|  |
ПОСТАНОВЛЕНИЕ главы администрации Вольского муниципального района от 21.05.2007 № 1455
"ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ ОТДЕЛЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛЬСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА"
Официальная публикация в СМИ:
публикаций не найдено
АДМИНИСТРАЦИЯ
ВОЛЬСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 21 мая 2007 г. № 1455
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ ОТДЕЛЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛЬСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
В соответствии со структурой администрации Вольского муниципального района, утвержденной решением Вольского муниципального Собрания от 25.04.2007 № 3/20-283 "О внесении изменений в решение Вольского муниципального Собрания от 04.04.2006 № 3/2-12 "Об утверждении структуры администрации Вольского муниципального района" и изменением штатного расписания администрации Вольского муниципального района на основании распоряжения от 26.04.2007 № 196-лс "О внесении изменений в штатное расписание администрации Вольского муниципального района" постановляю:
1. Утвердить Положение об отделе делопроизводства администрации Вольского муниципального района (Приложение).
2. Признать утратившим силу постановление от 17.10.2006 № 2554 "Об утверждении Положения о секторе делопроизводства администрации Вольского муниципального района".
3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на руководителя аппарата администрации Вольского муниципального района А.Т.Аникушина.
Глава
администрации муниципального района
И.И.ПИВОВАРОВ
Приложение
к постановлению
главы администрации Вольского муниципального района
от 21 мая 2007 г. № 1455
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ ОТДЕЛЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА АДМИНИСТРАЦИИ
ВОЛЬСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Отдел делопроизводства администрации Вольского муниципального района (далее - Отдел) является структурным подразделением Администрации Вольского муниципального района (далее - Администрация ВМР) без статуса юридического лица и находится в подчинении Руководителя аппарата администрации муниципального района.
1.2. Отдел организует в соответствии с нормативными актами:
- документационное обеспечение деятельности Администрации ВМР;
- работу с обращениями граждан;
- работу Общественной приемной граждан при Администрации ВМР;
- документационное обеспечение Главы Вольского муниципального района, согласно Соглашения по взаимодействию в сфере документооборота и обмену информацией и Распоряжения Главы администрации Вольского муниципального района от 5 октября 2006 г. № 840-р.
1.3. В состав Отдела входят:
- начальник отдела делопроизводства;
- главный специалист по документационному обеспечению;
- главный специалист по работе с обращениями граждан;
- заведующая машинописным и копировальным бюро;
- делопроизводитель;
- машинистка 1 категории.
1.4. Работа Отдела регламентируется настоящим Положением. Деятельность сотрудников Отдела регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются начальником Отдела, согласовываются с начальником отдела правового обеспечения и Руководителем аппарата администрации Вольского муниципального района и утверждаются Главой администрации. При изменении функций и задач работников Отдела должностные инструкции пересматриваются.
1.5. В своей деятельности Отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральным законодательством, Указами и Распоряжениями Президента Российской Федерации, Постановлениями и Распоряжениями Правительства Российской Федерации, Постановлениями и Распоряжениями Губернатора и Правительства Саратовской области, Уставами Саратовской области и Вольского муниципального района, областным законодательством, решениями Вольского муниципального Собрания депутатов, распоряжениями и постановлениями Главы администрации Вольского муниципального района, Положением об администрации Вольского муниципального района, а также настоящим Положением.
1.6. Изменение структуры Отдела принимается Решением Вольского муниципального Собрания по предложению главы администрации Вольского муниципального района.
1.7. Изменения в Положение об Отделе вносятся начальником отдела и Руководителем аппарата администрации и утверждается Постановлением Главы администрации Вольского муниципального района.
1.8. Отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии с руководством и структурными подразделениями администрации муниципального района, муниципальным Собранием, муниципальными образованиями, муниципальными предприятиями в пределах компетенции Отдела.
1.9. Отдел имеет круглую печать "Для документов", штампы: "Контроль", для регистрации входящей корреспонденции, "Копия верна:...", "Подлежит возврату...", для заверения подлинности распоряжений и постановлений главы администрации.
1.10. Отделу доверены для хранения и использования гербовая печать, угловой штамп, круглая печать "Руководитель аппарата".
2. ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ ОТДЕЛА
2.1. Основными целями Отдела являются:
организация, руководство, координация, контроль и реализация работ:
- по делопроизводству;
- по обращениям граждан.
2.2. Основными задачами Отдела являются:
2.2.1. совершенствование форм и методов работы с документами и обращениями граждан;
2.2.2. обеспечение единого порядка по вопросам организации работы по делопроизводству и с обращениями граждан; информационно-поисковых систем;
2.2.3. контроль исполнения и подготовки документов к передаче в архив, в соответствии с действующими нормативами;
2.2.4. сокращение документооборота;
2.2.5. передача документов с пометкой "Контроль", обращения граждан, поручения Главы администрации муниципального района и Главы муниципального района по документам и обращениям граждан на личном приеме в отдел организационной и контрольной работы для постановки их на контроль;
2.2.6. разработка и внедрение нормативных и организационно-методических документов по совершенствованию документационного обеспечения и рассмотрению обращений граждан в структурных подразделениях администрации муниципального района;
2.2.7. внедрение прогрессивных технологий документационного обеспечения и обработки обращений граждан;
2.2.8. организационно-методическое взаимодействие с аппаратом и структурными подразделениями по вопросам делопроизводства и работы с обращениями граждан.
3. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ ОТДЕЛА
В соответствии с возложенными задачами Отдел осуществляет следующие функции:
3.1. обеспечивает выпуск правоустанавливающих документов - постановлений, распоряжений Главы администрации муниципального района, тиражирует, заверяет круглой печатью "Руководитель аппарата" и при необходимости штампом "Первый экземпляр находится на постоянном хранении в администрации Вольского муниципального района. Начальник отдела..." и круглой печатью "Для документов" и доводит их до сведения согласно реестру рассылки;
3.2. систематизирует постановления и распоряжения Главы администрации, ежемесячно составляет их перечень;
3.3. предоставляет перечень Постановлений главы администрации в отдел правового обеспечения для включения в информационный банк правовой системы правовых актов администрации Вольского муниципального района в правовую систему "Консультант-Плюс";
3.4. предоставляет ежедекадно Постановления и Распоряжения главы администрации для проверки в Вольскую межрайпрокуратуру;
3.5. обеспечивает своевременное формирование распорядительных документов в дела (тома) и передает их ежемесячно на прошивку в типографию;
3.6. принимает, ведет первоначальную обработку всей входящей корреспонденции, получаемую фельдъегерской, специальной, Правительственной, факсимильной, телеграфной, электронной и почтовой связью в соответствии с установленными правилами и инструкцией по делопроизводству;
3.7. регистрирует, отслеживает контрольные документы, организует своевременное рассмотрение и подготовку к докладу руководству поступающих документов для резолюции;
3.8. передает контрольные документы, после рассмотрения и резолюции руководства в отдел организационной и контрольной работы администрации для контроля за их исполнением;
3.9. доводит своевременно документы должностным лицам, согласно резолюции руководства;
3.10. осуществляет контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись к руководству Администрации;
3.11. регистрирует и рассылает исходящую корреспонденцию адресатам нарочно или почтовой связью;
3.12. разрабатывает ежегодно во взаимодействии с отделом архива администрации номенклатуру дел администрации и осуществляет методическое руководство за составлением номенклатуры дел в структурных подразделениях администрации муниципального района;
3.13. осуществляет методическое руководство за соблюдением правил ведения делопроизводства структурными подразделениями администрации;
3.14. обеспечивает надлежащую сохранность документов, оперативное использование документной информации для работы структурными подразделениями администрации и передачу их на хранение в архив;
3.15. выполняет печатные и копировально-множительные работы;
3.16. организует своевременное изготовление печатей и штампов и несет ответственность за их использование и хранение;
3.17. организует своевременный ремонт и обслуживание оргтехники, находящейся в Отделе, и ее обновление;
3.18. проводит ежедневный прием граждан, дает им устные консультации по своей компетенции, оказывает помощь гражданам (малограмотным, пенсионерам, инвалидам) в оформлении письменных обращений;
3.19. ведет запись на прием граждан по личным вопросам к главе администрации, согласно графику приема граждан главой администрации;
3.19. организует прием граждан по личным вопросам Главой администрации муниципального района;
3.20. организует работу общественной приемной граждан должностными лицами и сотрудниками администрации;
3.21. осуществляет контроль за своевременным и полным рассмотрением письменных и устных обращений граждан, направленных в структурные подразделения администрации муниципального района;
3.22. организует систематическое информирование руководителей о состоянии дел по вопросам документооборота и рассмотрения обращений граждан, исполнительской дисциплине по обращениям граждан;
3.23. принимает меры по повышению квалификации работников Отдела;
3.24. консультирует специалистов всех подразделений по вопросам, относящимся к компетенции Отдела;
3.25. осуществляет своевременное изготовление типографской бланочной продукцией по делопроизводству и работе с обращениями граждан, при необходимости обеспечивает ею структурные подразделения администрации муниципального района;
3.26. осуществляет своевременное обеспечение знаками почтовой оплаты (конверты, марки) для организации переписки и ежемесячно готовит отчет об их использовании;
3.27. осуществляет своевременное обеспечение структурных подразделений администрации (без оформления юридических лиц) бумагой и канцелярскими товарами;
3.28. оформляет и выдает командировочные удостоверения, на основании распоряжений главы администрации муниципального района;
3.29. разрабатывает нормативные документы по делопроизводству и по работе с обращениями граждан для применения структурными подразделениями администрации муниципального района;
3.30. организует работу экспертной комиссии и межведомственной комиссии по оказанию материальной помощи гражданам;
3.31. разрабатывает проекты распоряжений и постановлений главы администрации по вопросам, относящимся к компетенции Отдела;
3.32. разрабатывает (совместно с соответствующими структурными подразделениями администрации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины;
3.33. выполняет другие поручения руководителей, относящиеся к компетенции Отдела.
4. ПРАВА ОТДЕЛА
Отдел делопроизводства имеет право:
4.1. принимать меры и осуществлять контроль за сокращением избыточной информации в администрации муниципального района и ее подразделениях;
4.2. контролировать и требовать от сотрудников структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами;
4.3. запрашивать от структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы Отдела;
4.4. привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководителей;
4.5. возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований;
4.6. подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;
4.7. разрабатывать положение об Отделе и должностные инструкции сотрудников Отдела, и при необходимости вносить поправки в них;
4.8. вносить предложения руководителям о применении административных мер во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами;
4.9. участвовать в обсуждении руководителями Администрации вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними;
4.10. вносить на рассмотрение руководству представления о назначении, перемещении и увольнении работников Отдела, их поощрении и наложении на них взысканий.
5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ОТДЕЛА
Отдел делопроизводства несет ответственность за:
5.1. обеспечение установленного порядка работы с документами в Администрации Вольского муниципального образования;
5.2. выполнение указаний и поручений руководства в соответствии с настоящим Положением;
5.3. неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на них обязанностей;
5.4. не использование предоставленных им прав для исполнения своих служебных обязанностей, за действия и бездействие, ведущих к нарушению прав и законных интересов граждан;
5.5. разглашение сведений, ставших им известными в связи с использованием должностных обязанностей;
5.6. соблюдение необходимых условий труда работников Отдела;
5.7. сохранность товарно-материальных ценностей, документов, штампов и печатей, находящихся в Отделе.
6. РУКОВОДСТВО ОТДЕЛА
6.1. Отдел делопроизводства возглавляет начальник, назначаемый и освобождаемый от должности Главой администрации Вольского муниципального района по представлению руководителя аппарата администрации.
6.2. Начальник отдела должен отвечать квалификационным требованиям, предъявляемым законодательством о муниципальной службе для замещения старшей муниципальной должности.
6.3. Начальник Отдела работает под непосредственным руководством Руководителя аппарата администрации муниципального района.
6.4. Начальник Отдела осуществляет руководство работниками Отдела, определяет и перераспределяет должностные обязанности сотрудников Отдела, координирует работу внутри Отдела согласно задачам и функциям, предусмотренных настоящим Положением.
------------------------------------------------------------------
--------------------
| | |
|
