина или символа "кол", в случае коллективного обращения, ставится в правом нижнем углу обращения или на свободном от текста обращения месте. Конверт, в котором поступило обращение, сохраняется с целью установления даты поступления обращения.
При регистрации повторных обращений им присваивается очередной регистрационный номер, на документе делается отметка "Повторно", и прикладываются первичные обращения.
4.3. Письма и телеграммы граждан после регистрации передаются председателю территориальной избирательной комиссии для рассмотрения, после чего председатель передаются на исполнение.
4.4. Письма и телеграммы с резолюцией председателя территориальной избирательной комиссии направляются в территориальную избирательную комиссию для внесения резолюций. Исполнитель расписывается в получении копии писем и телеграмм. Подлинники документов хранятся в территориальной избирательной комиссии, а после исполнения документа подшиваются в дело вместе с копией ответа в соответствии с номенклатурой дел территориальной избирательной комиссии.
4.5. Члены территориальной избирательной комиссии и работники ее аппарата при рассмотрении писем и телеграмм граждан обязаны:
в случае необходимости предложить обратившемуся лицу предоставить дополнительные документы, а также принимать другие меры в пределах своей компетенции для объективного разрешения вопроса;
сообщать гражданам, подавшим письменные обращения, в письменной, а устные обращения - в устной форме о решениях, принятых по обращениям, а в случае их отклонения указывать мотивы;
обеспечить своевременное и правильное исполнение принятых по обращениям граждан решений;
разъяснить порядок обжалования принятых решений территориальной избирательной комиссии.
4.6. Письменные обращения граждан, содержащие вопросы, решение которых не относится к компетенции территориальной избирательной комиссии, направляются в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, к компетенции которых относится решение постановленных в обращении вопросов, с уведомлением заявителей.
В случае если решение поставленные в письменных обращениях вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов или должностных лиц, копия обращения в течение пяти дней со дня регистрации направляется в соответствующие органы или соответствующим должностным лицам
4.7. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления (муниципальный орган) или должностному лиц, решение или действие (бездействие) которых обжалуется, за исключением случаев, указанных в пункте 6 статьи 75 Федерального закона "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации".
4.8. В случае если в соответствии с запретом, предусмотренным пунктом 4.7 настоящей Инструкции, невозможно направить жалобу на рассмотрение в государственных орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующие решение или действие в установленном порядке в суд.
4.9. Все письменные обращения граждан ставятся на контроль до полного рассмотрения по существу. Обращения граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются.
4.10. Ответ на обращения, в которых не указаны фамилия гражданина и его почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, не дается. Такое обращение списывается "В дело". В случае если в письменном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившим, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с компетенцией.
В случае если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
4.11. Письменные обращения, в которых содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, остаются без ответа по существу поставленных в нем вопросов, а заявителям сообщается о недопустимости злоупотребления правом. При достаточных основаниях обращение направляется в соответствующий государственный орган.
Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.
4.12. В случае если в письменном обращении содержится вопрос, на который гражданину неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы и обстоятельства, то переписка по данному вопросу с гражданином прекращается, о чем ему направляется уведомление.
4.13. Жалобы избирателей на решения и действия (бездействие) участников избирательного процесса, нарушающие избирательные права граждан в ходе избирательных кампаний, по поручению председателя территориальной избирательной комиссии рассматриваются на заседаниях территориальной избирательной комиссии, а в случае необходимости предварительно могут рассматриваться на заседании рабочей группы по рассмотрению обращений участников избирательного процесса.
4.14. В межвыборный период письменные обращения граждан рассматриваются в соответствии Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" в течение 30 дней со дня их регистрации избирательной комиссии области.
Если для принятия решения по обращениям граждан необходимо провести дополнительную проверку, то в порядке исключения, срок может быть продлен председателем территориальной избирательной комиссии не более чем на 30 дней, о чем ставится в известность заявитель.
Решения по обращениям о нарушении закона, поступившие в период избирательной кампании, кампании референдума, в соответствии с Федеральным законом "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации" принимаются в пятидневный срок, но не позднее дня, предшествующего дню голосования, а в день голосования или в день, следующий за днем голосования - немедленно. Если факты, содержащиеся в обращениях, требуют дополнительной проверки, решения по ним принимаются не позднее чем в десятидневный срок.
4.15. Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы.
4.16. Личный прием граждан ведется председателем территориальной избирательной комиссии по предварительной записи по графику, утверждаемому председателем территориальной избирательной комиссии.
При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность. Во время приема ведется регистрационный журнал, в который вносятся данные о гражданине, краткое содержание обращения, результаты рассмотрения, а также должность и фамилия лица, который ведет прием.
Если изложенные в устном обращении факты не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в регистрационном журнале. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
Переданные на приеме гражданами письменные обращения регистрируются в установленном порядке.
В случае если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию территориальной избирательной комиссии, гражданину дается разъяснение порядка обращения в уполномоченный орган или к уполномоченному должностном лицу.
5. Основные требования к подготовке и
оформлению документов
5.1. Документы должны излагаться кратко и ясно, быть аргументированными, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в них информации.
5.2. Документы печатаются на бланках установленной формы в соответствии с требованиями к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств, и к файлам текстовых документов (приложение 5).
5.3. При подготовке и оформлении документов, как правило, используются следующие основные реквизиты:
5.3.1. Дата документа - это дата его подписания или утверждения. Для протокола - это дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если автором документа являются две и более организации, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.
Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой, год - четырьмя арабскими цифрами. Точка после года не ставится.
Например: 12.01.2007
Допускается также словесно-цифровой способ оформления даты - 12 января 2007 г.
5.3.2 Адресат. Этот реквизит располагают в правом верхнем углу.
Документы адресуют в организации, их структурные подразделения, должностным лицам или гражданам при ответе на их обращения. Наименования организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже. Например:
Министерство финансов
Саратовской области
Правовой отдел
Если документ адресуется должностному лицу, наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. Например:
Министерство образования
Начальнику отдела
общего образования
П.П. Петрову
При адресовании документа должностному лицу или гражданину инициалы указываются перед фамилией. Например:
П.П. Петрову
Рахова ул., дом 214, кв. 5,
г. Саратов, 410000
Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат".
Если документ адресуется руководителю организации или его заместителю, наименование организации должно входить в наименование должности адресата. Например:
Заместителю председателя избирательной
комиссии Саратовской области
Инициалы фамилия
Если документ адресуется организации, сначала указывается ее наименование, затем почтовый адрес в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи. Например:
Российская академия государственной службы при
Президенте Российской Федерации
Проспект Вернадского, 84, Москва, 117606
При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки, который подписывается исполнителем, а на каждом экземпляре документа указывается только один адрес.
Если документ отправляется в несколько однородных организаций, их следует указывать обобщенно. Например:
Председателям
участковых избирательных комиссий
не должен содержать больше четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не пишется.
5.3.3. Заголовок к тексту. Этим реквизитом оформляются, как правило, все документы, за исключением поручений, телеграмм и документов, оформленных на листе бумаги формата А5 (148 х 210).
Заголовок должен кратко и точно раскрывать содержание документа.
Он может формулироваться с помощью отглагольных существительных в предложном падеже ("Об организации...", "О состоянии...", "О приеме...").
Заголовок располагается на первом листе над текстом документа слева или по центру.
Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.
5.3.4 Резолюция. Этот реквизит пишется на отдельном листе, приложенном к документу, или на документе. Резолюция включает фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Например:
Иванову И.И.
Петрову П.П.
Прошу подготовить проект письма
к 21.02.2003
Личная подпись
08.01.2003
5.3.5. . , как правило, должен состоять из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Документ может содержать только заключительную часть (например, распоряжение - распорядительную часть без констатирующей).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, обязательно указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Тексты документов большого объема делят на разделы, подразделы и пункты, которые пишутся арабскими цифрами. Например:
1. Раздел
1.2. Подраздел
1.2.3. Пункт
Абзацы внутри пунктов не нумеруются.
5.3.6. Гриф согласования документа - реквизит, которым оформляется внешнее согласование проекта документа. Он состоит из слова "СОГЛАСОВАНО" (без кавычек, прописными буквами, отделяется от последующих строк полуторным интервалом), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования. Например:
СОГЛАСОВАНО
Секретарь избирательной комиссии
Пензенской области
Подпись, инициалы, фамилия
23.01.2003
Если согласование осуществляется письмом, протоколом или другим документом, гриф согласования оформляется следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания территориальной
избирательной комиссии Романовского
района
От 23.01.2003 № 12
Гриф согласования документа располагается ниже реквизита "Подпись".
5.3.7. Виза согласования документа - реквизит, которым оформляется внутреннее согласование проекта документа, включает наименование должности и подпись визирующего лица, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания.
Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа подлинника документа или на лицевой стороне последнего листа копии отправляемого документа.
5.3.8. Подпись. В состав реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись и ее расшифровка.
Не допускается ставить предлог "за", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности.
Если документ оформляется на бланке территориальной избирательной комиссии, то реквизит "Подпись" включает сокращенное наименование должности лица, подписывающего документ, его личную подпись, инициалы и фамилию. Например:
Председатель подпись инициалы, фамилия
Если документ оформляется не на бланке, то указывается полное наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, инициалы и фамилия. Например:
Председатель
территориальной избирательной комиссии инициалы,
Октябрьского района г. Саратова подпись фамилия
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:
Председатель
территориальной избирательной
комиссии Октябрьского района г.
Саратова подпись инициалы, фамилия
Главный бухгалтер подпись инициалы, фамилия
При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности, их подписи располагают на одном уровне.
В документе, подготовленном комиссией, созданной для решения того или иного вопроса, подписи председателя, заместителя председателя и секретаря Комиссии располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей распределению обязанностей; подписи остальных членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Например:
Председатель комиссии подпись инициалы, фамилия
Заместитель председателя комиссии подпись инициалы, фамилия
Секретарь комиссии подпись инициалы, фамилия
Члены комиссии подпись инициалы, фамилия
подпись инициалы, фамилия
подпись инициалы, фамилия
Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал.
Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" располагается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалами и фамилией ставится пробел.
5.3.9. Печать ставится на документы, удостоверяющие права должностных лиц.
Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.
5.3.10. Отметка о наличии приложений. Этот реквизит располагается от границы левого поля после текста перед подписью.
Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка о наличии приложений оформляется по следующей форме:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислить после текста документа перед подписью с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров. Например:
Приложения: 1. Положение об Экспертной комиссии на 13 л. в 1 экз.
2. Примерная номенклатура дел на 4 л. в 1 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:
Приложение: на 6 л. в 2 экз. в первый адрес
Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:
Приложение: постановление избирательной комиссии Саратовской области от
30.12.2007 № 01-09/235 и приложение к нему, всего на 8 л. в
1 экз.
В постановлениях и распоряжениях сведения о наличии приложений указываются в тексте. Например:
"Разработать и представить проект плана по форме, указанной в
приложении 1".
Если в документе, к которому относится приложение, оно не утверждается, а просто содержится ссылка на него, то в правом верхнем углу указывается, к какому постановлению (распоряжению) приложение относится:
Приложение
к решению
территориальной избирательной комиссии
Саратовского муниципального района
от 20 января 2003 года № 1/5
или
Приложение
к распоряжению председателя территориальной
избирательной комиссии Саратовского
муниципального района
от 10 января 2003 года № 2
При наличии нескольких приложений на них проставляются порядковые номера. Например, Приложение 1, Приложение 2 и т.д. Допускается слово "ПРИЛОЖЕНИЕ" печатать прописными буквами.
5.3.11. Отметка об исполнителе. Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона располагаются на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Например:
Иванов или Иванов Иван Иванович
202-13-13 20-13-13
5.3.12. Гриф утверждения документа. Документ может утверждаться должностным лицом или специально издаваемым документом.
Если документ утверждается конкретным должностным лицом, то реквизит "Гриф утверждения документа" состоит из следующих элементов: слово "УТВЕРЖДАЮ" (без кавычек и прописными буквами), наименование должности, подпись, инициалы и фамилия лица, утвердившего документ, и дата утверждения.
Например:
УТВЕРЖДАЮ
Председатель территориальной избирательной
комиссии Советского муниципального района
подпись инициалы, фамилия
25.01.2003
Если документ утверждается постановлением, решением, распоряжением, протоколом, то реквизит "Гриф утверждения документа" состоит из слова "УТВЕРЖДЕН" ("УТВЕРЖДЕНА", "УТВЕРЖДЕНЫ" или "УТВЕРЖДЕНО" без кавычек и прописными буквами), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:
УТВЕРЖДЕНО
Решением территориальной избирательной комиссии
Советского муниципального района
от 22 января 2003 года № 1/3
Реквизит "Гриф утверждения документа" располагается в правом верхнем углу документа, печатается от границы верхнего поля. Слова "УТВЕРЖДЕНО", "УТВЕРЖДАЮ" (без кавычек и прописными буквами) следует отделять от последующих строк 1,5 межстрочным интервалом. Остальные строки реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал.
5.3.13. Отметка о заверении копии. При заверении копии документа ниже реквизита "Подпись" проставляется заверительная надпись "Копия верна", наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, ее расшифровка и дата заверения. Например:
Копия верна
Секретарь территориальной
избирательной комиссии
Калининского муниципального района подпись инициалы, фамилия
28.01.2003
На копиях исходящих документов, остающихся в деле, можно не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию.
При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки заверительная подпись удостоверяется печатью.
5.3.14. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело - этот реквизит должен включать краткие сведения об исполнении документа (при отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении), дату и номер имеющегося документа об исполнении, слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дату, подпись.
6. Прием и передача служебной информации
по электронной почте и по каналам факсимильной связи
6.1. Документы, присланные по электронной почте, принимаются через электронный почтовый ящик Комиссии, находящийся у системного администратора, комплекса средств автоматизации территориальной избирательной комиссии.
6.2. Документы, полученные по электронной почте, регистрируются в таком же порядке, как и иные входящие документы.
6.3. Для передачи по электронной почте исходящего документа, подписанного председателем Комиссии, исполнитель представляет системному администратору зарегистрированное письмо на бумажном носителе вместе с машиночитаемой копией и завизированный список рассылки.
6.4 Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов.
6.5. В случае передачи документов, подписанных председателем Комиссии, по каналам факсимильной связи они должны быть зарегистрированы в порядке, установленном для исходящих документов.
6.6. Подлинник документа, переданного по каналам факсимильной связи, направляется адресату специальной (фельдъегерской) или почтовой связью.
6.7. Документы, поступившие в Комиссию по каналам факсимильной связи, регистрируются в порядке, установленном для входящих документов.
6.8. При необходимости включения документов, полученных по каналам факсимильной связи, в дело с них снимается копия, которая подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел Комиссии. Подлинник документа, полученного по каналам факсимильной связи, уничтожается, а на обороте копии документа ставится соответствующая отметка.
7. Подготовка, оформление и выпуск документов,
рассмотренных на заседании Комиссии.
Протокол заседания Комиссии
7.1. Проект повестки дня заседания Комиссии готовит ее секретарь.
7.2. Документы по вопросам, включенным в проект повестки дня заседания, готовятся членами Комиссии.
7.3. Документы, представляемые к рассмотрению на заседании Комиссии, должны включать проект постановления и указанные в тексте проекта приложения. Все документы должны иметь реквизит "Заголовок к тексту".
7.4. Проекты документов, представляемые на рассмотрение Комиссии, визируются исполнителями. Проекты документов, содержащие вопросы финансового характера, визируются бухгалтером Комиссии (в случае, если Комиссия является юридическим лицом). Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа проекта документа.
7.5. К проекту документа приобщаются подлинники документов, послуживших основанием для рассмотрения вопроса на заседании Комиссии.
7.6. Секретарь Комиссии в установленные нормативными документами этой комиссии сроки комплектует для членов Комиссии, в том числе с правом совещательного голоса, папки с документами, подлежащими рассмотрению в соответствии с проектом повестки дня заседания Комиссии.
7.7. Документы, рассмотренные на заседании Комиссии, при необходимости, должны быть доработаны.
Срок доработки документов определяется нормативными документами Комиссии.
7.8. При доработке документа исполнитель вносит в текст согласованные в ходе заседания изменения и дополнения.
7.9. Текст решения печатается на бланке установленного образца и визируется лицами, с которыми ранее согласовывался проект. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа.
7.10. К оформленному для подписания решению исполнитель прилагает список должностных лиц и организаций, которым этот документ должен быть разослан.
7.11. Копии решений Комиссии могут быть направлены отдельным гражданам, если основанием для рассмотрения вопроса на заседании послужило их обращение в Комиссию.
7.12. Решения Комиссии подписывают председатель и секретарь Комиссии.
7.13. После подписания решения Комиссии регистрируются в автоматизированной системе делопроизводства, на карточках, в журнале, им присваиваются регистрационные номера, которые проставляются на документах и списках рассылки. Номер решения состоит из номера протокола заседания и порядкового номера постановления, разделенных косой чертой.
7.14. Нумерация осуществляется в хронологической последовательности в пределах срока полномочий Комиссии.
7.15. На заседании Комиссии ведется протокол. Протоколы заседаний Комиссии оформляются в срок, установленный нормативными актами, регламентирующими деятельность Комиссии.
7.16. Текст протокола заседания Комиссии состоит из двух частей: вводной и основной.
В вводной части протокола указываются должность, фамилия и инициалы председателя (председательствующего), присутствующих на заседании заместителя председателя, секретаря и членов Комиссии, в том числе с правом совещательного голоса, а также приглашенных на заседание.
Если на заседание приглашено много представителей сторонних организаций и средств массовой информации, их фамилии и инициалы вносятся в прилагаемый к протоколу список.
7.17. В основной части протокола перечисляются вопросы повестки дня, инициалы и фамилии лиц, выступивших при их обсуждении, констатируется решение Комиссии по каждому обсуждаемому вопросу, фиксируются результаты голосования.
К протоколу заседания прилагаются подлинные экземпляры решений.
7.18. Протокол заседания подписывается председательствующим на заседании и секретарем Комиссии.
7.19. Протоколам заседаний, проведенных в период срока полномочий Комиссии одного состава, присваиваются порядковые номера, начиная с первого.
7.20. Протоколы заседаний Комиссии и документы к ним подшиваются в дела в соответствии с номенклатурой дел Комиссии.
8. Оформление распоряжений
8.1. Проекты распоряжений готовятся по поручению председателя Комиссии.
8.2. Текст распоряжения состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей.
8.3. В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием к изданию распоряжения является нормативный правовой акт или распорядительный документ, то в констатирующей части указываются его название, дата, номер, заголовок.
8.4. В распорядительной части указываются конкретные действия, сроки и исполнители. Пункты распоряжения нумеруются арабскими цифрами с точкой.
8.5. Если распоряжение дополняет, отменяет или изменяет ранее изданное распоряжение или его отдельные пункты, то это оговаривается в тексте распоряжения.
8.6. В последнем пункте распорядительной части указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением распоряжения в целом.
8.7. Проекты распоряжений председателя Комиссии печатаются на бланке установленной формы.
8.8. При наличии приложений к распоряжению в тексте на них обязательно делается ссылка.
8.9. Каждое приложение к проекту распоряжения печатается отдельно. Размеры полей, шрифт и межстрочные интервалы при печатании текста приложения идентичны размерам, применяемым при оформлении текста распоряжения.
8.10. Проект распоряжения должен быть завизирован исполнителями, подготовившими проект.
Если в распоряжении содержатся вопросы финансового характера, то необходима виза бухгалтера (в случае, если Комиссия является юридическим лицом).
8.11. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта распоряжения в нижней его части.
8.12. Распоряжения регистрируются отдельно от другой документации и формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел комиссии.
8.13. Распоряжениям присваиваются регистрационные номера в пределах календарного года, при этом к регистрационному номеру через дефис добавляется индекс "р".
8.14. Распоряжениям по кадровым вопросам присваиваются регистрационные номера в пределах календарного года, при этом к регистрационному номеру через дефис добавляется индекс "к" (если Комиссия является юридическим лицом).
9. Контроль за исполнением документов
9.1. Контролю за исполнением подлежат: постановления и другие документы Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, избирательной комиссии Саратовской области, решения Комиссии, распоряжения председателя Комиссии, планы мероприятий, входящие документы, исходящие письма, требующие ответа, обращения граждан и др.
9.2. Ответственность за состояние работы по исполнению документов возлагается на председателя Комиссии.
9.3. Срок исполнения документа устанавливается в соответствии с действующим законодательством и исчисляется в календарных днях с даты его регистрации, если в самом документе не указан конкретный срок.
9.4. Поручения с пометками "Срочно", "Срочно. Выборное." исполняются в трехдневный срок.
9.5. Срок исполнения документа может быть продлен только председателем Комиссии.
9.6. После исполнения документ снимается с контроля. Документ считается исполненным тогда, когда решены все поставленные в нем вопросы и автору дан ответ по существу.
Снять документ с контроля может только председатель Комиссии, который поставил его на контроль, при этом на документе и в карточке или журнале делается отметка о снятии с контроля.
9.7. Решения Комиссии снимается с контроля по решению Комиссии на основании информации исполнителей, подготовивших данный документ, в срок, указанный в документе.
10. Изготовление и использование печатей и штампов
10.1. Печати и штампы, необходимые для обеспечения деятельности Комиссии, изготавливаются по согласованию с председателем Комиссии.
10.2. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам используется печать Комиссии.
10.3. Для проставления отметок о получении, регистрации документов применяются штампы.
10.4. Печати и штампы подлежат регистрации в журнале учета печатей и штампов (приложение 6). На журнале проставляется гриф "Для служебного пользования", его листы нумеруются, прошиваются и опечатываются.
Печати и штампы должны храниться в надежно закрываемых и опечатываемых в нерабочее время сейфах или металлических шкафах.
10.5. Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность председатель Комиссии.
10.6. Пришедшие в негодность печати и штампы уничтожаются, о чем составляется акт, а в журнале учета печатей и штампов делается соответствующая отметка.
10.7. Ответственность за хранение и использование печатей и штампов возлагается на председателя Комиссии в зависимости от распределения обязанностей.
11. Порядок разработки бланков документов
11.1. Бланк документа - это лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации - авторе документа.
11.2. Бланки документов Комиссии, как правило, изготавливаются компьютерным способом.
11.3. Для изготовления бланков Комиссии могут быть использованы следующие реквизиты:
наименование территориальной избирательной комиссии;
справочные данные о территориальной избирательной комиссии;
наименование вида документа;
11.4. Используются также отметки для расположения следующих реквизитов:
дата документа;
регистрационный номер документа;
ссылка на регистрационный номер и дату документа;
место составления или издания документа;
адресат;
заголовок к тексту;
отметка о контроле.
11.5. Для бланков должна применяться бумага формата А4 (210 х 297) и А5 (148 х 210).
11.6. На бланках документов левое поле должно быть не менее 20 мм, правое - не менее 15 мм, верхнее - не менее 20 мм, нижнее - не менее 20 мм.
11.7. Бланки могут изготовляться на основе как углового, так и продольного расположения реквизитов. При продольном расположении реквизитов их границы продлеваются до границы правого поля бланка.
12. Составление номенклатуры дел
и формирование дел в территориальной
избирательной комиссии
12.1. Делопроизводство в Комиссии ведется в соответствии с номенклатурой дел.
12.2. При составлении номенклатуры дел Комиссия руководствуется Примерной номенклатурой дел Комиссии, разработанной избирательной комиссией Саратовской области.
12.3. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в Комиссии, с указанием сроков их хранения (приложение 7).
Номенклатура дел предназначена для формирования исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (10 лет и более) хранения.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Комиссии, в том числе справочные и учетные картотеки, а также другие учетные формы.
Заголовок дела должен четко отражать основное содержание и состав документов. Не допускается употребление неконкретных формулировок, вводных слов и сложных оборотов.
12.4. Исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в текущем году, начинается с 1 января следующего года.
12.5. Номенклатура дел подписывается секретарем Комиссии, утверждается ее председателем и вводится в действие с 1 января следующего года.
12.6. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
При формировании дела проверяются правильность отнесения документов в данное дело, качество оформления и комплектность документов, наличие подписей, виз, учетных (регистрационных) номеров, справок или отметок об исполнении, о списании в дело и других.
Не допускается помещение в дело документов, содержание которых не соответствует заголовку дела.
12.7. При формировании дел соблюдаются следующие требования:
документы постоянного и временного сроков хранения формируются в дела раздельно;
подлинные (первые) экземпляры документов подшиваются отдельно от их копий;
в дело включаются только правильно оформленные исполненные документы в соответствии с заголовками дел в номенклатуре дел;
все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело;
в дело помещается только один экземпляр документа, черновики и варианты проектов документов в дело не подшиваются (за исключением тех, на которых имеются визы, резолюции и другие отметки, дополняющие первый экземпляр);
в дело включаются, как правило, документы одного календарного года (исключение составляют переходящие дела);
каждое дело не должно превышать 250 листов; при большем объеме документов в деле формируется несколько томов (частей).
в дело включаются все документы по конкретному вопросу вместе с приложениями, указанными в тексте документа. При отсутствии приложений, указанных в тексте документа, необходимо сделать на документе запись об их местонахождении.
12.8. Нормативные и организационно-распорядительные документы, а также приложения к ним группируются в дела по видам документов и по их хронологии.
Протоколы заседаний Комиссии располагаются в деле по хронологии в порядке возрастания номеров. Документы к заседанию Комиссии, в том числе подлинные решения Комиссии вместе с относящимися к ним приложениями, помещаются после соответствующего протокола.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Плановая и отчетная документация, независимо от даты ее составления, включается в дело того года, к которому она относится.
Переписка группируется за календарный год, а внутри дела - в хронологической последовательности.
Обращения граждан и документы по их рассмотрению формируются в отдельные дела. Каждое обращение и все документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу и располагаются в алфавитном порядке по первым буквам фамилий авторов обращений.
12.9. Порядки хранения, передачи в архивы и уничтожения документов, связанных с подготовкой и проведением выборов, референдума утверждают Центральная избирательная комиссия Российской Федерации, избирательная комиссия Саратовской области по согласованию с соответствующими государственными архивными органами.
12.10. Документы Комиссии передаются в вышестоящие избирательные комиссии по актам или сдаточным описям в папках и связках.
12.11. Подготовка документов к передаче в архив включает экспертизу ценности документов, формирование и оформление дел, составление описей, составление актов о выделении к уничтожению дел и документов с истекшими сроками хранения.
12.12. На документы, подлежащие уничтожению, составляются акты установленной формы (приложение 8). Уничтожение дел и документов до утверждения актов запрещается.
12.13. Дела, подлежащие передаче на архивное хранение, должны быть оформлены соответствующим образом. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.
Полное оформление предусматривает: оформление реквизитов обложки, нумерацию листов дела, составление листа-заверителя, составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов дела, подшивку или переплет дела.
12.14. Изъятие документов из дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения допускается в исключительных случаях и только с разрешения председателя Комиссии, при этом в деле обязательно остается заверенная копия документа и акт об изъятии подлинника.
Приложение 1
к Типовой инструкции по
делопроизводству в
территориальной избирательной
комиссии
ПЕРЕЧЕНЬ
ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ
1. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.
2. Учебные программы, планы.
3. Рекламные извещения, плакаты.
4. Поздравительные письма.
5. Пригласительные билеты.
6. Печатные издания (книги, журналы, другие периодические издания и т.п.).
Приложение 2
к Типовой инструкции по
делопроизводству в
территориальной избирательной
комиссии
ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
--------T------T----T-------T------T-------T------T--------T------T--------¬
¦Реги- ¦Дата ¦Кор-¦Номер ¦Крат- ¦Резо- ¦Испол-¦Контроль¦Отмет-¦Номер ¦
¦страци-¦пос- ¦рес-¦и дата ¦кое ¦люция ¦нитель¦срок ¦ка об ¦дела, ¦
¦онный ¦тупле-¦пон-¦посту- ¦содер-¦руко- ¦ ¦испол- ¦испол-¦куда ¦
¦номер ¦ния ¦дент¦пившего¦жание ¦водства¦ ¦нения ¦нении ¦помещен ¦
¦ ¦ ¦ ¦доку- ¦доку- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦испол- ¦
¦ ¦ ¦ ¦мента ¦мента ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ненный ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦документ¦
+-------+------+----+-------+------+-------+------+--------+------+--------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦
L-------+------+----+-------+------+-------+------+--------+------+---------
Приложение 3
к Типовой инструкции по
делопроизводству в
территориальной избирательной
комиссии
ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
------------T---------T--------T----------T--------T------------T----------¬
¦ Дата ¦Регистра-¦Адресат ¦ Краткое ¦ Кто ¦Исполнитель ¦Номер дела¦
¦отправления¦ционный ¦ ¦содержание¦подписал¦ ¦ с копией ¦
¦ документа ¦номер ¦ ¦документа ¦документ¦ ¦исходящего¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦документа ¦
+-----------+---------+--------+----------+--------+------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
L-----------+---------+--------+----------+--------+------------+-----------
Приложение 4
к Типовой инструкции по
делопроизводству в
территориальной избирательной
комиссии
ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН
--------T---------T----------T----------T-------T---------T------T---------¬
¦Дата ¦Регистра-¦ Адрес ¦Содержание¦Резолю-¦Контроль,¦Испол-¦Отметка ¦
¦поступ-¦ционный ¦ места ¦обращения ¦ция ¦срок ¦нитель¦об испол-¦
¦ления ¦номер ¦жительства¦ ¦руко- ¦испол- ¦ ¦нении ¦
¦ ¦ ¦заявителя,¦ ¦водства¦нения ¦ ¦доку- ¦
¦ ¦ ¦ телефон ¦ ¦ ¦ ¦ ¦мента, ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦номер ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦дела ¦
+-------+---------+----------+----------+-------+---------+------+---------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦
L-------+---------+----------+----------+-------+---------+------+----------
Приложение 5
к Типовой инструкции по
делопроизводству в
территориальной избирательной
комиссии
ТРЕБОВАНИЯ К ДОКУМЕНТАМ, ИЗГОТОВЛЯЕМЫМ С ПОМОЩЬЮ
ПЕЧАТАЮЩИХ УСТРОЙСТВ, И К ФАЙЛАМ ТЕКСТОВЫХ ДОКУМЕНТОВ
1. Текст документов на бланках формата А4 печатают через полтора межстрочных интервала, на бланках формата А5 - через один межстрочный интервал.
Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, следует печатать через два межстрочных интервала.
2. Название вида документа печатают прописными буквами.
3. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точка в конце заголовка не ставится.
4. Расшифровку подписи в реквизите "Подпись" печатают на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией.
5. Ввод, форматирование и вывод на печать документов производится на компьютерах с использованием текстового процессора MS Word 2000.
6. При форматировании документов обязательно работать с включенной клавишей, чтобы видеть на экране все служебные символы.
7. Размеры полей должны иметь следующие параметры:
- верхнее 2,0 см
- нижнее 2,0 см
- левое 2,0 см
- правое 1,5 см
От края до колонтитула:
- верхнего 1,25 см
- нижнего 1,25 см
8. Реквизиты (кроме текста документа), состоящие из нескольких строк, печатают с использованием стиля "Адресат" со следующими параметрами:
- Шрифт Times New Roman Cyr
- Размер 14 пунктов
- Отступ слева 7 см
справа 0
- Интервал перед 6 пунктов
после 0 пунктов
- Межстрочный интервал - одинарный
- Отступ первой строки - нет
Если составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения", "Гриф согласования", "Отметка о наличии приложения" не умещаются на одной строке, разрыв строки в нужном месте производится с помощью символа "Разрыв строки" (комбинация клавиш Shift - Enter), например:
СОГЛАСОВАНО
Генеральный директор НПО
"Химавтоматика"
подпись Л.И. Петров
29 ноября 2000 года
9. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без всяких знаков препинания.
Если документ имеет приложение, оно отделяется от документа и печатается с новой страницы.
10. Для выявления и исправления возможных ошибок в правописании в сформированных файлах рекомендуется осуществлять проверку документов, используя системы проверки правописания.
11. Каждый документ со всеми приложениями к нему помещается в отдельный файл. Внутри файла сам документ и каждое приложение помещаются в отдельные разделы.
12. Все реквизиты документа отделяются друг от друга одной пустой строкой, образуемой символом абзаца (- клавиша Enter). В тексте не должно встречаться более двух символов абзаца подряд.
13. Не допускается писать слова с разрядкой, вставляя пробелы между буквами в словах. Не допускается использование пробелов для образования абзацного отступа (красной строки) или пустых строк. В тексте не должно встречаться подряд более одного символа пробела.
14. Не допускается включать в текст документа разделительные линии, составленные из цепочек символов (*, =, -, - и других).
15. Не допускается использование в русских словах сходных по начертанию латинских букв (A, a, B, C, c, E, e, H, K, M, O, o, P, p, r, T, X, x, y).
16. Не допускается использование символа табуляции (->) для образования абзацного отступа (красной строки) или пустых строк. Абзацный отступ устанавливается в меню Формат/Абзац или с помощью верхнего движка на горизонтальной линейке.
17. Не допускается использование символа "-" для обозначения переноса. Вместо него следует использовать символ мягкого переноса (комбинация клавиш Ctrl - "-").
18. Для написания римских цифр должны использоваться заглавные буквы латинского алфавита (I, V, X, C, D, L, M). Использование для этой цели русских букв и арабских цифр не допускается.
19. Вместо буквы "[йо]" должна употребляться буква "Е".
20. Реквизиты "Вид документа" и "Наименование документа" должны быть выравнены по центру и каждый из них должен представлять собой один абзац, то есть внутри текста каждого реквизита не должно быть символа абзаца. Не допускается использование символа абзаца для прерывания строки в произвольном месте, для этого следует использовать символ разрыва строки (- комбинация клавиш Shift - Enter).
Приложение 6
к Типовой инструкции по
делопроизводству в
территориальной избирательной
комиссии
ФОРМА ЖУРНАЛА УЧЕТА ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ
-------T-------------T------------T--------------T-------------T-----------¬
¦ № ¦ Оттиск ¦Наименование¦ Подпись ¦ Даты ¦Отметки об ¦
¦ п/п ¦ печати ¦ печати, ¦ответственного¦ проведения ¦уничтожении¦
¦ ¦ ¦ штампа ¦ за печать и ¦ сверки и ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ дата ¦ подпись ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ получения ¦проводившего ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ сверку ¦ ¦
L------+-------------+------------+--------------+-------------+------------
Приложение 7
к Типовой инструкции по
делопроизводству в
территориальной избирательной
комиссии
Территориальная избирательная комиссия
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ УТВЕРЖДАЮ
________________ № ________________ Председатель территориальной
избирательной комиссии
-----------------------------------
(место составления) Подпись Расшифровка
подписи
Дата
---------T------------------------------T-------T-------------T------------¬
¦ Индекс ¦ ¦Кол-во ¦Срок хранения¦ ¦
¦ дела ¦ Заголовок дела ¦ед. хр.¦и № статей по¦ Примечание ¦
¦ ¦ ¦ ¦ перечню ¦ ¦
+--------+------------------------------+-------+-------------+------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+--------+------------------------------+-------+-------------+------------+
¦ Наименование раздела ¦
+--------T------------------------------T-------T-------------T------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+--------+------------------------------+-------+-------------+------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L--------+------------------------------+-------+-------------+-------------
Секретарь территориальной Расшифровка
избирательной комиссии Подпись подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол Экспертной комиссии Протокол Экспертно-проверочной
избирательной комиссии субъекта РФ комиссии архивного учреждения
от ______________ № ______________ от __________ № ______________
Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в ___________ году
в территориальной избирательной комиссии
---------------------------------T-------T---------------------------------¬
¦ По срокам ¦ ¦ В том числе: ¦
¦ хранения +-------+----------------T----------------+
¦ ¦ Всего ¦ переходящих ¦с отметкой "ЭПК"¦
+--------------------------------+-------+----------------+----------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+--------------------------------+-------+----------------+----------------+
¦Постоянного ¦ ¦ ¦ ¦
+--------------------------------+-------+----------------+----------------+
¦Временного (свыше 10 лет) ¦ ¦ ¦ ¦
+--------------------------------+-------+----------------+----------------+
¦Временного (до 10 лет ¦ ¦ ¦ ¦
¦включительно) ¦ ¦ ¦ ¦
+--------------------------------+-------+----------------+----------------+
¦ИТОГО: ¦ ¦ ¦ ¦
L--------------------------------+-------+----------------+-----------------
Секретарь территориальной Подпись Расшифровка подписи
избирательной комиссии
Дата
Итоговые сведения переданы в архив.
Приложение 8
к Типовой инструкции по
делопроизводству в
территориальной избирательной
комиссии
Территориальная избирательная комиссия
АКТ УТВЕРЖДАЮ
_____________ № _____________ Председатель территориальной
избирательной комиссии
------------------------------------
(место составления) Подпись Расшифровка подписи
о выделении к уничтожению документов, Дата
не подлежащих хранению
На основании
--------------------------------------------------------------
(название и выходные данные перечня документов с указанием
сроков их хранения)
---------------------------------------------------------------------------
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение документы фонда N
---------------------------------------------
(номер и название фонда)
----T----------T-------T------T-------------T-------T-----------T----------¬
¦ № ¦Заголовок ¦Крайние¦Номера¦ Индекс дела ¦Кол-во ¦ Сроки ¦Примечание¦
¦п/п¦ дела или ¦ даты ¦описей¦ по ¦ед. хр.¦хранения и ¦ ¦
¦ ¦групповой ¦ ¦ ¦номенклатуре ¦ ¦ номера ¦ ¦
¦ ¦заголовок ¦ ¦ ¦ или ¦ ¦ статей по ¦ ¦
¦ ¦документов¦ ¦ ¦ № дела по ¦ ¦ перечню ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ описи ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------+-------+------+-------------+-------+-----------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦
+---+----------+-------+------+-------------+-------+-----------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------+-------+------+-------------+-------+-----------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L---+----------+-------+------+-------------+-------+-----------+-----------
Итого ед. хр. за годы
------------------------------------- -----------------
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за _________________ годы утверждены
Экспертно-проверочной комиссией
---------------------------------------------------------------------------
(наименование архивного учреждения)
(протокол от ____________________________ № _____________________).
Должность лица, проводившего экспертизу
Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол Экспертной комиссии
избирательной комиссии Саратовской области
от __________________ № _________________
Документы в
количестве
--------------------------------------------------------
(цифрами и прописью)
весом __________ кг
сданы в
--------------------------------------------------------
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от ________________________ N
__________________.
Наименование должности работника, сдавшего
документы Подпись Расшифровка подписи
Дата
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности работника, внесшего в
учетные документы Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение № 2
к постановлению
избирательной комиссии Саратовской области
от 16 марта 2007 г. № 01-09/25-П
ПРИМЕРНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
ТЕРРИТОРИАЛЬНОЙ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ
-------T------------------------------T----T----------------T--------------¬
¦ ¦ ¦Кол-¦ Срок хранения ¦ ¦
¦ ¦ ¦ во ¦ дела ¦ ¦
¦Индекс¦ ¦дел ¦ (тома части), ¦ ¦
¦ дела ¦ Заголовок дела ¦(то-¦номера статей по¦ Примечание ¦
¦ ¦ ¦мов,¦ перечню ¦ ¦
¦ ¦ ¦час-¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦тей)¦ ¦ ¦
+------+------------------------------+----+----------------+--------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
L------+------------------------------+----+----------------+---------------
01. Организационно-распорядительная документация
01-01 Федеральные законы, законы ДМН
Саратовской области о выборах ст. 1б
и референдумах. Копии
01-02 Указы, распоряжения Президента ДМН
Российской Федерации, ст. 1б
постановления, распоряжения
Правительства Российской
Федерации. Копии
01-03 Распоряжения, постановления ДМН
Губернатора Саратовской ст. 1б
области и постановления
Саратовской областной Думы.
Копии
01-04 Постановления и иные ДМН
нормативные акты Центральной ст. 1б
избирательной комиссии
Российской Федерации,
избирательной комиссии
Саратовской области,
распоряжения председателя
избирательной комиссии
Саратовской области. Копии
01-05 Закон о территориальных Постоянно
избирательных комиссиях в ст. 1а
Саратовской области. Копия
01-06 Решения органов местного ДМН
самоуправления. Копии ст. 1б
01-07 Распоряжения председателя Постоянно
территориальной избирательной ст. 6а
комиссии __________
(наименование территориальной
избирательной комиссии)
01-08 Протоколы заседаний, решения Постоянно
территориальной избирательной ст. 5а
комиссии _________
(наименование территориальной
избирательной комиссии) и
документы к ним
01-09 Должностные регламенты Постоянно Если ТИК
работников аппарата ст. 35а придан статус
территориальной избирательной юридического
комиссии _________ лица и
(наименование территориальной выделены
избирательной комиссии) штатные
единицы
01-10 Документы по реализации Постоянно
Комплекса мер по повышению ст. 82, 114а
профессиональной подготовки
организаторов выборов и
референдумов и правовому
обучению избирателей
(программы, планы, отчеты)
01-11 Документы по Постоянно При условии,
контрольно-ревизионной ст. 5б, 13а что создание
службе (положения, протоколы, указанной
планы, графики) при службы
территориальной избирательной предусмотрено
комиссии _______ (наименование законом
территориальной избирательной
комиссии)
01-12 Договор с администрацией 5 л. ЭПК После
муниципального образования о ст. 186 истечения
совместном использовании срока действия
имущества КСА территориальной договора
избирательной комиссии и
других ресурсов ГАС "Выборы",
переписка по вопросам ГАС
"Выборы"
01-13 Переписка с избирательной 5 л. ЭПК
комиссией Саратовской области, ст. 12
окружными и участковыми
избирательными комиссиями
01-14 Переписка с Саратовской 5 л. ЭПК
областной Думой, Губернатором ст. 12
Саратовской области,
исполнительными органами
государственной власти области
по вопросам основной
деятельности
01-14 Переписка с органами местного 5 л. ЭПК
самоуправления по вопросам ст. 12
основной деятельности
01-16 Переписка с 5 л. ЭПК
правоохранительными и ст. 12
судебными органами по вопросам
основной деятельности
01-17 Переписка со средствами 5 л. ЭПК
массовой информации по ст. 12
вопросам основной деятельности
01-18 Переписка с политическими 5 л. ЭПК
партиями, избирательными ст. 58
блоками, общественными
объединениями
01-19 Переписка по обращениям, 5 л. ЭПК
жалобам и заявлениям граждан о ст. 56б, в
нарушениях федеральных
законов, законов Саратовской
области, нормативных актов
органов местного
самоуправления и по другим
вопросам основной деятельности
01-20 Переписка по вопросам 5 л. ЭПК
деятельности ст. 145
контрольно-ревизионной службы
при территориальной
избирательной
комиссии _______ (наименование
территориальной избирательной
комиссии)
01-21 Переписка с иными 5 л. ЭПК При условии,
организациями по вопросам ст. 145 что создание
основной деятельности указанной
службы
предусмотрено
законом
02. Бухгалтерский учет и отчетность <*>
--------------------------------
<*> Раздел заводится, если территориальная избирательная комиссия
является юридическим лицом.
02-01 Смета расходов на обеспечение Постоянно
деятельности территориальной ст. 112а
избирательной комиссии ______
(наименование территориальной
избирательной комиссии)
02-02 Годовой бухгалтерский баланс с Постоянно
приложениями ст. 135б
02-03 Квартальные бухгалтерские 5 л.
отчеты ст. 135
02-04 Кассовые, банковские документы 5 л. При условии
ст. 150 завершения
проверки
(ревизии). В
случае
возникновения
споров,
разногласий,
следственных и
судебных дел -
сохраняются до
вынесения
окончательного
решения.
02-05 Журнал - главная книга 5 л. При условии
ст. 148 завершения
проверки
(ревизии). В
случае
возникновения
споров,
разногласий,
следственных и
судебных дел -
сохраняются до
вынесения
окончательного
решения.
02-06 Первичные финансовые документы 5 л. При условии
и приложения к ним (кассовые, ст. 150 завершения
банковские документы, корешки проверки
банковских чековых книжек и (ревизии). В
др.) случае
возникновения
споров,
разногласий,
следственных и
судебных дел -
сохраняются до
вынесения
окончательного
решения.
02-07 Акты ревизий финансовой Постоянно
деятельности территориальной ст. 49
избирательной комиссии _______
(наименование территориальной
избирательной комиссии)
02-08 Журнал регистрации счетов, 5 л.
кассовых ордеров, ст. 193д
доверенностей, платежных
поручений
03. Документационное обеспечение территориальной избирательной
комиссии ____________ (наименование территориальной избирательной
комиссии)
03-01 Протоколы заседаний постоянно Постоянно
действующей Экспертной ст. 5в
комиссии при территориальной
избирательной
комиссии ___________
(наименование территориальной
избирательной комиссии)
03-02 Инструкция по делопроизводству Постоянно
в территориальной ст. 10а
избирательной комиссии ______
(наименование территориальной
избирательной комиссии)
03-03 Номенклатура дел Постоянно
территориальной избирательной ст. 67а
комиссии ________
(наименование территориальной
избирательной комиссии)
03-04 Описи дел постоянного Постоянно
хранения, переданных в архив, ст. 74а
акты передачи документов в
архив и в избирательную
комиссию Саратовской области
03-05 Акты о выделении к уничтожению Постоянно
документов, не подлежащих ст. 73
дальнейшему хранению
03-06 Реестры отправляемой 2 г., ст. 75б
корреспонденции
03-07 Журнал регистрации решений Постоянно Включается в
территориальной избирательной ст. 72а номенклатуру
комиссии __________ дел
(наименование территориальной при отсутствии
избирательной комиссии) автомати-
зированной
системы
документо-
оборота
03-08 Журнал регистрации Постоянно Включается в
распоряжений председателя ст. 72а номенклатуру
территориальной избирательной дел
комиссии _________ при отсутствии
(наименование территориальной автомати-
избирательной комиссии) зированной
системы
документо-
оборота
03-09 Журнал регистрации документов, 3 г. Включается в
поступающих в территориальную ст. 72б номенклатуру
избирательную дел
комиссию ________ при отсутствии
(наименование территориальной автомати-
избирательной комиссии) зированной
системы
документо-
оборота
03-10 Журнал регистрации документов, 3 г. Включается в
отправляемых из ст. 72б номенклатуру
территориальной избирательной дел
комиссии _________ при отсутствии
(наименование территориальной автомати-
избирательной комиссии) зированной
системы
документо-
оборота
03-11 Журнал оттисков печатей и Постоянно
штампов и учета их выдачи ст. 409
03-12 Журнал регистрации обращений 5 л. Включается в
жалоб и заявлений граждан о ст. 72в номенклатуру
нарушениях федеральных дел
законов, законов Саратовской при отсутствии
области, нормативных актов автомати-
органов местного зированной
самоуправления и по другим системы
вопросам основной деятельности документо-
граждан оборота
04. Документация по выборам Президента Российской Федерации
04-01 Второй экземпляр протокола Постоянно
территориальной избирательной ст. 5б
комиссии ______
(наименование территориальной
избирательной комиссии) об
итогах голосования по выборам
Президента Российской
Федерации на территории
соответствующего района,
приобщенный к нему второй
экземпляр сводной таблицы об
итогах голосования и другая
избирательная документация,
предусмотренная Федеральным
законом "О выборах Президента
Российской
Федерации"
04-02 Вторые экземпляры протоколов Постоянно
участковых избирательных ст. 5б
комиссий об итогах голосования
по выборам Президента
Российской Федерации с
приобщенной к ним
избирательной документацией,
предусмотренной Федеральным
законом "О выборах Президента
Российской Федерации"
04-03 Протоколы заседаний рабочей Постоянно
группы при территориальной ст. 5в
избирательной комиссии
______ (наименование
территориальной избирательной
комиссии) по контролю за
соблюдением участниками
избирательного процесса
порядка и правил проведения
предвыборной агитации и
документы к ним
04-04 Протоколы заседаний участковых Постоянно
избирательных комиссий и ст. 5б
документы (решения, заявления,
справки, отчеты и др.) к ним
04-05 Финансовый отчет ДМН
территориальной избирательной (не менее 10
комиссии ________ лет),
(наименование территориальной ст. 114б
избирательной комиссии) о
поступлении и расходовании
средств федерального бюджета,
выделенных на подготовку и
проведение выборов Президента
Российской Федерации. Копия
04-06 Первичные финансовые документы 5 л. При условии
к финансовому отчету ст. 150 завершения
территориальной избирательной проверки
комиссии (ревизии). В
_____ (наименование случае
территориальной избирательной возникновения
комиссии) о поступлении и споров,
расходовании средств разногласий,
федерального бюджета, следственных и
выделенных на подготовку и судебных дел -
проведение выборов Президента сохраняются до
Российской Федерации вынесения
окончательного
решения
04-07 Документы о назначении членов Постоянно,
территориальной избирательной ст. 6а
комиссии _______
(наименование территориальной
избирательной комиссии) с
правом совещательного голоса,
наблюдателей
04-08 Второй экземпляр списка ДМН
избирателей соответствующего
муниципального района
04-09 Вторые экземпляры актов о ДМН
получении территориальной (не менее 5
избирательной лет),
комиссией ________ п. 08-12, 08-13
(наименование территориальной
избирательной комиссии)
избирательных бюллетеней, о
передаче их участковым
избирательным комиссиям, а
также о погашении
неиспользованных избирательных
бюллетеней, хранившихся в
территориальной избирательной
комиссии _____ (наименование
территориальной избирательной
комиссии)
04-10 Вторые экземпляры актов о ДМН
выдаче территориальной (не менее 5
избирательной комиссией лет),
________ (наименование п. 08-12, 08-13
территориальной избирательной
комиссии) избирателям
открепительных удостоверений,
о передаче их участковым
избирательным комиссиям, а
также о погашении
неиспользованных
открепительных удостоверений
05. Документация по выборам депутатов Государственной Думы
Федерального Собрания Российской Федерации
Вторые экземпляры протоколов
05-01 № 1 и № 2 территориальной Постоянно
избирательной комиссии ст. 5б
_________ (наименование
территориальной избирательной
комиссии) об итогах
голосования вместе со вторыми
экземплярами сводных таблиц об
итогах голосования с
приобщенной к ним
избирательной документацией,
предусмотренной Федеральным
законом "О выборах депутатов
Государственной Думы
Федерального Собрания
Российской Федерации"
05-02 Вторые экземпляры протоколов Постоянно
№ 1 и № 2 участковых ст. 5б
избирательных комиссий об
итогах голосования с
приобщенной к ним
избирательной документацией,
предусмотренной Федеральным
законом "О выборах депутатов
Государственной Думы
Федерального Собрания
Российской Федерации"
05-03 Протоколы заседаний участковых Постоянно
избирательных комиссий и ст. 5б
документы (решения, заявления,
справки, отчеты и др.) к ним
05-04 Финансовый отчет Хранится в ТИК
территориальной избирательной не менее одного
комиссии________(наименование года со дня
территориальной избирательной официального
комиссии) о поступлении и опубликования
расходовании средств решения о
федерального бюджета, назначении
выделенных избирательной следующих
комиссии субъекта Российской выборов
Федерации на подготовку и депутатов
проведение выборов депутатов Государственной
Государственной Думы Думы, а затем
Федерального Собрания уничтожается по
Российской Федерации. Копия акту в
установленном
порядке
05-05 Первичные финансовые документы 5 л. При условии
к финансовым отчетам ст. 150 завершения
территориальной избирательной проверки
комиссии __________ (ревизии). В
(наименование территориальной случае
избирательной комиссии) о возникновения
поступлении и расходовании споров,
средств федерального бюджета, разногласий,
выделенных на подготовку и следственных и
проведение выборов депутатов судебных дел -
Государственной Думы сохраняются до
Федерального Собрания вынесения
Российской Федерации окончательного
решения
05-06 Документы о назначении членов Постоянно,
территориальной избирательной ст. 6а
комиссии _______ (наименование
территориальной избирательной
комиссии) с правом
совещательного голоса,
наблюдателей (заявления
кандидатов, выписки из
протоколов избирательных
объединений о назначении
членов территориальной
избирательной комиссии _______
(наименование территориальной
избирательной комиссии) с
правом совещательного голоса,
список наблюдателей, заявление
о письменном согласии и др.)
05-07 Второй экземпляр списка ДМН
избирателей соответствующего
муниципального района
05-08 Вторые экземпляры актов о ДМН
получении территориальной (не менее 5
избирательной комиссией лет),
_________ (наименование п. 09-17, 09-18
территориальной избирательной
комиссии) избирательных
бюллетеней, о передаче их
участковым избирательным
комиссиям, о погашении
неиспользованных избирательных
бюллетеней, хранившихся в
территориальной избирательной
комиссии
05-09 Вторые экземпляры актов о ДМН
выдаче территориальной (не менее 5
избирательной комиссией лет),
_______ (наименование п. 09-17, 09-18
территориальной избирательной
комиссии) избирателям
открепительных удостоверений,
о передаче их участковым
избирательным комиссиям, о
погашении неиспользованных
открепительных удостоверений
06. Документы по вопросам, связанным с проведением референдумов
06-01 Второй экземпляр протокола Хранится в ТИК
территориальной комиссии по не менее года со
проведению______ дня официального
(наименование территориальной опубликования
избирательной комиссии) результатов
референдумов об итогах референдума
голосования по соответствующей Российской
территории, приобщенный к нему Федерации, затем
второй экземпляр сводной передается в
таблицы об итогах голосования архивное
и другая документация, учреждение
предусмотренная Федеральным
конституционным законом "О
референдуме Российской
Федерации"
06-02 Первые экземпляры протоколов Хранятся в ТИК
участковых комиссий по не менее года со
проведению референдумов об дня официального
итогах голосования и опубликования
приобщенная к ним результатов
документация, предусмотренная референдума
Федеральным конституционным Российской
законом "О референдуме Федерации, затем
Российской Федерации" передаются в
архивное
учреждение
06-03 Вторые экземпляры протоколов Хранятся в ТИК
участковых комиссий по до истечения
проведению референдумов об срока полномочий
итогах голосования с ТИК, а затем
приобщенной к ним уничтожаются по
документацией, предусмотренной акту в
Федеральным конституционным установленном
законом "О референдуме порядке
Российской Федерации"
06-04 Протоколы заседаний участковых Хранятся в ТИК
комиссий по проведению до истечения
референдумов срока полномочий
ТИК, затем
передаются в
архивное
учреждение
06-05 Финансовый отчет Хранится в ТИК
территориальной комиссии до истечения
______(наименование срока ее
территориальной избирательной полномочий, а
комиссии) по проведению затем
референдумов о поступлении и уничтожается по
расходовании средств акту в
федерального бюджета, установленном
выделенных данной комиссии на порядке
подготовку и проведение
референдума Российской
Федерации. Копия
06-06 Первичные финансовые документы 5 л. При условии
к финансовому отчету ст. 150 завершения
территориальной проверки
комиссии _______ (наименование (ревизии). В
территориальной избирательной случае
комиссии) по проведению возникновения
референдумов о поступлении и споров,
расходовании средств разногласий,
федерального бюджета, следственных и
выделенных на подготовку и судебных дел -
проведение референдума сохраняются до
Российской Федерации вынесения
окончательного
решения
07. Документация по выборам депутатов Саратовской областной Думы <*>
--------------------------------
<*> Если на территориальную избирательную комиссию возложены
полномочия окружной избирательной комиссии.
07-01 Второй экземпляр протокола Постоянно
территориальной избирательной ст. 5б
комиссии <*>
_____ (наименование
территориальной избирательной
комиссии) о результатах
выборов депутатов Саратовской
областной Думы приобщенный к
нему второй экземпляр сводной
таблицы и другая избирательная
документация, предусмотренная
Законом Саратовской области от
04.05.2006 г. № 51-ЗСО "О
выборах депутатов Саратовской
областной Думы"
07-02 Вторые экземпляры протоколов Постоянно
участковых избирательных ст. 5б
комиссий об итогах голосования
по выборам депутатов
Саратовской областной Думы и
приобщенная к ним
избирательная документация,
предусмотренная Законом
Саратовской области от
04.05.2006 № 51-ЗСО "О выборах
депутатов Саратовской
областной Думы"
07-03 Протоколы заседаний участковых Постоянно
избирательных комиссий и ст. 5б
документы к ним
07-04 Финансовый отчет Постоянно
территориальной избирательной ст. 114б
комиссии ____ (наименование
территориальной избирательной
комиссии)
о расходовании средств бюджета
Саратовской области,
выделенных
на подготовку и проведение
выборов депутатов Саратовской
областной Думы. Копия
07-05 Финансовые отчеты участковых ДМН
избирательных комиссий о (не менее 5
поступлении и расходовании лет),
средств бюджета Саратовской ст. 114б1, 150
области, выделенных на
подготовку и проведение
выборов депутатов Саратовской
областной Думы
07-06 Первичные финансовые документы Постоянно
к финансовому отчету ст. 114б
территориальной избирательной
комиссии о фактических
расходах средств бюджета
Саратовской области,
выделенных на подготовку и
проведение выборов депутатов
Саратовской областной Думы
07-07 Первичные финансовые документы ДМН
к финансовым отчетам (не менее 5
участковых избирательных лет),
комиссий о поступлении и ст. 114б1, 150
расходовании средств бюджета
Саратовской области,
выделенных на подготовку и
проведение выборов депутатов
Саратовской областной Думы
07-08 Документы о назначении членов 5 л.,
территориальной избирательной ЭПК ст. 40
комиссии _____ (наименование
территориальной избирательной
комиссии) с правом
совещательного голоса,
наблюдателей (заявления
кандидатов, выписки из
протоколов избирательных
объединений о назначении
членов территориальной
избирательной комиссии
_______ (наименование
территориальной избирательной
комиссии) с правом
совещательного голоса, список
наблюдателей, заявление о
письменном согласии и др.)
07-09 Документы о назначении членов 5 л.,
участковых избирательных ЭПК ст. 40
комиссий с правом
совещательного голоса,
наблюдателей (заявления
кандидатов, выписки из
протоколов избирательных
объединений о назначении
членов участковой
избирательной с правом
совещательного голоса, список
наблюдателей, заявление о
письменном согласии и др.)
07-10 Агитационные документы Постоянно
(печатные, аудиовизуальные, Ст. 39
фотоматериалы), представленные
кандидатом и сведения об
организации, заказавшей и
изготовившей их
07-11 Вторые экземпляры списков 1 г., часть 10
избирателей соответствующего статьи 61 Закона
муниципального района Саратовской
области от 31
октября 2005 г.
№ 107-ЗСО "О
выборах в ОМСУ
Саратовской
области"
07-12 Вторые экземпляры актов о ДМН
получении территориальной (не менее 5 лет)
избирательной комиссией п. 09-17, 09-18
_____ (наименование
территориальной избирательной
комиссии) избирательных
бюллетеней, о передаче их
участковым избирательным
комиссиям, о погашении
неиспользованных избирательных
бюллетеней, хранившихся в
территориальной избирательной
комиссии _____ (наименование
территориальной избирательной
комиссии)
07-13 Вторые экземпляры актов о ДМН
выдаче территориальной (не менее 5 лет)
избирательной комиссией п. 09-17, 09-18
_______ (наименование
территориальной избирательной
комиссии) избирателям
открепительных удостоверений,
о передаче их участковым
избирательным комиссиям, о
погашении неиспользованных
открепительных удостоверений
08. Документация по проведению выборов главы муниципального образования,
иных выборных должностных лиц местного самоуправления <*>
--------------------------------
<*> Если на территориальную избирательную комиссию возложены
полномочия избирательной комиссии муниципального образования.
08-01 Протокол территориальной Постоянно
избирательной комиссии <*> Ст. 5б
____ (наименование
территориальной избирательной
комиссии) об итогах
голосования по выборам главы
муниципального образования на
территории муниципального
образования, сводная таблица к
протоколу об итогах
голосования и другие документы
к ним в соответствии с Законом
Саратовской области от
31.11.2005 № 107-ЗСО "О
выборах в органы местного
самоуправления Саратовской
области"
08-02 Первые экземпляры протоколов Постоянно
участковых избирательных Ст. 5б
комиссий об итогах голосования
по выборам главы
муниципального образования и
другие избирательные документы
к ним в соответствии с Законом
Саратовской области от
31.11.2005 № 107-ЗСО "О
выборах в органы местного
самоуправления Саратовской
области"
08-03 Вторые экземпляры протоколов ДМН,
участковых избирательных (не менее 5 л.)
комиссий об итогах голосования Ст. 5б
по выборам главы
муниципального образования и
другие документы к ним в
соответствии с Законом
Саратовской области от
31.11.2005 № 107-ЗСО "О
выборах в органы местного
самоуправления Саратовской
области"
08-04 Протоколы заседаний участковых Постоянно
избирательных комиссий и Ст. 5б
документы (решения, заявления,
справки, отчеты и др.) к ним
08-05 Второй экземпляр сводного ДМН
финансового отчета (не менее 5
территориальной избирательной лет),
комиссии о фактических Ст. 114б1, 150
расходах денежных средств
местного бюджета, выделенных
на подготовку и проведение
выборов главы муниципального
образования
08-06 Финансовые отчеты кандидатов ДМН
на должность главы (не менее 5
муниципального образования лет),
Ст. 114б1, 150
08-07 Финансовые отчеты участковых ДМН
избирательных комиссий о (не менее 5 лет)
фактических расходах денежных Ст. 114б1, 150
средств местного бюджета,
выделенных на подготовку и
проведение выборов главы
муниципального образования
08-08 Первичные финансовые документы ДМН
к сводному финансовому отчету (не менее 5
территориальной избирательной лет),
комиссии ______ (наименование Ст. 114б1, 150
территориальной избирательной
комиссии) о фактических
расходах денежных средств
местного бюджета, выделенных
на подготовку и проведение
выборов главы муниципального
образования
08-09 Первичные финансовые документы ДМН
к финансовым отчетам (не менее 5 лет)
участковых избирательных Ст. 114б1, 150
комиссий о фактических
расходах денежных средств
местного бюджета, выделенных
на подготовку и проведение
выборов главы муниципального
образования
08-10 Первичные финансовые документы ДМН
к финансовым отчетам (не менее 5
кандидатов на должность главы лет),
муниципального образования Ст. 114б1, 150
08-11 Документы по выдвижению и Постоянно
регистрации кандидатов на Ст. 39
должность главы муниципального
образования (заявления,
уведомления и др.)
08-12 Агитационные документы Постоянно
(печатные, аудиовизуальные, Ст. 39
фотоматериалы) представленные
кандидатом и сведения об
организации, заказавшей и
изготовившей их
08-13 Вторые экземпляры списков 1 г., часть 10 Со дня
избирателей соответствующего статьи 61 Закона опубликования
муниципального образования Саратовской итогов
области от 31 голосования и
октября 2005 г. результатов
№ 107-ЗСО "О выборов
выборах в ОМСУ
Саратовской
области"
08-14 Акты территориальной 5 лет,
избирательной комиссии ______ п. 09-17, 09-18
(наименование территориальной
избирательной комиссии) и
участковых избирательных
комиссий о получении,
использовании и погашении
избирательных бюллетеней
09. Документация по проведению выборов депутатов
представительного органа местного самоуправления <*>
--------------------------------
<*> Если на территориальную избирательную комиссию возложены
полномочия избирательной комиссии муниципального образования.
09-01 Протокол территориальной Постоянно
избирательной комиссии <*> Ст. 5б
____ (наименование
территориальной избирательной
комиссии) об итогах
голосования по выборам
депутатов представительного
органа местного самоуправления
09-02 Протоколы окружных Постоянно
избирательных комиссий о Ст. 5б
регистрации кандидатов в
депутаты представительных
органов местного
самоуправления
09-03 Протоколы окружных Постоянно
избирательных комиссий о Ст. 5б
результатах выборов депутатов
представительного органа
местного самоуправления,
сводные таблицы к ним и другие
документы, предусмотренные
Законом Саратовской области от
31.11.2005 № 107-ЗСО "О
выборах в органы местного
самоуправления Саратовской
области"
09-04 Первые экземпляры протоколов Постоянно
участковых избирательных Ст. 5б
комиссий об итогах голосования
и документы к ним,
предусмотренные Законом
Саратовской области от
31.11.2005 № 107-ЗСО "О
выборах в органы местного
самоуправления Саратовской
области"
09-05 Вторые экземпляры протоколов ДМН,
участковых избирательных (не менее 5 л.)
комиссий об итогах голосования Ст. 5б
с приобщенными к ним
документами, предусмотренными
Законом Саратовской области от
31.11.2005 № 107-ЗСО "О
выборах в органы местного
самоуправления Саратовской
области"
09-06 Протоколы заседаний участковых Постоянно,
избирательных комиссий и Ст. 5б
документы (решения, заявления,
справки, отчеты и др.) к ним
09-07 Сводный финансовый отчет ДМН
территориальной избирательной (не менее 5 лет)
комиссии ______ (наименование Ст. 114б1, 150
территориальной избирательной
комиссии) о фактических
расходах денежных средств
местного бюджета, выделенных
на подготовку и проведение
выборов депутатов
представительного органа
местного самоуправления
09-08 Финансовые отчеты окружных ДМН
избирательных комиссий о (не менее 5 лет)
фактических расходах денежных Ст. 114б1, 150
средств, выделенных на
подготовку и проведение
выборов депутатов
представительного органа
местного самоуправления
09-09 Финансовые отчеты участковых ДМН
избирательных комиссий о (не менее 5 лет)
фактических расходах денежных Ст. 114б1, 150
средств местного бюджета,
выделенных на подготовку и
проведение выборов депутатов
представительного органа
местного самоуправления
09-10 Финансовые отчеты кандидатов в ДМН
депутаты представительного (не менее 5 лет)
органа местного самоуправления Ст. 114б1, 150
о расходовании средств
избирательных фондов
09-11 Первичные финансовые документы ДМН
к сводному финансовому отчету (не менее 5 лет)
территориальной избирательной Ст. 114б1, 150
комиссии _____ (наименование
территориальной избирательной
комиссии) о фактических
расходах денежных средств
местного бюджета, выделенных
на подготовку и проведение
выборов депутатов
представительного органа
местного самоуправления
09-12 Первичные финансовые документы ДМН
к отчетам окружных (не менее 5 лет)
избирательных комиссий о Ст. 114б1, 150
фактических расходах денежных
средств, выделенных на
подготовку и проведение
выборов депутатов
представительного органа
местного самоуправления
09-13 Первичные финансовые документы ДМН
к отчетам участковых (не менее 5 лет)
избирательных комиссий о Ст. 114б1, 150
фактических расходах денежных
средств, выделенных на
подготовку и проведение
выборов депутатов
представительного органа
местного самоуправления
09-14 Первичные финансовые документы ДМН
к финансовым отчетам (не менее 5 лет)
кандидатов о расходовании Ст. 114б1, 150
средств избирательных фондов
09-15 Документы кандидатов в Постоянно
депутаты представительного Ст. 39
органа местного
самоуправления,
предусмотренные Законом
Саратовской области от
31.11.2005 № 107-ЗСО "О
выборах в органы местного
самоуправления Саратовской
области"
09-16 Документы о назначении 5 лет, ЭПК
доверенных лиц ст. 40
зарегистрированных кандидатов,
отзыве доверенных лиц (списки,
заявления, решения о
направлении и т.д.)
09-17 Агитационные документы Постоянно
(печатные, аудиовизуальные, Ст. 39
фотоматериалы), представленные
кандидатом, и сведения об
организации, заказавшей и
изготовившей их
09-18 Акты территориальной 5 лет,
избирательной комиссии, п. 09-17, 09-18
окружных избирательных
комиссий и участковых
избирательных комиссий о
получении, передаче,
использовании и погашении
избирательных бюллетеней
10. Документация по вопросам, связанным с проведением отзыва главы
муниципального образования,
иного должностного лица местного самоуправления,
депутата представительного органа местного самоуправления <*>
--------------------------------
<*> При условии, что отзыв предусмотрен законодательством
субъекта Российской Федерации
10-01 Первый экземпляр протокола Постоянно
территориальной избирательной Ст. 5б
комиссии _______ (наименование
территориальной избирательной
комиссии) об итогах
голосования по отзыву главы
муниципального образования,
иного должностного лица
местного самоуправления,
депутата представительного
органа местного самоуправления
и приложения к нему
10-02 Первые экземпляры протоколов Постоянно
участковых избирательных Ст. 5б
комиссий об итогах голосования
по отзыву главы муниципального
образования, иного
должностного лица местного
самоуправления, депутата
представительного органа
местного самоуправления и
приложения к ним
10-03 Протоколы заседаний участковых Постоянно
избирательных комиссий и Ст. 5б
документы (решения, заявления,
справки, отчеты и др.) к ним
10-04 Сводный финансовый отчет ДМН
территориальной избирательной (не менее 5 лет)
комиссии о поступлении и Ст. 114б1, 150
расходовании средств местного
бюджета, выделенных на
подготовку и проведение
голосования по отзыву главы
муниципального образования,
иного выборного должностного
лица местного самоуправления,
депутата представительного
органа местного самоуправления
10-05 Финансовые отчеты участковых ДМН
избирательных комиссий о (не менее 5 лет)
поступлении и расходовании Ст. 114б1, 150
средств местного бюджета,
выделенных на подготовку и
проведение голосования по
отзыву главы муниципального
образования, иного выборного
должностного лица местного
самоуправления, депутата
представительного органа
местного самоуправления
10-06 Финансовый отчет инициативной ДМН
группы по отзыву главы (не менее 5 лет)
муниципального образования, Ст. 114б1, 150
иного выборного должностного
лица местного самоуправления,
депутата представительного
органа местного самоуправления
10-07 Финансовый отчет главы ДМН
муниципального образования, (не менее 5 лет)
иного выборного должностного Ст. 114б1, 150
лица, депутата
представительного органа
местного самоуправления, в
отношении которых была
возбуждена процедура отзыва
10-08 Первичные финансовые документы ДМН
к финансовым отчетам (не менее 5 лет)
территориальной и участковых Ст. 114б1, 150
избирательных комиссий по
отзыву главы муниципального
образования, иного выборного
должностного лица местного
самоуправления, депутата
представительного органа
местного самоуправления
10-09 Первичные финансовые документы ДМН
к финансовым отчетам главы (не менее 5 лет)
муниципального образования, Ст. 114б1, 150
иного выборного должностного
лица местного самоуправления,
депутата представительного
органа местного
самоуправления, в отношении
которых была возбуждена
процедура отзыва
10-10 Акты территориальной 5 лет,
избирательной комиссии и п. 09-17, 09-18
участковых избирательных
комиссий о получении,
передаче, использовании,
погашении бюллетеней для
голосования по отзыву
При составлении номенклатуры дел территориальной избирательной комиссии были использованы:
1. Примерная номенклатура дел территориальной избирательной комиссии, разработанная Центральной избирательной комиссией Российской Федерации.
2. Закон Саратовской области от 31.11.2005 № 107-ЗСО "О выборах в органы местного самоуправления Саратовской области".
3. Закон Саратовской области от 04.05.2006 № 51-ЗСО "О выборах депутатов Саратовской областной Думы".
4. Постановление избирательной комиссии Саратовской области от 27.12.2005 № 01-10/219-П "О Положении о сроках хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов представительных органов (Советов) первого созыва вновь образованных муниципальных образований Саратовской области".
5. Постановление избирательной комиссии Саратовской области от 19.07.2006 № 01-09/162-П "О Положении о сроках хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов представительных органов муниципальных районов и городских округов и выборов глав городских округов".
Примечание:
ДМН - до минования надобности;
ЭПК - экспертно-проверочная комиссия соответствующего архива.
Приложение № 3
к постановлению
избирательной комиссии Саратовской области
от 16 марта 2007 г. № 01-09/25-П
ТИПОВОЕ ПОЛОЖЕНИЕ
О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ
ТЕРРИТОРИАЛЬНОЙ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ
Настоящее Положение о постоянно действующей экспертной комиссии территориальной избирательной комиссии __________ (наименование территориальной избирательной комиссии) (далее Положение) подготовлено на основе Примерного Положения о постоянно действующей Экспертной комиссии организации, утвержденного приказом Государственной архивной службы Российской Федерации № 2 от 19 января 1995 г.
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов (определению сроков их хранения), отбору дел на хранение и уничтожение, осуществления методического руководства деятельностью нижестоящих избирательных комиссий, комиссий референдума создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) территориальной избирательной комиссии __________ (наименование территориальной избирательной комиссии).
1.2. Экспертная комиссия является совещательным органом при территориальной избирательной комиссии __________ (наименование территориальной избирательной комиссии).
Экспертная комиссия территориальной избирательной комиссии __________ (наименование территориальной избирательной комиссии) работает с органами Росархива на местах, соответствующим муниципальным архивом.
1.3. В своей работе ЭК руководствуется законодательными актами Российской Федерации по архивному делу, федеральным и областным законодательством о выборах и референдумах, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства Российской Федерации и Управления по делам архивов Правительства Саратовской области, нормативными документами центральной избирательной комиссии Российской Федерации и Избирательной комиссии Саратовской области, перечнями документов со сроками хранения и настоящим Положением.
1.4. ЭК состоит из председателя, заместителя председателя, секретаря и членов комиссии. Персональный состав ЭК назначается решением территориальной избирательной комиссии __________ (наименование территориальной избирательной комиссии) из числа членов территориальной избирательной комиссии __________ (наименование территориальной избирательной комиссии) и представителей соответствующего муниципального архива (по согласованию). Председателем ЭК назначается член территориальной избирательной комиссии __________ (наименование территориальной избирательной комиссии).
2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ЭК
Основными задачами ЭК являются:
2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства, определение сроков хранения документов при составлении номенклатуры и формировании дел.
2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.
2.3. Рассмотрение результатов отбора дел на хранение и уничтожение, утверждение (одобрение) проектов соответствующих документов, составляемых после завершения этой работы.
2.4. Контроль за обеспечением сохранности, формированием и упорядочением документов в территориальной избирательной комиссии __________ (наименование территориальной избирательной комиссии).
2.5. Методическое руководство документационной деятельностью нижестоящих избирательных комиссий, комиссий референдума области.
3. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ ЭК
В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции:
3.1. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов, подготовке их к архивному хранению, а также по разработке номенклатуры дел и других нормативно-методических документов, регламентирующих документационное обеспечение деятельности территориальной избирательной комиссии __________ (наименование территориальной избирательной комиссии).
3.2. Организует ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение.
3.3. Рассматривает и принимает решения об одобрении (утверждении):
3.1.1. проектов номенклатуры дел территориальной избирательной комиссии __________ (наименование территориальной избирательной комиссии);
3.3.2. описей на дела постоянного хранения, на документы по личному составу, а также на дела временного (свыше 10 лет) хранения, подлежащие специальному хранению в территориальной избирательной комиссии __________ (наименование территориальной избирательной комиссии);
3.3.3. описей на дела, подлежащие передаче на муниципальное хранение в соответствии с договором, заключаемым с соответствующим муниципальным архивом (эти описи затем направляются на утверждение экспертно-проверочной комиссии указанного архивного учреждения);
3.3.4. актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению;
3.3.5. предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий (видов) документов, установленных действующими перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями (предложения в установленном порядке направляются на рассмотрение соответствующего муниципального архива).
3.4. Совместно с ответственным лицом за делопроизводство и соответствующим муниципальным архивом (ответственным лицом) осуществляет контроль за формированием дел в делопроизводстве территориальной избирательной комиссии __________ (наименование территориальной избирательной комиссии) и качеством подготовки документов, подлежащих специальному хранению в территориальной избирательной комиссии __________ (наименование территориальной избирательной комиссии).
3.5. Организует инструктаж, оказывает консультативно-методическую и практическую помощь территориальной избирательной комиссии __________ (наименование территориальной избирательной комиссии), нижестоящим избирательным комиссиям, комиссиям референдума по вопросам экспертизы ценности документов, подготовки номенклатуры дел, описей, актов и т.п.
4. ПРАВА ЭК
Экспертная комиссия имеет право:
4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации членам территориальной избирательной комиссии __________ (наименование территориальной избирательной комиссии), нижестоящим избирательным комиссиям, комиссиям референдума по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного хранения и по личному составу, упорядочения и оформления документов.
4.2. Заслушивать на своих заседаниях руководителей территориальной избирательной комиссии __________ (наименование территориальной избирательной комиссии), нижестоящих избирательных комиссий, комиссий референдума о состоянии работы по отбору и подготовке дел к архивному хранению, обеспечению их сохранности и учета, о выполнении действующих требований по оформлению документов и формированию дел в делопроизводстве.
Приглашать на заседания комиссии представителей соответствующего муниципального архива.
4.3. ЭК в лице ее председателя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.
4.4. Информировать руководство территориальной избирательной комиссии __________ (наименование территориальной избирательной комиссии) по вопросам, относящимся к компетенции комиссии
5. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ЭК
5.1. ЭК работает во взаимодействии с Экспертно-проверочной комиссией соответствующего муниципального архива, получает от нее соответствующие организационные и методические указания, рекомендации, предложения.
5.2. ЭК работает по годовому плану, утвержденному на заседании ЭК.
5.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, проводимых по мере необходимости, но не реже чем два раза в год.
Приложение № 4
к постановлению
избирательной комиссии Саратовской области
от 16 марта 2007 г. № 01-09/25-П
ТИПОВОЕ ПОЛОЖЕНИЕ
О РАБОТЕ С АРХИВНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
В ТЕРРИТОРИАЛЬНОЙ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Документы, образующиеся в деятельности территориальной избирательной комиссии __________ (наименование территориальной избирательной комиссии) (далее - Комиссия), имеющие социальное, политическое, научное и историческое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью Саратовской области и подлежат постоянному хранению в соответствующем муниципальном архиве.
До передачи на хранение эти документы временно, в пределах, установленных соответствующим муниципальным архивом, хранятся в Комиссии.
1.2. Комиссия обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в процессе ее деятельности. В соответствии с нормативными актами, установленными специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти, обеспечивает временную передачу этих документов на государственное хранение.
Работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет средств Комиссии.
За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации, должностные лица Комиссии несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.
1.3. В Комиссии для хранения законченных делопроизводством документов Архивного фонда Российской Федерации практического назначения, их отбора, пользования и подготовки к передаче на государственное хранение создаются необходимые условия, в том числе выделяются помещения и оборудование.
1.4. Функции по ведению архива Комиссии возлагаются на члена Комиссии, являющимся председателем постоянно действующей экспертной комиссии.
1.5. В работе с архивом член Комиссии руководствуется законодательными актами Российской Федерации по архивному делу, федеральным и областным законодательством о выборах и референдумах, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства Российской Федерации и Управления по делам архива Правительства Саратовской области, нормативными документами Центральной избирательной комиссии Российской Федерации и избирательной комиссии Саратовской области, инструкцией по делопроизводству, перечнями документов со сроками хранения и настоящим Положением.
1.6. Настоящее Положение утверждается решением Комиссии после согласования с соответствующим муниципальным архивом.
1.7. Организационно-методическое руководство работой Комиссии с архивными документами осуществляет соответствующий муниципальный архив.
2. СОСТАВ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
К архивным документам относятся:
- законченные делопроизводством Комиссии документы постоянного хранения, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу;
- документы постоянного хранения и по личному составу Комиссии прежнего состава;
- документы постоянного хранения, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения нижестоящих избирательных комиссий, комиссий референдума.
3. ПОРЯДОК РАБОТЫ С АРХИВНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
3.1. Основными задачами по работе с архивными документами являются:
3.1.1. Комплектование документов, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения.
3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, использование документов, хранящихся во временном хранении в Комиссии.
3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов на постоянное хранение в соответствующий муниципальный архив с соблюдением требований и сроков, установленными соответствующим муниципальным архивом.
3.1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве Комиссии, нижестоящих избирательных комиссий, комиссий референдума.
3.2. В целях выполнения основных задач Комиссия осуществляет следующие функции:
3.2.1. Ведет списки нижестоящих избирательных комиссий - источников комплектования архива;
3.2.2. Принимает упорядоченные документы Комиссии, нижестоящих избирательных комиссий, комиссий референдума - источников комплектования архива;
3.2.3. Учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;
3.2.4. Организует информационное обслуживание Комиссии и нижестоящих избирательных комиссий, комиссий референдума, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;
3.2.5. Проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;
3.2.6. Осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в Комиссии, нижестоящих избирательных комиссиях, комиссий референдума - источниках комплектования архива;
3.2.7. Организует работу по составлению номенклатуры дел Комиссии;
3.2.8. Оказывает методическую и практическую помощь Комиссии, нижестоящим избирательным комиссиям, комиссиям референдума в работе с документами;
3.2.9. Участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления.
4. ПРАВА КОМИССИИ ПРИ РАБОТЕ С АРХИВНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
Для выполнения возложенных задач и функций Комиссия имеет право:
- контролировать выполнение установленных правил работы с документами в нижестоящих избирательных комиссиях, комиссиях референдума;
- запрашивать от нижестоящих избирательных комиссий, комиссий референдума сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций;
- в пределах своей компетенции давать рекомендации нижестоящим избирательным комиссиям, комиссиям референдума по вопросам упорядочения и оформления документов.
5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА ВЕДЕНИЕ РАБОТЫ
С АРХИВНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
Председатель Комиссии совместно с членом комиссии, ответственным за работу с архивными документами, несет ответственность за:
- несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;
- утрату и несанкционированное уничтожение документов;
- нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.
------------------------------------------------------------------
--------------------
| | |
|
