|  |
ПОСТАНОВЛЕНИЕ главы администрации Энгельсского муниципального района от 26.05.2008 № 2549
"О ПРОВЕДЕНИИ СМОТРА-КОНКУРСА СРЕДИ ВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВОВ - ИСТОЧНИКОВ КОМПЛЕКТОВАНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ "АРХИВ" И АРХИВОВ МУНИЦИПАЛЬНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ, ПРЕДПРИЯТИЙ ЭНГЕЛЬССКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА"
(вместе с "ПОЛОЖЕНИЕМ И УСЛОВИЯМИ СМОТРА-КОНКУРСА СРЕДИ ВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВОВ - ИСТОЧНИКОВ КОМПЛЕКТОВАНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ "АРХИВ" И АРХИВОВ МУНИЦИПАЛЬНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ, ПРЕДПРИЯТИЙ ЭНГЕЛЬССКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА")
Официальная публикация в СМИ:
"Наше слово", № 88-89(21196), 06.06.2008.
ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ
ЭНГЕЛЬССКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 26 мая 2008 г. № 2549
О ПРОВЕДЕНИИ СМОТРА-КОНКУРСА
СРЕДИ ВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВОВ - ИСТОЧНИКОВ КОМПЛЕКТОВАНИЯ
МУНИЦИПАЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ "АРХИВ" И АРХИВОВ МУНИЦИПАЛЬНЫХ
УЧРЕЖДЕНИЙ, ПРЕДПРИЯТИЙ ЭНГЕЛЬССКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
В целях привлечения внимания руководителей организаций к вопросам улучшения материально-технической базы, улучшения организации хранения архивных документов, совершенствования профессиональных навыков ответственных работников за ведение делопроизводства и архивного дела организаций и в рамках празднования 90-летия Государственной архивной службы России, постановляю:
1. Провести с 01.06.2008 по 01.11.2008 смотр-конкурс среди ведомственных архивов - источников комплектования муниципального учреждения "Архив" и архивов муниципальных учреждений, предприятий Энгельсского муниципального района.
2. Утвердить Положение о смотре-конкурсе среди ведомственных архивов - источников комплектования муниципального учреждения "Архив" и архивов муниципальных учреждений, предприятий Энгельсского муниципального района (приложение 1).
3. Утвердить комиссию по проведению смотра-конкурса и подведению его итогов (приложение 2).
4. Рекомендовать главам администраций муниципальных образований поселений, входящих в состав Энгельсского муниципального района, руководителям муниципальных организаций, управлениям и комитетам администрации района принять участие в смотре-конкурсе.
5. Организацию и методическое обеспечение подготовки и проведения смотра-конкурса поручить начальнику управления по обеспечению взаимодействия с органами местного самоуправления муниципальных образований поселений В.А. Мясникову и директору муниципального учреждения "Архив" В.П. Ивановой.
6. Начальнику отдела информации (Н.А. Солиенко) опубликовать настоящее постановление в общественно-политической газете "Наше слово".
И.о. главы администрации
Энгельсского муниципального района
А.Н.РУЧКИН
Приложение 1
к постановлению
главы администрации Энгельсского муниципального района
от 26 мая 2008 г. № 2549
ПОЛОЖЕНИЕ И УСЛОВИЯ
СМОТРА-КОНКУРСА СРЕДИ ВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВОВ - ИСТОЧНИКОВ
КОМПЛЕКТОВАНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ "АРХИВ"
И АРХИВОВ МУНИЦИПАЛЬНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ, ПРЕДПРИЯТИЙ
ЭНГЕЛЬССКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
1. Общее положение
Смотр-конкурс среди ведомственных архивов - источников комплектования муниципального учреждения "Архив", ведомственных архивов муниципальных предприятий и учреждений Энгельсского муниципального района проводится в целях улучшения состояния архивного дела, повышения уровня безопасности хранения архивных документов, совершенствования деятельности ответственных лиц за ведение делопроизводства и архивного дела организаций, их стимулирования, повышения престижности труда работников архива, творческой активности и профессионального мастерства.
2. Основные цели и задачи смотра-конкурса
Основными задачами смотра-конкурса являются:
- внедрение утвержденных Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19 "Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук", обмен опытом работы, осуществление практических мер по устранению вскрытых в ходе смотра-конкурса недостатков;
- оказание практической методической помощи ведомственным архивам по выполнению возложенных на них функций;
- привлечение внимания руководителей организаций к вопросам улучшения материально-технической базы хранения документов, так как документы, хранящиеся в ведомственных архивах, являются достоянием жителей района и должны охраняться государством;
- наведение порядка в осуществлении хранения и учета документов, подлежащих сдаче в муниципальное учреждение "Архив" на хранение;
- создание оптимальных условий хранения документов;
- обобщение и распространение положительного опыта в практической деятельности архивов организаций;
- совершенствование профессиональных навыков ответственных работников за ведение делопроизводства и архивного дела организаций.
3. Организация и порядок ведения смотра-конкурса
3.1. В смотре-конкурсе принимают участие все организации - источники комплектования муниципального учреждения "Архив", а также архивы муниципальных учреждений культуры, образования, здравоохранения и муниципальных унитарных предприятий Энгельсского муниципального района.
3.2. Участие в смотре-конкурсе подтверждается предоставлением заявок, подписанных руководителями организаций.
3.3. Заявки на участие в смотре-конкурсе направляются в Комиссию по проведению смотра-конкурса среди ведомственных архивов - источников комплектования муниципального учреждения "Архив" и архивов муниципальных учреждений, предприятий Энгельсского муниципального района до 10.06.2008.
3.4. Смотр-конкурс проводится с 01.06.2008 по 01.11.2008 в 2 этапа.
Организации самостоятельно осуществляют мероприятия, направленные на выполнение условий конкурса и представляют информацию о проделанной работе в муниципальное учреждение "Архив" для обобщения и представления в Комиссию.
В ходе первого этапа архивы заполняют анкету (приложение 1) о состоянии сохранности, учета и использования архивных документов и составляют Историческую справку о деятельности организации, которые необходимо отправить в Комиссию до 01.07.2008.
Члены конкурсной комиссии, в целях уточнения информации, содержащейся в анкетах, проводят контрольные проверки обеспечения сохранности архивных документов в архивах. По итогам проверки составляется справка о ее результатах. Справки о результатах проверок, состоянии обеспечения сохранности архивных документов направляются руководителям организаций - участников смотра-конкурса.
В ходе второго этапа конкурсная комиссия на основании представленных архивами анкет и результатов проверок на местах заполняют лист исследования (приложение 2).
В случае необходимости члены комиссии осуществляют выездные проверки для более полного и всестороннего ознакомления с практикой работы ведомственных архивов организаций - источников комплектования муниципального учреждения "Архив".
Комиссия рассматривает, изучает материалы, представленные участниками смотра-конкурса, оценивает их и составляет сводную информацию, в которой отражаются выполнение настоящего Положения и условий смотра-конкурса, а также конкретные предложения по дальнейшему совершенствованию деятельности ведомственных архивов организаций.
4. Условия смотра-конкурса
4.1. Соответствие помещений архивохранилищ и рабочих кабинетов ответственных лиц за ведение делопроизводства и архивного дела нормативным требованиям, наличие оптимальных условий хранения документов.
4.2. Наличие и состояние:
1) соблюдения нормативных условий хранения архивных документов:
а) охранно-противопожарного режима, в том числе:
- оснащения охранной сигнализацией;
- наличия запираемых, распашных наружу металлических решеток на доступных извне окнах;
- наличия дверей, обитых металлом по огнестойкому материалу;
- наличия металлических стеллажей;
- наличия отключающих рубильников, скрытой электропроводки, светильников закрытого типа;
- наличия запасного выхода и плана эвакуации документов;
- соблюдения порядка опечатывания архивохранилищ и ограничения доступа к ним посторонних лиц;
- наличия средств пожаротушения;
б) светового, температурно-влажностного режима, в том числе:
- наличия вентиляции и психрометров;
- обеспечения светозащищенности архивохранилищ (искусственного, естественного);
в) санитарно-гигиенического режима:
- периодичности проведения санитарных дней и обеспыливания документов;
2) осуществления работы с архивными документами и организации хранения архивных документов, в том числе:
- наличия приказа (распоряжения) о возложении обязанности за ведение делопроизводства и архивного дела в организации;
- наличия и ведения учетных документов;
- системы научно-справочного аппарата (описей, исторических справок);
- проверки наличия и состояния дел;
- полноты состава документов (утрата документов);
- исполнения запросов социально-правового характера;
- контроля за движением и физическое состояние архивных документов их картонирования;
- рационального размещения архивных документов;
- наличия вспомогательного оборудования (шкафов, сейфов);
- повышения профессионального уровня специалистов архива;
- использования компьютерной техники.
5. Порядок подведения итогов смотра-конкурса
5.1. Итоги смотра-конкурса среди ведомственных архивов подводит комиссия до 01.11.2008.
5.2. При подведении итогов смотра-конкурса комиссия оценивает по пятибалльной системе следующие показатели:
- организация работы архивов;
- обеспечение сохранности документов (соответствие помещений нормативным требованиям, соблюдение температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического, охранного режимов хранение документов, а также соблюдение правил их размещения и т.д.);
- порядок ведения делопроизводства в организациях;
- организация учета документов архива;
- состояние научно-справочного аппарата (наличие и качество описей, исторических справок);
- организация использования документов (порядок выдачи документов, соблюдение сроков исполнения запросов).
5.3. При подсчете общей суммы баллов комиссия использует поощрительную систему баллов, которые добавляются за:
- использование в работе архива компьютерной техники - 3 балла;
- участие в мероприятиях по повышению квалификации работников архива - 3 балла;
- другие факторы (по решению комиссии) - до 3 баллов.
5.4. Победителями признаются архивы тех организаций, которые добились лучших показателей в выполнении условий смотра-конкурса.
5.5. Комиссия принимает решение по результатам рассмотрения подведенных итогов проверок и составляет сводную информацию, вносит на рассмотрение администрации Энгельсского муниципального района предложения по составу победителей смотра-конкурса среди ведомственных архивов - источников комплектования муниципального учреждения "Архив" и архивов муниципальных учреждений и предприятий Энгельсского муниципального района. Проект соответствующего постановления главы администрации Энгельсского муниципального района готовит заместитель главы, руководитель аппарата администрации Энгельсского муниципального района.
5.6. Победители смотра-конкурса награждаются Почетными грамотами, дипломами и денежными премиями на развитие архивного дела
за I место (два места) - по 10000 рублей;
за II место (два места) - по 7000 рублей;
за III место (два места) - по 3000 рублей.
5.7. Источником расходов для поощрения победителей смотра-конкурса среди ведомственных архивов - источников комплектования муниципального учреждения "Архив" и архивов муниципальных учреждений, предприятий Энгельсского муниципального района являются средства, полученные муниципальным учреждением "Архив" от предпринимательской или иной, приносящей доход деятельности в 2008 году.
Приложение 1
к Положению
АНКЕТА
1. Наименование учреждения (организации) ______________________________
2. Юридический адрес учреждения (организации) _________________________
___________________________________________________________________________
3. Ответственные лица (Ф.И.О.) за ведение делопроизводства и архивного
дела, распорядительный документ о назначении ______________________________
4. Наличие нормативно-методических документов, регламентирующих
деятельность учреждения (организации) в области архивного дела и
организации документов в делопроизводстве (дата утверждения, кем утвержден
и согласован):
- инструкция по делопроизводству ______________________________________
- номенклатура дел ____________________________________________________
- положение об экспертной комиссии ____________________________________
5. Наличие и состав экспертной комиссии (общее число членов комиссии,
должность)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
6. Характеристика помещения архива (наличие отдельного помещения, его
общая площадь)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
7. Соблюдение нормативных условий хранения архивных документов (в
соответствии с п. 4 Положения смотра-конкурса):
- охранно-противопожарный режим _______________________________________
___________________________________________________________________________
- температурно-влажностный режим ______________________________________
___________________________________________________________________________
- световой режим ______________________________________________________
___________________________________________________________________________
- санитарно-гигиенический режим _______________________________________
___________________________________________________________________________
8. Мероприятия, осуществляемые в процессе организации хранения
архивных документов
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
9. Работа с архивными документами:
- наличие и ведение учетных документов (какие) ________________________
- наличие исторических справок (какие) ________________________________
- кем и когда проводилась проверка архивных документов ________________
___________________________________________________________________________
- наличие описей дел:
по основной деятельности (годы) _______________________________________
по личному составу (годы) _____________________________________________
- количество дел числится по описям:
по основной деятельности (годы) _______________________________________
по личному составу (годы) _____________________________________________
- количество дел, хранящихся в архивах учреждений (организаций)
постоянного хранения __________________________________________________
по личному составу ____________________________________________________
- количество утраченных дел, хранящихся в архиве учреждения
(организации):
постоянного хранения __________________________________________________
по личному составу ____________________________________________________
- соблюдение требований порядка выдачи документов (ведение учета) _____
___________________________________________________________________________
10. Ведение делопроизводства в организациях (форма регистрации
документов, контроль за исполнением документов и т.д.)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
11. Организация хранения архивных документов:
- наличие соответствующего оборудования (шкафы, сейфы, стеллажи) ______
___________________________________________________________________________
- размещение архивных документов ______________________________________
- наличие свободной площади для хранения архивных документов в архиве
(погонных метров) _________________________________________________________
12. Использование компьютерной техники ________________________________
13. Повышение квалификации специалистов, ответственных за ведение
делопроизводства и архивного дела _________________________________________
___________________________________________________________________________
Дата: __________________________________________
Подпись ответственного лица ____________________
Приложение 2
к Положению
ЛИСТ ИССЛЕДОВАНИЯ
при проведении смотра-конкурса
Наименование учреждения (организации) _________________________________
Юридический адрес учреждения (организации) ____________________________
___________________________________________________________________________
Количество единиц хранения документов архива учреждения (организации)
________________
-----T-----------------------------------------------------------T--------¬
¦ № ¦ Наименование показателя ¦ Оценка ¦
¦ ¦ ¦в баллах¦
+----+-----------------------------------------------------------+--------+
¦ 1 ¦Наличие нормативных документов, регламентирующих¦ ¦
¦ ¦деятельность учреждения в области архивного дела и¦ ¦
¦ ¦делопроизводства ¦ ¦
+----+-----------------------------------------------------------+--------+
¦ 2 ¦Соблюдение нормативных условий хранения архивных¦ ¦
¦ ¦документов: ¦ ¦
¦2.1.¦противопожарный режим ¦ ¦
¦2.2.¦охранный режим ¦ ¦
¦2.3.¦температурно-влажностный режим ¦ ¦
¦2.4.¦световой режим ¦ ¦
¦2.5.¦санитарно-гигиенический режим ¦ ¦
+----+-----------------------------------------------------------+--------+
¦ 3 ¦Организация хранения архивных документов: ¦ ¦
¦3.1.¦размещение документов ¦ ¦
¦3.2.¦наличие соответствующего оборудования ¦ ¦
+----+-----------------------------------------------------------+--------+
¦ 4 ¦Работа с архивными документами: ¦ ¦
¦4.1.¦наличие и ведение учетных документов ¦ ¦
¦4.2.¦проверка наличия и состояния архивных документов ¦ ¦
¦4.3.¦соблюдение требований порядка выдачи архивных документов ¦ ¦
+----+-----------------------------------------------------------+--------+
¦ 5 ¦Ведение делопроизводства ¦ ¦
+----+-----------------------------------------------------------+--------+
¦ 6 ¦Поощрительные баллы: ¦ ¦
¦6.1.¦использование компьютерной техники; ¦ ¦
¦6.2.¦повышение квалификации специалистов, ответственных за¦ ¦
¦ ¦ведение делопроизводства и архивного дела организаций; ¦ ¦
¦6.3.¦друге факторы (указать какие, по решению смотровой¦ ¦
¦ ¦комиссии) ¦ ¦
+----+-----------------------------------------------------------+--------+
¦ 7 ¦Отражение полноты состава документов (утрата документов) ¦ ¦
L----+-----------------------------------------------------------+---------
ИТОГО: ______________________________________________________
Рекомендации комиссии по улучшению организации работы архива учреждения
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
Члены комиссии:
Ф.И.О. должность подпись
___________________ __________________ ________________
___________________ __________________ ________________
___________________ __________________ ________________
___________________ __________________ ________________
Дата: _____________
Приложение 2
к постановлению
главы администрации Энгельсского муниципального района
от 26 мая 2008 г. № 2549
СОСТАВ
КОМИССИИ ПО ПРОВЕДЕНИЮ СМОТРА-КОНКУРСА
И ПОДВЕДЕНИЮ ЕГО ИТОГОВ
Председатель комиссии: Суслова Е.Ф., заместитель главы администрации по общественным отношениям взаимодействию с органами местного самоуправления муниципальных образований поселений, руководитель аппарата администрации Энгельсского муниципального района.
Заместитель председателя комиссии: Мясников В.А., начальник управления по обеспечению взаимодействия с органами местного самоуправления взаимодействия с органами местного самоуправления муниципальных образований поселений.
Члены комиссии:
Бобровникова Н.А. - главный редактор общественно-политической газеты г. Энгельса и Энгельсского района "Наше слово" (по согласованию);
Ванина Т.Е. - председатель комитета по образованию и молодежной политике;
Дударева О.В. - главный специалист муниципального учреждения "Архив";
Зимин В.И. - начальник управления культуры;
Иванова В.П. - директор муниципального учреждения "Архив";
Лаврушин Д.Б. - председатель комитета финансов;
Лавренчук Л.Р. - начальник управления здравоохранения;
Пизунов С.С. - председатель комитета ЖКХ, ТЭК, транспорта и связи.
------------------------------------------------------------------
--------------------
| | |
|
