Законодательство Саратовской области Саратовская область Законы Постановления Распоряжения Определения Решения Положения Приказы Все документы Указы Уставы Протесты Представления ПОСТАНОВЛЕНИЕ Избиркома Саратовской области от 18.05.2007 № 01-09/33-П "ОБ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ" Официальная публикация в СМИ: публикаций не найдено. ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 18 мая 2007 г. № 01-09/33-П ОБ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ В целях совершенствования делопроизводства в избирательной комиссии Саратовской области, избирательная комиссия Саратовской области постановляет: 1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в избирательной комиссии Саратовской области (прилагается). 2. Признать утратившим силу постановление избирательной комиссии Саратовской области от 27 декабря 2004 г. № 01-10/45-П "Об Инструкции по делопроизводству в избирательной комиссии Саратовской области". 3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на секретаря избирательной комиссии Саратовской области Точилкина П.Г. Председатель избирательной комиссии Саратовской области В.Я.МУСТАФИН Приложение к постановлению избирательной комиссии Саратовской области от 18 мая 2007 г. № 01-09/33-П 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Инструкция по делопроизводству в избирательной комиссии Саратовской области (далее - Инструкция) устанавливает единую систему открытого делопроизводства, порядок документирования управленческой деятельности и правила работы с документами в избирательной комиссии Саратовской области (далее - избирательная комиссия области). Настоящая Инструкция распространяется на служебные документы, в том числе электронные, не содержащие сведения, отнесенные к категории ограниченного доступа. 1.2. Инструкция подготовлена на основании нормативных правовых и нормативно-методических документов, регламентирующих документационное обеспечение управленческой деятельности. 1.3. Делопроизводство в избирательной комиссии области осуществляется с использованием подсистемы документооборота Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Выборы" (далее - ГАС "Выборы") - программное изделие ДЕЛО ИРЦВ.80363-01 (далее - ПИ ДЕЛО). Обеспечение функционирования делопроизводства с использованием ПИ ДЕЛО осуществляет отдел организационно-методической работы совместно с информационным центром. 1.4. Контроль организационно-технического и документационного обеспечения заседаний избирательной комиссии области, оформления протоколов заседаний и принятых постановлений, обеспечения сохранности документов избирательной комиссии области и передачи их в архив, соблюдения требований настоящей Инструкции, а также методическое руководство по организации делопроизводства осуществляется секретарем избирательной комиссии области. 1.5. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях аппарата избирательной комиссии области осуществляется отделом организационно-методической работы. 1.6. Правила и порядок подготовки и работы с документами, предусмотренные настоящей Инструкцией, обязательны для исполнения членами избирательной комиссии области и работниками аппарата избирательной комиссии области. 1.7. Члены избирательной комиссии области, работающие на штатной основе, и работники аппарата избирательной комиссии области в обязательном порядке знакомятся с настоящей Инструкцией под подпись. 1.8. В случае ухода в отпуск, выезда в командировку, болезни, увольнения исполнителя неисполненные документы передаются другому исполнителю, определенному резолюцией председателя избирательной комиссии области. 2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ ОБЛАСТИ 2.1. Общие требования к документированию деятельности избирательной комиссии области 2.1.1. Документирование деятельности избирательной комиссии области должно охватывать все процессы, относящиеся к записи (фиксации) и оформлению необходимой для осуществления управленческих действий информации на различных носителях по установленным правилам. 2.1.2. Документирование заседаний избирательной комиссии области осуществляется сектором организационно-методической работы. Документирование отдельных направлений деятельности избирательной комиссии области, рабочих групп осуществляют соответствующие структурные подразделения аппарата избирательной комиссии области. 2.1.3. При подготовке организационно-распорядительных документов реквизиты документов оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" и требованиями настоящей Инструкции. При подготовке проекта документа органа государственной власти области (проекта закона области, постановления областной Думы, постановления Губернатора области или Правительства области) учитываются особенности его оформления, установленные в данном органе государственной власти. 2.1.4. Перечень используемых видов документов определяется нормативными правовыми и организационно-распорядительными документами, регламентирующими деятельность избирательной комиссии области. 2.1.5. Документы изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210x297). Допустимо использование формата А3 (297x420) и А5 (148x210). Бумага, применяемая для изготовления документов, должна быть белого цвета или светлых тонов. При изготовлении документа на двух и более страницах на второй и последующей страницах проставляют номер, располагая его посередине верхнего поля листа. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля: 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее, 20 мм - нижнее. 2.1.6. Документы, оформляемые как на бланках, так и с воспроизведением реквизитов бланка, должны иметь соответствующие установленные реквизиты. 2.2. Требования к бланкам документов 2.2.1. Бланк документа - это набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. При изготовлении бланков документов избирательной комиссии области используют следующие реквизиты: код организации в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций (ОКПО); основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); наименование избирательной комиссии области; справочные данные об избирательной комиссии области, включающие сведения о почтовом адресе, номера телефонов, адрес электронной почты; наименование вида документа (не указывается на общем бланке и бланке письма). Используются также отметки для расположения следующих реквизитов: дата документа; регистрационный номер документа; ссылка на регистрационный номер и дату документа; место составления или издания документа; адресат; заголовок к тексту. 2.2.2. В избирательной комиссии области используются общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа. Общий бланк используется для подготовки любого вида документа, кроме письма. При изготовлении документа на общем бланке указывается наименование вида документа. На бланке письма оформляются только служебные письма избирательной комиссии области. Используются следующие разновидности (Приложения N№ 1 - 9): бланк письма избирательной комиссии области; бланк письма председателя избирательной комиссии области; бланк письма заместителя председателя избирательной комиссии области; бланк письма секретаря избирательной комиссии области; Бланк конкретного вида документа используется для создания только определенного вида документа. В избирательной комиссии области используются: бланк постановления избирательной комиссии области; бланк протокола заседания избирательной комиссии области; бланк выписки из протокола заседания избирательной комиссии области; бланк распоряжения председателя избирательной комиссии области. 2.2.3. Не допускается использования бланка для оформления документа, не соответствующего данному бланку. При составлении совместного документа бланк документа не используется. 2.3. Требования к оформлению некоторых реквизитов документов 2.3.1. Реквизит "Дата документа". Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если автором документа являются две и более организации, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания. Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой, год - четырьмя арабскими цифрами. Например: 20.09.2007. Допускается также словесно-цифровой способ оформления даты - 20 сентября 2007 г. 2.3.2. Реквизит "Регистрационный номер документа". Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который в установленных случаях дополняется индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. 2.3.3. Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Включение данного реквизита в текст ответного письма не допускается. 2.3.4. Реквизит "Место составления или издания документа" указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Для документов избирательной комиссии области указывается, как правило, город Саратов. В случае если документ составлен в ином населенном пункте, в документе указывают наименование соответствующего населенного пункта. Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения. 2.3.5. Реквизит "Адресат" располагают в правом верхнем углу. Документы адресуют в организации, их структурные подразделения, должностным лицам или гражданам при ответе на их обращения. Наименование организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже (например: Министерство финансов области). Если документ адресуется должностному лицу, наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. При этом инициалы указываются перед фамилией, например: Министерство образования Начальнику отдела общего образования П.П. Петрову При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес. Например: Петрову П.П. Лесная ул., д. 4, кв. 5, Москва, 102013 Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке. Если документ адресуется руководителю организации или его заместителю, наименование организации должно входить в наименование должности адресата. Например: Заместителю директора Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела И.И. Иванову В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес, элементы которого оформляются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи. Например: Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Б. Черкасский пер., д. 5, Москва, 117931 Если документ отправляется в несколько однородных государственных органов или организаций, их следует указывать обобщенно, например: Председателям территориальных избирательных комиссий области Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в органы государственной власти области и постоянным корреспондентам. 2.3.6. Реквизит "Гриф утверждения документа". Документ может утверждаться должностным лицом или специально издаваемым документом. Если документ утверждается конкретным должностным лицом, то реквизит "Гриф утверждения документа" состоит из следующих элементов: слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и прописными буквами), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например: УТВЕРЖДАЮ Председатель избирательной комиссии Саратовской области ________________________ инициалы, фамилия "___" ________________ 200__ г. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне. Если документ утверждается распорядительным документом, то реквизит "Гриф утверждения документа" состоит из следующих элементов: слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО) без кавычек и прописными буквами, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты и номера. Например: УТВЕРЖДЕНО постановлением избирательной комиссии Саратовской области от 22 сентября 2006 года № 01-09/68-П Реквизит "Гриф утверждения документа" располагается в правом верхнем углу документа. 2.3.7. Реквизит "Резолюция". Этот реквизит оформляется, как правило, на регистрационно-контрольной карточке или на документе. Резолюция включает фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Например: Иванову И.И. Петрову П.П. Прошу подготовить проект письма к 21.12.2006 Личная подпись 10.12.2006 2.3.8. Реквизит "Заголовок к тексту" включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может формулироваться с помощью отглагольных существительных в предложном падеже ("Об организации...", "О состоянии...", "О приеме..."). Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать. 2.3.9. Реквизит "Отметка о контроле". Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль", проставляемая на регистрационно-контрольной карточке. 2.3.10. Реквизит "". , как правило, должен состоять из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Документ может содержать только заключительную часть (например, распоряжение - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения). Тексты документов большого объема могут подразделяться на разделы, подразделы и пункты, которые пишутся арабскими цифрами, например: 1. Раздел 1.1. Подраздел 1.1.1. Пункт Абзацы внутри пунктов не нумеруются. В документах издаваемых на принципах единоначалия (приказ, распоряжение и т.д.), а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу"). В документах коллегиальных органов (комиссии, рабочих групп) текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решила"). В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили"). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили"). В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила"). В письмах используют следующие формы изложения: - от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение"); - от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить"); - от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает"). 2.3.11. Реквизит "Отметка о наличии приложений". Этот реквизит располагается от границы левого поля после текста перед подписью. Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка о наличии приложений оформляется по следующей форме: Приложение: на 5 л. в 2 экз. Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислить после текста документа перед подписью с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров. Например: Приложение: 1. Постановление избирательной комиссии Саратовской области от 05.05.2006 № 01-09/22-П на 13 л. в 1 экз. 2. Постановление избирательной комиссии Саратовской области от 05.08.2006 № 01-09/47-П на 4 л. в 1 экз. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме: Приложение: на 6 л. в 2 экз. в первый адрес. Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме: Приложение: письмо избирательной комиссии г. Москвы от 15.05.2003 № 01-20/435 и приложение к нему всего на 8 л. в 1 адрес. В приложении к распорядительному документу на первом его листе в верхнем правом углу пишут "Приложение N" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. Допускается центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например: Приложение № 1 к постановлению избирательной комиссии Саратовской области от 25 января 2006 года № 01-09/78-П Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N" печатать прописными буквами. При наличии нескольких приложений на них проставляются порядковые номера. Например, Приложение № 1, Приложение № 2 и т.д. 2.3.12. Реквизит "Подпись". В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписывающего документ, его личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия), например: Председатель избирательной комиссии Саратовской области подпись инициалы, фамилия Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица. Не допускается ставить предлог "за", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности. Если документ оформляется на бланке избирательной комиссии области, то реквизит "Подпись" включает сокращенное наименование должности лица, подписывающего документ, его личную подпись, инициалы и фамилию. Например: Заместитель председателя подпись инициалы, фамилия Если письмо оформляется на бланке председателя избирательной комиссии области, заместителя председателя избирательной комиссии области, секретаря избирательной комиссии области, то наименование должности реквизита "Подпись" не указывается. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например: Председатель комиссии подпись инициалы, фамилия Начальник отдела - главный бухгалтер подпись инициалы, фамилия При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности, их подписи располагают на одном уровне. Например: Начальник Начальник отдела - информационного центра главный бухгалтер подпись инициалы, фамилия подпись инициалы, фамилия В документах, подготовленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, при этом подписи членов комиссии располагаются одна под другой в алфавитном порядке. Например: Председатель комиссии подпись П.П. Петров Члены комиссии подпись В.А. Антонов подпись А.В. Иванов подпись И.И. Мартов Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается полужирным шрифтом от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал. Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" располагается на уровне последней строки наименования должности. Между инициалами и фамилией ставится пробел. 2.3.13. Реквизит "Гриф согласования документа" состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек и прописными буквами), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования. Например: СОГЛАСОВАНО Заместитель Председателя Правительства области - Руководитель Аппарата Губернатора области ________________ инициалы, фамилия 28 января 2006 года Если согласование осуществляется протоколом, письмом или другим документом, то гриф согласования оформляется следующим образом: СОГЛАСОВАНО Протокол заседания избирательной комиссии Саратовской области от 26 октября 2006 года № 42 или: СОГЛАСОВАНО Письмо ОГУ "Государственный архив Саратовской области" от 20 октября 2006 года № 5-10/49 2.3.14. Реквизит "Визы согласования документа". Внутреннее согласование проекта документа оформляется визой. Виза включает подпись и должность визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания. Например: Начальник отдела - главный бухгалтер подпись инициалы, фамилия 25.04.2006 При наличии замечаний по документу виза оформляется следующим образом: Замечания прилагаются Начальник отдела - системный администратор подпись инициалы, фамилия 28.02.2006 Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу. Визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. 2.3.15. Реквизит "Оттиск печати". Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. 2.3.16. Реквизит "Отметка о заверении копии". При заверении копии документа ниже реквизита "Подпись" проставляется заверительная надпись (штамп) "КОПИЯ ВЕРНА", наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, ее расшифровка (инициалы, фамилия) и дата заверения, например: КОПИЯ ВЕРНА Секретарь избирательной комиссии Саратовской области подпись инициалы, фамилия 28.10.2006 Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати избирательной комиссии области. 2.3.17. Реквизит "Отметка об исполнителе". Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его служебного телефона. Отметка об исполнителе располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Например: И.И. Иванов 27 75 22 2.3.18. Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело" включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. 2.3.19. Реквизит "Отметка о поступлении документа в организацию" содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты) и проставляется в виде штампа. 2.3.20. Реквизит "Идентификатор электронной копии документа". Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные. 2.4. Оформление проектов постановлений избирательной комиссии области 2.4.1. Проекты постановлений избирательной комиссий области готовятся на основании плана работы избирательной комиссии области, поручений, содержащихся в постановлениях избирательной комиссии области, а также по иным вопросам деятельности избирательной комиссии области. Проекты постановлений и документы к ним готовятся под руководством члена избирательной комиссии области, за которым закреплено соответствующее направление деятельности, структурным подразделением аппарата избирательной комиссии области и оформляются в соответствии с настоящей Инструкцией. 2.4.2. Проекты постановлений избирательной комиссии области оформляются на бланке постановления избирательной комиссии области, с указанием перед заголовком к тексту слова "ПРОЕКТ", выравнивая его по правому полю. Заголовок к тексту пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из нескольких строк, печатается через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру. Текст проекта постановления печатается через 1,5 межстрочный интервал. Текст состоит из двух частей. Вводная часть (преамбула) содержит основания издания документа и заканчивается словами "избирательная комиссия Саратовской области постановляет:". Пункты и подпункты в постановляющей части текста нумеруются арабскими цифрами с точкой. Например, 1.... 1.1.... Ссылка в тексте проекта постановления на наличие приложений обязательна. Приложения к проектам постановлений печатаются на отдельных листах бумаги, подписываются руководителями структурных подразделений, согласовывается с соответствующими структурными подразделениями. 2.4.3. Представляемые к рассмотрению документы должны включать проект постановления, указанные в тексте проекта приложения (обращение, заявление, разъяснение, инструкция, список, перечень и пр.), а при необходимости - пояснительную записку по рассматриваемому вопросу. Все документы должны иметь заголовок. Исполнитель документа обеспечивает комплектность всех документов, обозначенных как в проекте постановления, так и в приложениях к нему. 2.4.4. Проекты постановлений, подготовленные на заседание избирательной комиссии области, визируются непосредственными исполнителями, членами избирательной комиссии области, за которым закреплено соответствующее направление деятельности, руководителями соответствующих структурных подразделений. Проекты постановлений в обязательном порядке визируются юристом, а содержащие финансовые вопросы - начальником отдела - главным бухгалтером. Приложения к проектам постановлений подписываются исполнителем или руководителем соответствующего структурного подразделения. 2.4.5. К проекту документа приобщаются подлинники материалов, послуживших основанием для подготовки проекта постановления. 2.4.6. Подготовленные, оформленные и согласованные для рассмотрения на заседании документы направляются секретарю избирательной комиссии области, как правило, не позднее, чем за семь дней до планируемого дня заседания избирательной комиссии области. После просмотра и внесения в документы необходимых поправок исполнителем секретарь избирательной комиссии области передает весь комплект документов в отдел организационно-методической работы для тиражирования. 2.5. Формирование проекта повестки дня заседания избирательной комиссии области 2.5.1. Проект повестки дня заседания избирательной комиссии области формируется по поручению секретаря избирательной комиссии области отделом организационно-методической работы (как правило, не позднее, чем за три дня до предполагаемой даты его проведения) на основании подготовленных проектов постановлений избирательной комиссии области. 2.5.2. Члены избирательной комиссии области, руководители структурных подразделений аппарата избирательной комиссии области вправе предложить внести в проект повестки дня заседания вопросы, не предусмотренные планом. Дополнительный вопрос, как правило, включается в проект повестки дня для обсуждения на заседании избирательной комиссии области при условии наличия подготовленного по этому вопросу проекта постановления избирательной комиссии области, соответствующих приложений. 2.5.3. Согласованный с председателем и подписанный секретарем избирательной комиссии области проект повестки дня передается в отдел организационно-методической работы для тиражирования и комплектования для членов избирательной комиссии области, структурных подразделений аппарата избирательной комиссии области. 2.6. Подготовка к заседанию избирательной комиссии области 2.6.1. Отдел организационно-методической работы обеспечивает тиражирование проекта повестки дня заседания, проектов постановлений, приложений к ним, и комплектование папок с материалами, подлежащими рассмотрению, как правило, не позднее, чем за два дня до дня предполагаемого проведения заседания избирательной комиссии области. Члены избирательной комиссии области получают папки с материалами в отделе организационно-методической работы. 2.6.2. Отдел контрольно-ревизионной работы и взаимодействия с общественными объединениями и СМИ по поручению заместителя председателя избирательной комиссии области в случае необходимости информирует средства массовой информации о дате заседания избирательной комиссии области и предлагаемых к рассмотрению вопросах. Список приглашенных средств массовой информации передается в отдел организационно-методической работы. 2.6.3. Исполнитель документа по поручению члена избирательной комиссии области, курирующего данное направление, или руководителя структурного подразделения приглашает заинтересованные в рассмотрении вопроса стороны, составляет список приглашенных с указанием номера вопроса повестки дня заседания, фамилии, имени, отчества, должности, наименования организации. Исполнитель подписывает список приглашенных и передает его в отдел организационно-методической работы не позднее дня проведения заседания. 2.6.4. Перед началом заседания работник отдел организационно-методической работы регистрирует по списку лиц, приглашенных на заседание. Данный список представляется председателю и секретарю избирательной комиссии области. Регистрацию приглашенных средств массовой информации осуществляет отдел контрольно-ревизионной работы и взаимодействия с общественными объединениями и СМИ. 2.7. Выпуск документов, рассмотренных на заседании избирательной комиссии области 2.7.1. Документы, рассмотренные на заседании избирательной комиссии области, должны быть при необходимости доработаны, после чего подписаны, зарегистрированы и разосланы. 2.7.2. Срок доработки документов не должен превышать семи рабочих дней после дня заседания, если иной срок не оговорен на заседании или не установлен законом. 2.7.3. При доработке документа исполнитель вносит в текст согласованные и принятые в ходе заседания изменения. В случае принятия избирательной комиссией области решения о необходимости контроля за выполнением постановления его текст дополняется пунктом, в котором назначаются ответственные за исполнение и определяется срок исполнения. 2.7.4. Текст постановления в обязательном порядке печатается на бланке установленного образца. 2.7.5. Исполнитель обеспечивает комплектность прилагаемых к постановлению (выписке из протокола) материалов и располагает их в той последовательности, в которой они упоминаются в тексте. Каждое приложение визируются непосредственными исполнителями, руководителями соответствующих структурных подразделений, членами избирательной комиссии области, за которым закреплено соответствующее направление деятельности. Приложения в обязательном порядке визируются юристом, а содержащие финансовые вопросы - начальником отдела - главным бухгалтером. 2.7.6. Исполнитель передает в отдел организационно-методической работы подготовленное к подписанию постановление, приложения к нему, в том числе в электронном виде, а также список рассылки. 2.7.7. Копии постановления избирательной комиссии области заверяются в установленном порядке и в зависимости от характера содержащихся в них вопросов направляются в Центральную избирательную комиссию Российской Федерации, Саратовскую областную Думу, Губернатору Саратовской области, Правительству Саратовской области, нижестоящим избирательным комиссиям, органам местного самоуправления, средствам массовой информации. 2.7.8. Копии постановления избирательной комиссии области могут быть направлены отдельным гражданам в случае, если их обращение в избирательную комиссию области послужило основанием для рассмотрения на заседании вопроса. 2.7.9. Если копии постановления необходимо отправить по электронной почте, исполнитель представляет список рассылки. 2.7.10. Постановления избирательной комиссии области подписываются председателем и секретарем избирательной комиссии области. 2.7.11. Если на заседании избирательной комиссии области функции председателя избирательной комиссии области осуществлял заместитель председателя избирательной комиссии области, а в его отсутствие - секретарь избирательной комиссии области или один из членов избирательной комиссии области с правом решающего голоса, а также если функции секретаря избирательной комиссии области осуществлял один из членов избирательной комиссии области с правом решающего голоса, то подписи в протоколе, постановлении, выписке из протокола оформляются следующим образом: "Заместитель председателя избирательной комиссии Саратовской области" - в случае временного отсутствия председателя избирательной комиссии области; "Исполняющий обязанности председателя избирательной комиссии Саратовской области" - в случае отсутствия заместителя председателя избирательной комиссии области и при наличии решения избирательной комиссии области о возложении на секретаря либо одного из членов избирательной комиссии области с правом решающего голоса функций председателя избирательной комиссии области; "Исполняющий обязанности секретаря избирательной комиссии области" - в случае наличия решения избирательной комиссии области о возложении на одного из членов избирательной комиссии области с правом решающего голоса функций секретаря избирательной комиссии области. После подписания документы регистрируются, на документах проставляется регистрационный номер и дата. 2.7.12. Постановления нумеруются в хронологической последовательности в пределах календарного года. Нумерация прерывается в случае окончания полномочий избирательной комиссии области. Номер постановления состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера постановления, разделенных косой чертой и символа "П", отделенного от них дефисом. Соответствующие реквизиты вносятся в электронные версии документов. 2.8. Протокол заседания избирательной комиссии области 2.8.1. Заседание избирательной комиссии области оформляется протоколом на бланке установленной формы. 2.8.2. Протоколы заседаний избирательной комиссии области оформляются отдел организационно-методической работы с использованием диктофонной записи в течение семи рабочих дней после дня заседания, если иное не оговорено на заседании избирательной комиссии области. 2.8.3. Текст протокола заседания избирательной комиссии области состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части протокола указываются дата проведения заседания, а в случае проведения выездного заседания и место его проведения, при необходимости время начала заседания, должность, фамилия и инициалы председателя (председательствующего), а также присутствующих заместителя председателя, секретаря избирательной комиссии области и членов избирательной комиссии области, в том числе с правом совещательного голоса, работников аппарата избирательной комиссии области, представителей избирательных объединений, сторонних организаций и средств массовой информации, а так же указываются причины отсутствия члена избирательной комиссии области с правом решающего голоса. Если на заседании присутствует более десяти представителей сторонних организаций, средств массовой информации, их фамилии, инициалы и должности вносятся в прилагаемый к протоколу список. 2.8.4. В основной части протокола перечисляются вопросы повестки дня, инициалы и фамилии лиц, выступивших при их обсуждении, констатируется решение избирательной комиссии области по каждой обсуждаемой проблеме, фиксируются результаты голосования. 2.8.5. Протокол заседания подписывается председательствующим на заседании и секретарем избирательной комиссии области. Выписка из протокола заседания избирательной комиссии области подписывается секретарем избирательной комиссии области. 2.8.6. Протоколам заседаний, проведенных в период срока полномочий избирательной комиссии области одного состава, присваиваются порядковые номера, начиная с первого. 2.9. Оформление распоряжений председателя избирательной комиссии области 2.9.1. Проекты распоряжений председателя избирательной комиссии области готовятся по поручению председателя, заместителя председателя или секретаря избирательной комиссии области. 2.9.2. Текст распоряжения состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей. 2.9.3. В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием к изданию распоряжения является нормативный правовой акт или распорядительный документ, то в констатирующей части указываются его название, дата, номер, заголовок. 2.9.4. В распорядительной части указываются конкретные действия, сроки и исполнители. Пункты распоряжения нумеруются арабскими цифрами с точкой и не имеют заголовков. 2.9.5. Если распоряжение дополняет, отменяет или изменяет ранее изданное распоряжение или его отдельные пункты, то это указывается в тексте распоряжения. 2.9.6. В последнем пункте распорядительной части указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением распоряжения в целом. 2.9.7. Проекты распоряжений председателя избирательной комиссии области печатаются на бланке установленной формы шрифтом № 14. 2.9.8. При наличии приложений к распоряжению в тексте на них обязательно делается ссылка. 2.9.9. Каждое приложение к проекту распоряжения печатается отдельно. Размеры полей, шрифт и межстрочные интервалы при печатании текста приложения идентичны размерам, применяемым при оформлении текста распоряжения. 2.9.10. Проект распоряжения председателя избирательной комиссии области должен быть завизирован исполнителями, подготовившими проект, и юристом. Если в распоряжении содержатся вопросы финансового характера, то необходима виза начальника отдела - главного бухгалтера. 2.9.11. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта распоряжения в нижней его части. 2.9.12. Распоряжения председателя избирательной комиссии области регистрируются и формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. 2.9.13. Распоряжениям председателя избирательной комиссии области присваиваются регистрационные номера в пределах календарного года. Номер распоряжения председателя избирательной комиссии области состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера, разделенных косой чертой и символа "рлс" - для распоряжений по личному составу (прием, перевод, увольнение и т.д.), символа "рк" - для распоряжений по командированию, "р" - для распоряжений председателя избирательной комиссии области по основной деятельности и отпускам. 2.9.14. В распоряжениях по кадровым вопросам констатирующая часть может отсутствовать, а распорядительная часть начинаться глаголами: "Принять", "Перевести", "Уволить", "Премировать" и так далее. Каждый пункт должен быть точно сформулирован в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации. 2.9.15. Распоряжение подписывает председатель избирательной комиссии области, а в его отсутствие - заместитель председателя избирательной комиссии области или исполняющий обязанности председателя избирательной комиссии области. 2.10. Оформление служебных писем, телеграмм, телефонограмм 2.10.1. Служебные письма готовятся: как ответы, на поступившие письма из органов государственной власти и местного самоуправления, организаций или обращения граждан; как инициативные письма. 2.10.2. Служебные письма направляются за подписью председателя, заместителя председателя или секретаря избирательной комиссии области на соответствующих бланках. Служебные письма за подписью члена избирательной комиссии области с правом решающего голоса оформляется на бланке письма избирательной комиссии области. Исходящие письма изготавливаются в двух экземплярах: один на соответствующем бланке письма, второй - на чистом листе бумаге с воспроизведением письма начиная с реквизита "Адресат". Оба экземпляра подписываются председателем, заместителем председателя или секретарем избирательной комиссии области. Руководители структурных подразделений могут использовать бланк письма избирательной комиссии области. 2.11. Порядок изготовления, использования и обеспечения сохранности печатей и штампов 2.11.1. Печати и штампы, необходимые для обеспечения деятельности избирательной комиссии области, изготавливаются по согласованию с председателем или заместителем председателя избирательной комиссии области. 2.11.2. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам в избирательной комиссии области используются гербовые и другие печати. 2.11.3. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов применяются мастичные штампы. 2.11.4. Государственный герб Российской Федерации помещается на печатях в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации". 2.11.5. Гербовая печать проставляется на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, в соответствии с действующим законодательством или иными нормативными правовыми актами. Гербовая печать проставляется на почетных грамотах и благодарностях избирательной комиссии области, удостоверениях членов избирательной комиссии области с правом решающего голоса и работников аппарата избирательной комиссии области, финансовых документах. При оформлении документов по личному составу, командировочных удостоверений, трудовых книжек, на пакетах при отправке корреспонденции, проставляется печать избирательной комиссии области: "Избирательная комиссия Саратовской области". 2.11.6. Оттиск печати проставляется на документах в установленных местах, при этом оттиск должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. 2.11.7. Печати и штампы подлежат регистрации в журнале учета печатей и штампов, листы которого нумеруются, прошиваются (приложение № 10). Печати и штампы выдаются работникам аппарата избирательной комиссии области, что фиксируется в журнале учета печатей и штампов. Печати и штампы должны храниться в надежно закрываемых и опечатываемых в нерабочее время сейфах или металлических шкафах. Секретарь избирательной комиссии области осуществляет контроль за правильностью хранения и использования печатей и штампов. 2.11.8. Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность председатель (заместитель председателя, секретарь) избирательной комиссии области. 2.11.9. Пришедшие в негодность печати и штампы сдаются секретарю избирательной комиссии области, который обеспечивает их уничтожение, о чем составляется акт, а в журнале учета печатей и штампов ставится соответствующая отметка. 2.11.10. Ответственность за хранение и использование печатей и штампов возлагается непосредственно на работников аппарата избирательной комиссии области, в пользовании которых находятся печати и штампы. При увольнении указанных работников печати и штампы передаются секретарю избирательной комиссии области, о чем ставится отметка в журнале учета печатей и штампов. 3. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ 3.1. Порядок обработки и прохождения входящих документов 3.1.1. Прием, первичная обработка, предварительное рассмотрение документов, регистрация поступающей в избирательную комиссию области корреспонденции производятся в централизованном порядке в отделе организационно-методической работы избирательной комиссии области. Корреспонденция, поступившая в избирательную комиссию области, должна обрабатываться, как правило, в день ее получения. 3.1.2. При вскрытии конвертов, поступивших фельдсвязью или почтой, проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, наличие приложений, сверяется соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах. Неправильно адресованные и ошибочно вложенные документы возвращаются отправителю или пересылаются по назначению, с письменным уведомлением отправителя. 3.1.3. Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документов или их отдельных листов, приложений, повреждение документов или несоответствие номеров документов номерам, указанным на конверте, составляется акт, который подписывается не менее чем тремя работниками аппарата избирательной комиссии области, утверждается председателем избирательной комиссии области. Один экземпляр акта направляется (передается) отправителю, другой приобщается к принятым документам. На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа в правом нижнем углу делается отметка "Документ получен в поврежденном виде". 3.1.4. Конверт от поступивших документов не уничтожается, если адрес отправителя, дату отправки и получения документов можно установить только по нему. 3.1.5. Поступившие документы подразделяются на регистрируемые и нерегистрируемые (Приложение № 11). 3.1.6. Пакеты с пометкой "Лично" регистрируются по их учетным данным и передаются адресатам в закрытом виде под подпись. Если после вскрытия конверта полученный документ должен быть поставлен на контроль и исполнен, то адресат передает его в отдел организационно-методической работы. 3.1.7. Прием документов, адресованных руководителям избирательной комиссии области (официальная почта) по электронной почте Dipost осуществляется через почтовые ящики 64S00002@S64.sar.ru и delo@s64.sar.ru, являющимся официальными почтовыми ящиками избирательной комиссии области и находящимися в информационном центре и отделе организационно-методической работы соответственно. 3.1.8. Документы, подлежащие регистрации и полученные по электронной почте на другие почтовые ящики, передаются в отдел организационно-методической работы, где они регистрируются в установленном порядке. 3.1.9. Факсограммы, адресованные руководителям избирательной комиссии области, поступающие на официальный номер факсимильного аппарата, передаются в отдел организационно-методической работы. Факсограммы, поступающие на другие факсимильные аппараты, передаются в отдел организационно-методической работы в случае, если они подлежат регистрации и исполнению в установленном настоящей Инструкцией порядке. ------------------------------------------------------------------ --> примечание. Нумерация пунктов дана в соответствии с официальным текстом документа. ------------------------------------------------------------------ 3.1.9. При регистрации факсограмм регистрационный штамп проставляется на копии факсограммы. 3.1.10. Документы, не подлежащие регистрации и адресованные структурным подразделениям избирательной комиссии области, передаются по назначению. Ответные документы, поступившие из территориальных избирательных комиссий, не регистрируются и учитываются исполнителями запросов. Документы, поступившие нарочно, принимаются в отделе организационно-методической работы. На втором экземпляре проставляется отметка с указанием должности лица, получившего документ, подписи и даты поступления (при необходимости - времени). 3.1.11. Входящие документы регистрируются на регистрационно-контрольных карточках (далее - РКК) при использовании ПИ ДЕЛО. В РКК фиксируется следующий обязательный состав реквизитов: автор документа (корреспондент), дата документа, номер документа, дата регистрации, индекс регистрации, заголовок документа (краткое содержание) и выводится на бумажный носитель (лист формата А5). После перенесения указанных сведений в РКК, в правом нижнем углу первого листа документа проставляется регистрационный штамп с указанием входящего номера и даты регистрации (при необходимости - времени). К повторным документам прикладывается информация о ранее поступивших документах и результатах их исполнения. К ответным документам прикладываются инициативные документы. 3.1.12. Зарегистрированные документы докладываются председателю избирательной комиссии области начальником отдела организационно-методической работы. Документы, поступившие на имя заместителя председателя избирательной комиссии области или секретаря избирательной комиссии области, докладываются работником отдела организационно-методической работы. ------------------------------------------------------------------ --> примечание. Нумерация пунктов дана в соответствии с официальным текстом документа. ------------------------------------------------------------------ 3.1.11. В случае временного отсутствия председателя (болезни, отпуска, командировки) поступившие документы докладываются заместителю председателя избирательной комиссии области, а в случае временного отсутствия одновременно и заместителя председателя - секретарю избирательной комиссии области. 3.1.12. Документы с резолюцией председателя (заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии области передаются в отдел организационно-методической работы для внесения резолюций в РКК, постановки на контроль (в случае необходимости). 3.1.13. Подлинник документа хранится в отделе организационно-методической работы, а копия передается под роспись ответственному за исполнение документа. Ответственный за исполнение документа организует исполнение документа в установленный срок. Соисполнители документа по требованию ответственного за исполнение документа представляют все необходимые материалы. Если ответственным за исполнение документа является член избирательной комиссии области, и он временно отсутствует, то за исполнение документа отвечает работник аппарата избирательной комиссии области, указанный в резолюции следующим. Соисполнители несут равную ответственность за своевременную и качественную подготовку документов. 3.1.14. Документы, поступившие непосредственно в структурные подразделения аппарата избирательной комиссии области, подлежат передаче в отделе организационно-методической работы в установленных случаях. 3.1.15. Документы, поступившие после окончания рабочего дня и в выходные дни, принимаются дежурным избирательной комиссии области с последующей передачей их в отделе организационно-методической работы в первый рабочий день. 3.1.16. Информация о документах, резолюциях и сроке исполнения по поступившим документам докладывается председателю избирательной комиссии области. 3.2. Порядок организации работы с обращениями граждан 3.2.1. Письменные обращения граждан, в том числе и переадресованные в избирательную комиссию области другими организациями, регистрируются отдельно от других видов документов, поступающих в избирательную комиссию области, в журнале регистрации обращений и РКК, не позднее трех дней с момента поступления. Обращения, касающиеся нарушений избирательных прав граждан в период подготовки и проведения выборов, регистрируются в день поступления. 3.2.2. Регистрационный штамп, состоящий из порядкового номера письма или телеграммы и даты регистрации (при необходимости времени суток), буквенного символа соответствующего первой букве фамилии гражданина или символа "кол", в случае коллективного обращения, ставится в правом нижнем углу обращения или на свободном от текста обращения месте. Конверт, в котором поступило обращение, сохраняется с целью установления даты поступления обращения. При регистрации повторных обращений им присваивается очередной регистрационный номер, в РКК делается отметка "Повторно", и прикладываются регистрационные карточки по первичным обращениям. 3.2.3. Письма и телеграммы граждан после регистрации передаются председателю избирательной комиссии области (в его отсутствие - заместителю председателя, секретарю). 3.2.4. Письма и телеграммы с резолюцией председателя избирательной комиссии области (заместителя председателя, секретаря) направляются в отдел организационно-методической работы для внесения резолюций. Исполнитель расписывается в получении копии писем и телеграмм. Подлинники документов хранятся в отделе организационно-методической работы, а после исполнения документа подшиваются в дело вместе с копией ответа в соответствии с номенклатурой дел избирательной комиссии области. 3.2.5. Члены избирательной комиссии области и работники ее аппарата при рассмотрении писем и телеграмм граждан обязаны: в случае необходимости предложить обратившемуся лицу предоставить дополнительные документы, а также принимать другие меры в пределах своей компетенции для объективного разрешения вопроса; сообщать гражданам, подавшим письменные обращения, в письменной, а устные обращения - в устной форме о решениях, принятых по обращениям, а в случае их отклонения указывать мотивы; обеспечить своевременное и правильное исполнение принятых по обращениям граждан решений; разъяснить порядок обжалования принятых постановлений избирательных комиссий области. 3.2.6. Письменные обращения граждан, содержащие вопросы, решение которых не относится к компетенции избирательной комиссии области, направляются в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, к компетенции которых относится решение постановленных в обращении вопросов, с уведомлением заявителей. В случае если решение поставленные в письменных обращениях вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов или должностных лиц, копия обращения в течение пяти дней со дня регистрации направляется в соответствующие органы или соответствующим должностным лицам 3.2.7. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления (муниципальный орган) или должностному лицу, решения или действия (бездействие) которых обжалуется, за исключением случаев, указанных в пункте 6 статьи 75 Федерального закона "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации". 3.2.8. В случае если в соответствии с запретом, предусмотренным пунктом 3.2.7 настоящей Инструкции, невозможно направить жалобу на рассмотрение в государственных орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующие решение или действие в установленном порядке в суд. 3.2.9. Все письменные обращения граждан ставятся на контроль до полного рассмотрения по существу. Обращения граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. 3.2.10. Ответ на обращения, в которых не указаны фамилия гражданина и его почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, не дается. Такое обращение списывается "В дело". В случае если в письменном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившим, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с компетенцией. В случае если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению. 3.2.11. Письменные обращения, в которых содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, остаются без ответа по существу поставленных в нем вопросов, а заявителям сообщается о недопустимости злоупотребления правом. При достаточных основаниях обращение направляется в соответствующий государственный орган. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения. 3.2.12. В случае если в письменном обращении содержится вопрос, на который гражданину неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы и обстоятельства, то переписка по данному вопросу с гражданином прекращается, о чем ему направляется уведомление. 3.2.13. Обращения граждан, поступившие по информационным системам общего пользования (Интернет), регистрируются в установленном порядке. Ответы на такие обращения граждан направляются по почтовым адресам, указанным в обращениях. В случае если в обращении почтовый адрес не указан, ответ на данное обращение не дается. 3.2.14. Жалобы избирателей на решения и действия (бездействие) участников избирательного процесса, нарушающие избирательные права граждан в ходе избирательных кампаний, по поручению председателя избирательной комиссии области рассматриваются на заседаниях избирательной комиссии области, а в случае необходимости предварительно могут рассматриваться на заседании рабочей группы по рассмотрению обращений участников избирательного процесса. 3.2.15. В межвыборный период письменные обращения граждан рассматриваются в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" в течение 30 дней со дня их регистрации избирательной комиссии области. Если для принятия решения по обращениям граждан необходимо провести дополнительную проверку, то, в порядке исключения, срок может быть продлен председателем избирательной комиссии области не более чем на 30 дней, о чем ставится в известность заявитель. Решения по обращениям о нарушении закона, поступившие в период избирательной кампании, кампании референдума, в соответствии с Федеральным законом "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации" принимаются в пятидневный срок, но не позднее дня, предшествующего дню голосования, а в день голосования или в день, следующий за днем голосования - немедленно. Если факты, содержащиеся в обращениях, требуют дополнительной проверки, решения по ним принимаются не позднее чем в десятидневный срок. 3.2.16. Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы. 3.2.17. Личный прием граждан ведется членами избирательной комиссии области, работающими на штатной основе, по предварительной записи по графику, утверждаемому председателем избирательной комиссии области. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность. Во время приема ведется регистрационный журнал, в который вносятся данные о гражданине, краткое содержание обращения, результаты рассмотрения, а также должность и фамилия лица, который ведет прием. Если изложенные в устном обращении факты не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в регистрационном журнале. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов. Переданные на приеме гражданами письменные обращения регистрируются в установленном порядке. В случае если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию избирательной комиссии области, гражданину дается разъяснение порядка обращения в уполномоченный орган или к уполномоченному должностном лицу. 3.3. Порядок обработки и отправки исходящих документов 3.3.1. Документы, в зависимости от характера и срочности доставки, отправляются адресату фельдсвязью, почтой, передаются по телеграфу, по электронной почте ГАС "Выборы", по каналам факсимильной связи, по сети Интернет или передаются нарочно. 3.3.2. При оформлении писем и телеграмм исполнитель указывает полный почтовый или телеграфный адрес организации (кроме писем, адресованных в федеральные органы государственной власти, законодательные и исполнительные органы власти субъектов Российской Федерации, избирательные комиссии субъектов Российской Федерации, представительные и исполнительные органы муниципальных образований области, территориальные избирательные комиссии области, избирательные комиссии муниципальных образований области). Контроль правильности адресов осуществляет исполнитель. 3.3.3. Электронная версия письма передается в отдел организационно-методической работы для проставления исходящего номера и даты и введения реквизитов документа в ПИ ДЕЛО. 3.3.4. Прием к отправке из избирательной комиссии области писем, телеграмм и других документов, в том числе связанных с рассмотрением обращений граждан, производится отделом организационно-методической работы с 9 до 18 часов. Документы, переданные для отправки до 16 часов, как правило, оформляются и отправляются в тот же день, остальные - на следующий день. 3.3.5. Работник отдела организационно-методической работы перед регистрацией документа проверяет наличие всех страниц документа и правильность их расположения, оформления и адресования, наличие подписей, приложений, ссылки на номер и дату документа (если дается ответ на инициативный документ). Письма вне зависимости от вида отправки подлежат регистрации, осуществляемой с использованием РКК. 3.3.6. Второй экземпляр или ксерокопия зарегистрированного документа с указанием исполнителя остается в отделе организационно-методической работы. Первичные документы и материалы к документу (проекты писем, соответствующие визы, тексты изменений и т.д.) хранятся у исполнителя в установленном порядке. 3.3.7. Оформление отправлений осуществляется в порядке, предусмотренном для соответствующего вида связи. Отправка осуществляется централизованно отделом организационно-методической работы. Документы, переданные для отправки до 14 часов, а для отправки фельдсвязью - до 12 часов, оформляются и отправляются в тот же день, остальные - в следующий рабочий день. 3.3.8. Если письмо направляется более чем в четыре адреса, то исполнитель после регистрации письма тиражирует его в необходимом количестве, составляет список рассылки, визирует его, и передает на отправку в отдел организационно-методической работы. 3.3.9. Если письмо или телеграмма направляется не более чем в 4 адреса, то подписывается каждый экземпляр. 3.3.10. Исходящие документы могут содержать отметку, характеризующую степень срочности доставки. Отметка "СРОЧНО! ВЫБОРНОЕ!" может проставляться только в период избирательной кампании, в случае, когда избирательная комиссия области участвует в организации и проведении данных выборов. Исходящие документы, содержащие отметку "СРОЧНО! ВЫБОРНОЕ!" обрабатываются незамедлительно. 3.3.11. Документы, направляемые гражданам по домашнему адресу, отправляются через почтовое отделение связи отделом организационно-методической работы. 3.3.12. В случае направления с целью оперативности документа каналами факсимильной связи или электронной почтой, подлинник исходящего документа в последствие, как правило, направляется соответствующему адресату почтой. 3.3.13. Второй экземпляр или копия исходящего документа помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел избирательной комиссии области. 3.3.14. Неправильно оформленные документы и личная корреспонденция к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям. 3.3.15. Контроль исполнения исходящего документа осуществляет соответствующий исполнитель. 3.4. Особенности организации работы с избирательными документами 3.4.1. Избирательные документы оформляются в соответствии с требованиями федерального законодательства и законодательства области. 3.4.2. Прием избирательных документов осуществляется в порядке, определенном избирательной комиссией области или председателем избирательной комиссии области. 3.5. Информационно-поисковая система документов 3.5.1. Для эффективного использования всего массива документов (входящих, исходящих, внутренних) создаются информационно-поисковые системы (далее - ИПС). ИПС формируются как в традиционном виде (картотека РКК), так и в электронном виде в ПИ ДЕЛО. 3.5.2. С целью удобства использования ИПС помимо обязательной номенклатуры дел могут разрабатываться классификационные рубрикаторы (классификаторы): классификатор вопросов деятельности избирательной комиссии области; классификатор видов документов; классификатор корреспондентов; классификатор резолюций; классификатор исполнителей; классификатор результатов исполнения документов и т.д. 3.5.3. При традиционной ИПС печатается необходимое количество РКК, из которых можно составить следующие картотеки: справочные (по корреспондентам, видам документов, авторам документов и т.д.; контрольно-справочные (по срокам исполнения, по исполнителям и т.д.); а также алфавитные, по обращениям граждан, тематические, кодификационные и другие, в зависимости от задач, для которых формируется картотека. 3.5.4. Электронный поиск осуществляется по реквизитам: заголовку, виду документа, дате принятия, номеру, по ключевому слову, фразе или по любой комбинации реквизитов. 3.6. Контроль исполнения документов 3.6.1. Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ ход и результатов исполнения документов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов. 3.6.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. При постановке документа на контроль в правом верхнем поле РКК ставится отметка о контроле, которая обозначается словом "КОНТРОЛЬ". 3.6.3. Контролю за исполнением подлежат: постановления избирательной комиссии области; выписки из протоколов заседаний избирательной комиссии области; протокольные поручения, данные в ходе заседаний избирательной комиссии области; распоряжения председателя избирательной комиссии области; планы мероприятий; входящие документы с учетом резолюций председателя, заместителя председателя, секретаря избирательной комиссии области; исходящие письма, требующие ответа; письма и телеграммы граждан. 3.6.4. Исполнение постановлений избирательной комиссии области, выписок из протоколов заседаний избирательной комиссии области, распоряжений председателя, планов мероприятий контролируется членами избирательной комиссии области, структурными подразделениями аппарата избирательной комиссии области, на которые возложен контроль в соответствующем документе. 3.6.5. Исполнение протокольных поручений, данных в ходе заседаний избирательной комиссии области, входящих документов с учетом резолюций председателя, заместителя председателя, секретаря избирательной комиссии области, писем и телеграмм граждан контролируется отделом организационно-методической работы. 3.6.6. Контроль за исполнением исходящих писем осуществляют работники их подготовившие. 3.6.7. Общий контроль за организацией работы с документами и их исполнением осуществляет секретарь избирательной комиссии области. 3.6.8. Если в резолюции председателя, заместителя председателя, секретаря избирательной комиссии области в качестве исполнителей документа указаны несколько членов избирательной комиссии области либо несколько работников аппарата избирательной комиссии области, то работу с документом координирует и после согласования с соисполнителями докладывает о его исполнении член избирательной комиссии области, работник аппарата избирательной комиссии области, указанные в поручении первыми. 3.6.9. Сроки исполнения входящих документов, обращений граждан устанавливаются в соответствии с действующим законодательством. В случае указания во входящем документе срока, к которому предполагается получить ответ, этот срок, если в резолюции не указан другой, как правило, должен соблюдаться. Срок исполнения входящего документа исчисляется в календарных днях с даты его регистрации. 3.6.10. Поручения с пометками "Весьма срочно", "Срочно" исполняются в трехдневный срок. 3.6.11. Срок исполнения документа может быть продлен только председателем (заместителем председателя, секретарем) избирательной комиссии области. Продление срока должно быть оформлено не позднее, чем за 2 - 3 дня до истечения срока исполнения документа, если в процессе исполнения выясняется невозможность соблюдения указанного срока. В противном случае документ считается не исполненным в срок. 3.6.12. После исполнения документ снимается с контроля. Документ считается исполненным тогда, когда решены все поставленные в нем вопросы и автору дан ответ по существу. Основаниями для снятия документа с контроля являются: справка, информация на имя лица, давшего поручение об исполнении документа или отдельных его пунктов; постановление избирательной комиссии области, распоряжение председателя избирательной комиссии области по результатам исполнения документа; ответ на поступивший документ, подписанный председателем, заместителем председателя, секретарем избирательной комиссии области. Если об исполнении доложено устно, то отметка о результатах рассмотрения делается в РКК. 3.6.13. Документ не является исполненным, если он пересылается для рассмотрения поставленных в нем вопросов в иные органы, организации и учреждения. В этом случае исполнителем продлевается срок рассмотрения документа до получения ответа. Исполнитель информирует автора документа о продлении срока его рассмотрения. Документ является исполненным, если он направлен в иные органы, организации и учреждения для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и для информирования автора о результатах. 3.7. Учет объемов документооборота 3.7.1. Данные об объеме документооборота используются для совершенствования организации работы с документами. 3.7.2. При учете объема документооборота подсчитывается количество входящих, исходящих и внутренних документов организации. Учет количества документов производится по регистрационно-контрольным формам в отделе организационно-методической работы. 3.7.3. За единицу учета количества документов принимается единственный экземпляр документа (подлинник или второй экземпляр) без учета копий, создаваемых при печатании и размножении. При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы считаются за один документ. 3.7.4. Результаты учета документооборота обобщаются отделом организационно-методической работы в виде сводки об объеме документооборота за определенный период (месяц, квартал, год) и представляются председателю, заместителю председателя и секретарю избирательной комиссии области. 4. ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ 4.1. Составление номенклатуры дел 4.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в избирательной комиссии области, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (приложение № 12). Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. 4.1.2. При составлении номенклатуры дел используются Регламент избирательной комиссии области, положение об аппарате избирательной комиссии области, положения о структурных подразделениях аппарата избирательной комиссии области, штатное расписание, перечни документов с указанием сроков их хранения, номенклатуры дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности избирательной комиссии области, их виды, составы и содержание. 4.1.3. В избирательной комиссии области составляются номенклатура дел структурных подразделений и сводная номенклатура дел избирательной комиссии области, на основании номенклатур дел структурных подразделений. 4.1.4. В номенклатуру дел включаются заголовки (наименования) дел, отражающие все документируемые участки работы и вопросы деятельности избирательной комиссии области, в том числе личные дела, справочные и учетные картотеки и другие учетные формы. В номенклатуру дел не включаются периодические издания. Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) избирательной комиссии области, разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений. Заголовок дела должен четко отражать основное содержание и состав документов. Не допускается употребление неконкретных формулировок, вводных слов и сложных оборотов. 4.1.5. Номенклатура дел составляется в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций. 4.1.6. Если в течение года в избирательной комиссии области возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. 4.1.7. Номенклатура дел избирательной комиссии области на предстоящий календарный год разрабатывается в последнем квартале текущего года, согласовывается с экспертной комиссией избирательной комиссии области, утверждается председателем избирательной комиссии области и вводится в действие с 1 января следующего года. 4.1.8. После утверждения номенклатуры дел избирательной комиссии области структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работы. 4.1.9. Номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в пять лет. В случае коренного изменения функций и структуры избирательной комиссии области разрабатывается новая номенклатура дел. 4.2. Формирование и оформление дел 4.2.1. Исполненные и законченные делопроизводством документы оформляются в соответствии с требованиями настоящей Инструкции и списываются работником отдела организационно-методической работы после того, как исполнитель документа оформляет отметку о списании документа в дело. Отметка оформляется в РКК, указывается основание списания документа, подпись исполнителя, номер дела по номенклатуре дел и дата списания. При необходимости отметка об исполнении может быть сделана на оборотной стороне первого листа документа. Дела формируются в избирательной комиссии области в структурных подразделениях аппарата избирательной комиссии области. 4.2.2. При формировании дела проверяются правильность отнесения документов в данное дело, качество оформления и комплектность документов, наличие подписей, виз, учетных (регистрационных) номеров, справок или отметок об исполнении, о списании в дело и других. Неправильно оформленные документы должны быть дооформлены, а затем помещены в дело. Не допускается помещение в дело документов, содержание которых не соответствует заголовку дела. 4.2.3. При формировании дел соблюдаются следующие требования: - документы постоянного и временного сроков хранения формируются в дела раздельно; - в дело помещается только один экземпляр документа. Черновики и варианты проектов документов в дело не подшиваются (за исключением тех, на которых имеются визы, резолюции и другие отметки, дополняющие первый экземпляр); - в дело включаются, как правило, документы одного календарного года (исключение составляют личные и переходящие дела); - каждое дело не должно превышать 250 листов; при большем объеме документов в деле формируется несколько томов (частей). 4.2.4. В дело включаются все документы по конкретному вопросу вместе с приложениями, указанными в тексте документа. При отсутствии приложений, указанных в тексте документа, исполнитель обязан сделать запись на документе об их местонахождении. 4.2.5. Документы внутри дела располагаются по хронологии или по вопросно-логическому принципу, допускается сочетание этих принципов. Нормативные и организационно-распорядительные документы, а также приложения к ним группируются в дела по видам документов и по их хронологии. Протоколы заседаний избирательной комиссии области располагаются в деле по хронологии в порядке возрастания номеров. Документы к заседанию (выписки из протоколов, списки рассылки и др.) избирательной комиссии области помещаются после соответствующего протокола. Распоряжения председателя избирательной комиссии области по кадровым вопросам вместе с относящимися к ним приложениями и материалами группируются в дело отдельно от других распоряжений. Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Плановая и отчетная документация независимо от даты ее составления включается в дело того года, к которому она относится. Обращения граждан и документы по их рассмотрению формируются в отдельные дела. Каждое обращение и все документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу. Документы располагаются в хронологическом порядке по мере поступления обращений граждан. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления. Лицевые счета работников аппарата избирательной комиссии области формируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке. 4.2.6. В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются по хронологии снизу вверх по мере поступления. При подготовке к сдаче в архив дела с документами постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения переформировываются в обратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, должен быть внизу дела, а первый документ календарного года - вверху, первым. 4.2.7. Дела избирательной комиссии области подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. 4.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение № 13); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение № 14); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение № 15); подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. 4.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование "избирательная комиссия Саратовской области"; наименование структурного подразделения аппарата избирательной комиссии области; номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела. Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: "избирательная комиссия Саратовской области" указывается полностью, в именительном падеже; наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; номер дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел избирательной комиссии области; заголовок дела - переносится из номенклатуры дел избирательной комиссии области, согласованной с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) архивного учреждения; дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу. Документы с собственной нумерацией листов нумеруются в общем порядке. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.). Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью. Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно". Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется черными чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК соответствующего архивного учреждения (до этого он проставляется карандашом). На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования архивного учреждения, в который будут передаваться дела, кодов архивного учреждения и избирательной комиссии области по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ). По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения. Наименования фондообразователя и подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом. 4.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела. Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов. Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется настоящей Инструкцией. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела. 4.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. 4.3. Экспертиза ценности документов 4.3.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации. 4.3.2. Экспертиза ценности документов в избирательной комиссии области на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив. 4.3.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в избирательной комиссии области создается постоянно действующая экспертная комиссия, положение о которой утверждается постановлением избирательной комиссии области. 4.3.4. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. 4.3.5. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел избирательной комиссии области путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает постоянной действующая экспертная комиссия. 4.4. Составление и оформление описей дел. Подготовка и передача документов на архивное хранение 4.4.1. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. 4.4.2. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. 4.4.3. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются. 4.4.4. Описательная статья описи дел имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела. 4.4.5. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п. 4.4.6. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера). 4.4.7. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение № 16) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании постоянно действующей экспертной комиссии одновременно. Согласованные постоянно действующей экспертной комиссии акты утверждаются председателем избирательной комиссии области только после утверждения ЭПК соответствующего архивного учреждения, описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком. 4.4.8. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всей избирательной комиссии области. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. 4.4.9. Документы передаются в государственный архив по утвержденным ЭПК архивного учреждения описям дел. При первой передаче документов в государственный архив передается историческая справка на архивный фонд организации. При последующих передачах документов дается дополнение к исторической справке о происшедших изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности организации, составе и состоянии документов. Передача дел проводится поединично. На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов в государственный архив. Прием документов на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи дел. Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел оговариваются в акте приема-передачи документов на государственное хранение; причины их отсутствия - в прилагаемой к акту справке организации. Архив организации принимает меры по розыску документов. На отсутствующие документы, меры по розыску которых не дали результатов, составляется акт об утрате документов. Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями. 4.4.10. Перед передачей документов на постоянное хранение совместно с представителем государственного архива проводится проверка правильности научно-технической обработки дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов. При обнаружении дефектов составляется акт; устранение обнаруженных дефектов проводится силами организации. 4.4.11. Одновременно с документами в государственный архив передается и научно-справочный аппарат. 4.4.12. В подготовленном к сдаче в государственный архив деле постоянного срока хранения на последнем листе внутренней описи делается запись или проставляется штамп "В архив", который заверяется подписью секретаря избирательной комиссии области. Согласовано Протокол постоянно действующей экспертной комиссии от 17 апреля 2007 г. № 2 Приложение № 1 к инструкции по делопроизводству в избирательной комиссии Саратовской области, утвержденной постановлением избирательной комиссии Саратовской области от 18 мая 2007 г. № 01-09/33-П ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ _________________________ № _______________ г. Саратов Приложение № 2 к инструкции по делопроизводству в избирательной комиссии Саратовской области, утвержденной постановлением избирательной комиссии Саратовской области от 18 мая 2007 г. № 01-09/33-П ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ ПРОТОКОЛ _________________________ № _______________ г. Саратов Приложение № 3 к инструкции по делопроизводству в избирательной комиссии Саратовской области, утвержденной постановлением избирательной комиссии Саратовской области от 18 мая 2007 г. № 01-09/33-П ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА _________________________ № _______________ г. Саратов Приложение № 4 к инструкции по делопроизводству в избирательной комиссии Саратовской области, утвержденной постановлением избирательной комиссии Саратовской области от 18 мая 2007 г. № 01-09/33-П ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ _________________________ № _______________ г. Саратов Приложение № 5 к инструкции по делопроизводству в избирательной комиссии Саратовской области, утвержденной постановлением избирательной комиссии Саратовской области от 18 мая 2007 г. № 01-09/33-П ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ РАСПОРЯЖЕНИЕ _________________________ № _______________ г. Саратов Приложение № 6 к инструкции по делопроизводству в избирательной комиссии Саратовской области, утвержденной постановлением избирательной комиссии Саратовской области от 18 мая 2007 г. № 01-09/33-П ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ ул. Челюскинцев, 116, г. Саратов, 410012 тел. (845-2) 27-75-22, 27-14-98, 26-16-51, e-mail: ikso@mail.ru ОКПО 36240056, ОГРН 1026402205422, ИНН/КПП 6450026680/645001001 __________________ № __________________ На № _____________ от _________________ Приложение № 7 к инструкции по делопроизводству в избирательной комиссии Саратовской области, утвержденной постановлением избирательной комиссии Саратовской области от 18 мая 2007 г. № 01-09/33-П ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ ПРЕДСЕДАТЕЛЬ ул. Челюскинцев, 116, г. Саратов, 410012 тел. (845-2) 27-75-22, 27-14-98, 26-16-51, e-mail: ikso@mail.ru ОКПО 36240056, ОГРН 1026402205422, ИНН/КПП 6450026680/645001001 __________________ № __________________ На № _____________ от _________________ Приложение № 8 к инструкции по делопроизводству в избирательной комиссии Саратовской области, утвержденной постановлением избирательной комиссии Саратовской области от 18 мая 2007 г. № 01-09/33-П ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ ЗАМЕСТИТЕЛЬ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ ул. Челюскинцев, 116, г. Саратов, 410012 тел. (845-2) 27-75-22, 27-14-98, 26-16-51, e-mail: ikso@mail.ru ОКПО 36240056, ОГРН 1026402205422, ИНН/КПП 6450026680/645001001 __________________ № __________________ На № _____________ от _________________ Приложение № 9 к инструкции по делопроизводству в избирательной комиссии Саратовской области, утвержденной постановлением избирательной комиссии Саратовской области от 18 мая 2007 г. № 01-09/33-П ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ СЕКРЕТАРЬ ул. Челюскинцев, 116, г. Саратов, 410012 тел. (845-2) 27-75-22, 27-14-98, 26-16-51, e-mail: ikso@mail.ru ОКПО 36240056, ОГРН 1026402205422, ИНН/КПП 6450026680/645001001 __________________ № __________________ На № _____________ от _________________ Приложение № 10 к инструкции по делопроизводству в избирательной комиссии Саратовской области, утвержденной постановлением избирательной комиссии Саратовской области от 18 мая 2007 г. № 01-09/33-П Форма журнала учета печатей и штампов ----T------T------------T----------------T--------------------T-----------¬ ¦ № ¦Оттиск¦Наименование¦ Расписка ¦ Даты проведения ¦Отметки об ¦ ¦п/п¦печати¦ печати, ¦ ответственного ¦сверки, должность и ¦уничтожении¦ ¦ ¦ ¦ штампа ¦за печать и дата¦подпись проводившего¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ее получения ¦ сверку ¦ ¦ L---+------+------------+----------------+--------------------+------------ Приложение № 11 к инструкции по делопроизводству в избирательной комиссии Саратовской области, утвержденной постановлением избирательной комиссии Саратовской области от 18 мая 2007 г. № 01-09/33-П ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ 1. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня. 2. Учебные программы, планы. 3. Рекламные извещения, плакаты. 4. Поздравительные письма. 5. Пригласительные билеты. 6. Печатные издания (книги, журналы, другие периодические издания и т.п.). Приложение № 12 к инструкции по делопроизводству в избирательной комиссии Саратовской области, утвержденной постановлением избирательной комиссии Саратовской области от 18 мая 2007 г. № 01-09/33-П НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ избирательной комиссии Саратовской области ----T------T----------------T---------------T------------------T----------¬ ¦ № ¦Индекс¦ Заголовок дела ¦ Кол-во дел ¦Срок хранения дела¦Примечание¦ ¦п/п¦ дела ¦ ¦(томов, частей)¦ (тома, части), ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ номера статей ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ по перечню ¦ ¦ +---+------+----------------+---------------+------------------+----------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ L---+------+----------------+---------------+------------------+----------- ___________________________ ___________ _____________________ (Должность ответственного (подпись) (инициалы, фамилия) за делопроизводство) _________________________ дата СОГЛАСОВАНО Протокол экспертно-проверочной комиссии Управления по делам архивов Правительства Саратовской области от "_____" ____________ № __________ Итоговая запись о категории и количестве дел, заведенных в ____________ году в избирательной комиссии Саратовской области. --------------------------T---------------T-------------------------------¬ ¦ По срокам хранения ¦ Всего ¦ В том числе ¦ ¦ ¦ +---------------T---------------+ ¦ ¦ ¦ переходящих ¦ с отметкой ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ "ЭПК" ¦ +-------------------------+---------------+---------------+---------------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ +-------------------------+---------------+---------------+---------------+ ¦Постоянного ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Временного (свыше 10 лет)¦ ¦ ¦ ¦ ¦Временного (до 10 лет¦ ¦ ¦ ¦ ¦включительно) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Итого: ¦ ¦ ¦ ¦ L-------------------------+---------------+---------------+---------------- ___________________________ ___________ _____________________ (Должность ответственного (подпись) (инициалы, фамилия) за делопроизводство) _________________________ Итоговые сведения переданы в государственный архив ___________________________ ___________ _____________________ (Должность ответственного (подпись) (инициалы, фамилия) за делопроизводство) _________________________ Приложение № 13 к инструкции по делопроизводству в избирательной комиссии Саратовской области, утвержденной постановлением избирательной комиссии Саратовской области от 18 мая 2007 г. № 01-09/33-П Избирательная комиссия Саратовской области ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ДЕЛО № _________ том № ________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ НАЧАТО ____________ 200__ г. ОКОНЧЕНО __________ 200__ г. ----------------------¬ НА __________ ЛИСТАХ ¦Ф. № _______________ ¦ ____________________________ ¦Оп. № ______________ ¦ (инициалы, фамилия) ¦Д. № _______________ ¦ СРОК ХРАНЕНИЯ ______________ L---------------------- Приложение № 14 к инструкции по делопроизводству в избирательной комиссии Саратовской области, утвержденной постановлением избирательной комиссии Саратовской области от 18 мая 2007 г. № 01-09/33-П ЗАВЕРИТЕЛЬНЫЙ ЛИСТ ДЕЛА № __________ В дело подшито и пронумеровано ____________________________________________ ___________________________________________________________________________ (количество листов цифрами и прописью) _____________________________________________ листов, в том числе: литерные номера листов ___________________________________________________; пропущенные номера листов _________________________________________________ + листов внутренней описи _________________________________________________ -------------------------------------------T------------------------------¬ ¦ Особенности физического состояния ¦ Номера листов ¦ ¦ и формирования дела ¦ ¦ +------------------------------------------+------------------------------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ +------------------------------------------+------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L------------------------------------------+------------------------------- Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписи Дата Приложение № 15 к инструкции по делопроизводству в избирательной комиссии Саратовской области, утвержденной постановлением избирательной комиссии Саратовской области от 18 мая 2007 г. № 01-09/33-П ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов ед. хр. № ____________________________________________ ----T---------T---------T---------------------T---------------T-----------¬ ¦ № ¦ Индекс ¦ Дата ¦ Заголовок документа ¦ Номер листов ¦Примечание ¦ ¦п/п¦документа¦документа¦ ¦единиц хранения¦ ¦ +---+---------+---------+---------------------+---------------+-----------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L---+---------+---------+---------------------+---------------+------------ Итого _________________________________________________________ документов. (цифрами и прописью) Количество листов внутренней описи _______________________________________. (цифрами и прописью) Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела Подпись Расшифровка подписи Приложение № 16 к инструкции по делопроизводству в избирательной комиссии Саратовской области, утвержденной постановлением избирательной комиссии Саратовской области от 18 мая 2007 г. № 01-09/33-П ______________________________________ (наименование избирательной комиссии) УТВЕРЖДАЮ АКТ Председатель _______ 20__ г. № ______ _________________________________ _____________________________________ (наименование избирательной (место составления: населенный пункт) комиссии) _________________________________ О выделении к уничтожению документов (подпись) (расшифровка подписи: и дел, не подлежащих хранению инициалы, фамилия) _________________________________ (дата) На основании ______________________________________________________________ (название и выходные данные перечня ___________________________________________________________________________ документов с указанием сроков их хранения) отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы. ----T-----------T-----------T------------T-------T-------------T----------¬ ¦ № ¦ Заголовок ¦ Дата дела ¦Индекс дела ¦Кол-во ¦ Сроки ¦Примечание¦ ¦п/п¦ дела или ¦или крайние¦ (тома) по ¦ дел ¦ хранения ¦ ¦ ¦ ¦ групповой ¦ даты дела ¦номенклатуре¦(томов,¦(тома, части)¦ ¦ ¦ ¦ заголовок ¦ ¦ или номер ¦частей)¦ и номера ¦ ¦ ¦ ¦ дел ¦ ¦ дела по ¦ ¦ статей по ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ описи ¦ ¦ перечню ¦ ¦ +---+-----------+-----------+------------+-------+-------------+----------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ L---+-----------+-----------+------------+-------+-------------+----------- Итого ____________________________________ дел за ____________________ годы (цифрами и прописью) Описи дел постоянного хранения за ____________________ годы утверждены, а по личному составу согласованы с экспертно-проверочной комиссией _____________________________________ (протокол __________ № ______). (наименование архивного учреждения) ___________________________________________________________________________ (наименование должности лица, производившего экспертизу ценности документов) _____________________ ________________________________ (подпись) (инициалы, фамилия) Дата СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК Протокол ЭПК _____________________________________ ___________________________________ (наименование избирательной комиссии) (наименование архивного учреждения) от ______________ № ______ от ______________ № ______ Документы в количестве _______________________________________________ дел, (цифрами и прописью) весом ____________ кг сданы в _____________________________________________ (наименование организации) на переработку от приемосдаточной накладной от _______________ № __________ (дата) ___________________________________________________________________________ (должность работника, сдавшего документы) _____________________ _________________________ (подпись) (инициалы, фамилия) Изменения в учетные документы внесены ___________________________________________________________________________ (должность работника, сдавшего документы) _____________________ _________________________ (подпись) (инициалы, фамилия) ------------------------------------------------------------------ -------------------- Автор сайта - Сергей Комаров, scomm@mail.ru